Os empreendedores que gostariam de profissionalizar sua atividade e formalizar sua empresa, bem como os jovens empresários e gestores que buscam expandir seus negócios, trazem certas dúvidas acerca da burocracia fiscal brasileira, sobretudo em relação às novidades tecnológicas que precisariam implementar nos seus estabelecimentos.

Este é o caso, por exemplo, da nota fiscal eletrônica (NF-e). Este novo modelo de emissão de documento fiscal chegou para ficar, e o melhor a se fazer é começar desde já a se inteirar sobre o assunto. Você sabe o que é e como funciona a NF-e? Leia mais a seguir e tire suas dúvidas!

O que é a NF-e?

Este tipo de nota tem propósitos fiscais, do mesmo jeito que a tradicional nota fiscal. Ela serve para documentar uma operação de circulação de mercadorias ou de prestação de serviços. Só que a diferença aqui é que o documento é emitido e armazenado em meio digital, de sorte a ser transmitido on-line pelo estabelecimento comercial para os órgãos afins.

A implementação desse novo sistema simplifica as obrigações acessórias das empresas contribuintes, pois supre as antigas notas fiscais emitidas em papel e possibilita o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo poder público. Por enquanto, a NF-e substitui a conhecida nota fiscal de modelo 1/1A, que é usada para registrar as transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas, além da Nota Fiscal de Produtor (modelo 4).

Quem está obrigado a emitir a NF-e?

As empresas que estão obrigadas a emitir NF-e são aquelas cujas atividades estão previstas nos Protocolos ICMS 10/07 e 42/09, os quais podem ser observados on-line gratuitamente. Tem-se como exemplo os distribuidores ou atacadistas de cigarros; fabricantes de refrigerantes; fabricantes de cosméticos, produtos de perfumaria e de higiene pessoal; serrarias com desdobramento de madeira; entre outros.

Quais são as vantagens da NF-e?

Existem vantagens para todos na emissão da NF-e, tanto para os órgãos fiscais, quanto para os clientes e para as empresas contribuintes. Neste último caso, a empresa poderá reduzir muito os gastos que teria com os custos de impressão dos documentos fiscais antigos, restringindo a quantidade de resmas de papel e de tintas para o processo. Também vai reduzir os gastos com armazenagem, já que não precisará separar espaços físicos enormes para conservar as notas. Visa-se descomplexificar as obrigações acessórias, agilizar o faturamento e reduzir os erros de escrituração.

Isso sem falar que os documentos eletrônicos acomodam uma forte otimização nos processos de organização e gerenciamento de dados, o que facilita não só a recuperação, mas também o intercâmbio das informações.

Como funciona a emissão da NF-e?

Para que sua empresa consiga emitir a NF-e, você deve providenciar uma assinatura digital para ela, a qual deverá ser certificada por uma entidade credenciada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), como a Caixa Econômica Federal, por exemplo. Em seguida, tem que solicitar o credenciamento da empresa junto à SEFAZ (Secretaria de Fazenda) do Estado.

O passo seguinte é equipar-se com uma boa conexão à Internet e um software emissor de NF-e. Uma versão gratuita pode ser baixada pelos portais dos órgãos fazendários dos Estados, mas são pouco funcionais para empresas que têm alta demanda por emitir documentos fiscais, já que esses programas exigem que o preenchimento comece do zero toda vez que for lançar os dados da NF-e.

Com a emissão da NF-e, seu estabelecimento irá apresentar um atendimento muito melhor aos clientes, mais ágil e completo. Você já está preparado para emitir a nota fiscal eletrônica?

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Cristiano Freitas
Equipe Syhus

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