Você tem dificuldade ao realizar o controle financeiro do seu negócio? Nós sugerimos algumas ferramentas que podem te auxiliar nessa hora!

No mundo empresarial, o bom andamento do setor financeiro é um forte termômetro para mostrar como vai a ‘saúde’ do negócio, ou seja, está diretamente relacionado a sua sustentabilidade financeira. Afinal, as finanças controladas e em dia revelam se os processos e projetos conduzidos pela empresa estão trazendo o retorno esperado para seus proprietários e permite que sejam tomadas decisões estratégicas para a continuidade dos negócios.

Entre tantas atividades que precisam ser executadas e que estão relacionadas ao financeiro de uma empresa, algumas já podem ser automatizadas, gerando ganho de tempo e eficiência. Para isso, existem softwares com ferramentas que auxiliam o controle financeiro e permitem que o gestor fique focado em análises e planejamento.

Pensando nisso, elaboramos este artigo com 5 ferramentas que vão auxiliá-lo no controle financeiro dos negócios, de forma descomplicada. Confira!

1- Sistemas de cobrança

Que as empresas precisam de receitas para serem sustentáveis, todos sabem. No entanto, a forma de realizar as cobranças e garantir o recebimento nem sempre é fácil. Por muito tempo o faturamento precisava ser feito de forma manual, ou seja, as cobranças tinham que ser emitidas uma a uma, bem como as notas fiscais. Além de depender dos sistemas dos bancos e funcionalidades das prefeituras, os processos eram extremamente demorados e quando o volume de emissões era grande, a possibilidade de erros aumentava.

Com o avanço da tecnologia, surgiram ferramentas online que permitem a emissão de cobranças com processos automatizados e simples, podendo até emitir vários boletos em um único lote. O único requisito é que as informações cadastrais de clientes e valor de cobrança sejam inseridas no sistema.

Dessa forma, os sistemas de cobrança se tornaram uma ferramenta fundamental por permitirem que as cobranças sejam realizadas de maneira mais rápida e eficiente. Dentre as diversas funcionalidades oferecidas estão as várias formas de pagamento (boleto, cartão de crédito, etc), envio automático da cobrança por meios de comunicação como email e SMS, controle de inadimplência, controle de clientes, entre outros.

Além disso, depois de feita a integração com o banco, não é mais preciso entrar no sistema bancário para fazer a emissão ou controle de recebimentos. Tudo é feito através do sistema, inclusive a conciliação para verificar quais pagamentos foram recebidos ou não. Assim, é diminuído o tempo utilizado para essas atividades e as informações podem ser utilizadas para tomar ações visando a diminuição da inadimplência.

Confira agora alguns sistemas de cobrança que recomendamos!

  • Iugu – Plataforma online de automação financeira focada em pagamentos digitais
  • Moip – Solução de pagamentos multicanal
  • PJ Bank – Conta digital para empresas

2 – Sistemas de emissão de notas fiscais 

Da mesma forma que a emissão de cobranças foi simplificada com o surgimento de ferramentas online, o mesmo aconteceu com a emissão de notas fiscais.

Considerando que legalmente todas as empresas precisam emitir notas fiscais referentes aos seus recebimentos e que existem regras fiscais que devem ser seguidas, quanto mais automatizado for o processo, melhor.

Cabe lembrar que para que o sistema possa emitir as notas fiscais eletronicamente, é preciso que a empresa possua o certificado digital do tipo A1 e faça as configurações necessárias para integrá-lo ao sistema.

Depois que a configuração é feita seguindo as especificidades da empresa (peça ajuda do seu contador para auxiliá-lo com as regras fiscais do seu negócio) e a integração com o meio de pagamento utilizado por ela, este tipo de ferramenta de emissão de notas fiscais garante a emissão atrelada a cada cobrança de forma correta e segura, auxiliando o controle financeiro.

Assim, o gestor financeiro não precisa mais se preocupar com a emissão de cada nota por vez, utilizando o próprio site da prefeitura de sua cidade. Os sistemas tornam o processo mais ágil e permitem que o gestor tenha acesso à relatórios de emissão para análise de tudo que foi feito.

Separamos também alguns sistemas de emissão de notas fiscais para você conhecer:

  • eNotas – Sistema online de automatização de emissão de Nota Fiscal Eletrônica de Serviço (NFS-e), Produto (NF-e) e Consumidor (NFC-e).
  • SageOne – Emissor de notas fiscais online de forma simples e ágil.

3 – Controle de reembolsos

Quando se trata de reembolso de despesas corporativas é comum que muitas empresas tenham dificuldades de estabelecer políticas e realizar controles, dificultando a gestão financeira.

Felizmente, existem ferramentas especializadas na automatização da prestação de contas, permitindo que os relatórios, análises a aprovação de acordo com as políticas estabelecidas sejam feitos em um único local.

A grande vantagem é que os colaboradores da empresa utilizam a ferramenta para fazer os relatórios online ou através de aplicativos – anexando comprovantes, seguindo regras de reembolso de quilometragem, classificando as despesas por categorias e centros de custo – e o envio é feito de maneira automatizada para os gestores, podendo utilizar a própria ferramenta para analisar os relatórios e fazer ou não a autorização. Então o ganho de eficiência ao diminuir o tempo utilizado neste processo ocorre tanto para os colaboradores, quanto para os gestores!

Assim, as informações estão organizadas e prontas para serem utilizadas em análises da empresa, contribuindo para um controle financeiro eficiente.

Gostou desta ferramenta? Confira os exemplos abaixo!

  • Vexpenses –  Aplicativo para gestão de despesas corporativas
  • Espresso – Aplicativo focado em automatização do processo de reembolso e prestação de contas de funcionários

4 – Softwares de gestão financeira em nuvem

A gestão financeira de uma empresa envolve diversos processos e rotinas, como conciliação bancária, contas a pagar e a receber, controle de inadimplência, cadastro de clientes, gestão de estoque, etc. Para auxiliar a execução destas atividades e facilitar a análise dos dados, foram desenvolvidos diversos softwares de gestão financeira empresarial.

Um dos principais benefícios é que eles concentram em uma mesma ferramenta várias funcionalidades essenciais para um departamento financeiro, permitindo, por exemplo, que a emissão de cobranças e notas fiscais possa ser feita de forma integrada no mesmo software.

Além disso, por se tratar de uma ferramenta online e com armazenamento de informações em nuvem, o empreendedor tem acesso às informações em qualquer lugar que esteja. Muitos, inclusive, disponibilizam a versão em aplicativo para que o acesso possa ser feito pelo celular também.

Com tantas vantagens fica fácil entender como esse tipo de software se tornou tão importante para o controle financeiro das empresas. Ao concentrar em um mesmo local diversas informações relevantes e otimizar a realização de tarefas do financeiro, a gestão se torna mais efetiva e voltada para a análise destas informações.

Se quiser começar a utilizar na sua empresa, veja os softwares que recomendamos:

5 – ERP

Uma ferramenta de gestão adequada é fundamental para que a empresa tenha processos financeiros e contábeis escaláveis, visando o desenvolvimento do negócio. Quando a empresa já tem um porte mais robusto, é preciso que o sistema financeiro dê o suporte necessário para automatização dos processos e centralização de informações. Por isso, a utilização de um ERP pode ser o próximo passo para o auxílio no crescimento da empresa – ele também é uma ótima ferramenta para o controle financeiro. Avalie qual é a melhor alternativa de acordo com o contexto do seu negócio!

Os ERPs são sistemas de gestão empresarial que integram todos os setores da empresa (vendas, operacional, etc), não apenas o financeiro, aumentando ainda mais a facilidade de acesso às informações, automatização e acompanhamento de processos.

Além do benefício da integração, existem muitos que possibilitam o armazenamento das informações em nuvem, assim como os softwares de gestão financeira. Desta forma, o gestor tem acesso a todas as informações quando e onde precisar, podendo tomar decisões de maneira mais rápida e segura.

Se quiser conhecer mais, confira os sistemas abaixo:

  • ERPflex – Sistema de gestão empresarial em nuvem
  • Omie – Sistema de gestão empresarial em nuvem

Engana-se quem pensa que os profissionais responsáveis pelo controle financeiro de uma empresa devem trabalhar somente durante a abertura do negócio ou que devem dedicar todo o seu tempo para execução de rotinas financeiras. Existem diversas ferramentas que existem para otimizar essas atividades, permitindo que o gestor foque na análise dos resultados e tomada de decisão alinhada com os objetivos do seu negócio.

Neste caminho, parceiros são fundamentais. Contadores e administradores podem fazer toda a diferença para que o sucesso da empresa chegue no tempo planejado ou para oferecer consultoria em momentos de reestruturação. Portanto, não hesite em buscar por prestadores de serviço reconhecidos no mercado, que contem com especialistas preparados para orientar e atender suas demandas com excelência.

E você, conhece outra ferramenta que pode ajudar no controle financeiro nas empresa? Complemente a nossa lista nos comentários abaixo!

Se você tiver dúvidas sobre alguns erros de contabilidade ou outras questões contábeis, nós criamos um espaço de tira dúvidas gratuito. Faça sua pergunta aqui.

Abraço,

Cristiano Freitas

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