É comum os gestores investirem em estratégias de melhoria para o público externo como saída para a obtenção de resultados mais eficientes, mas por muitas vezes esquecem de pensar nos seus colaboradores e nas falhas da comunicação interna da empresa.

No entanto, fugir da comunicação interna na organização é uma péssima escolha. Isso porque manter os funcionários cientes do que está acontecendo dentro da empresa é a peça-chave para o sucesso de qualquer empreendimento.

É preciso informar, envolver e transformar o fluxo de ideias, conversas e projetos para que efetivamente as ações sejam colocadas em prática. Para ajudar você nesse processo levantamos 6 falhas na comunicação interna da empresa que devem ser evitadas. Vamos lá!

1. Tenha um canal de comunicação definido

O grande erro dentro das organizações é não definir estratégias de ação e objetivos claros com todos os funcionários. Por exemplo, se a empresa trabalha com metas, é preciso que a equipe esteja ciente disso para que fique mais motivada no dia a dia.

Se a falta de informações é uma das falhas na comunicação interna da empresa, a sobrecarga também é um empecilho porque supera a capacidade de absorção e, muitas vezes, informações importantes e que deveriam ser priorizadas acabam sendo desconsideradas.

Por vezes, o número de pessoas que circulam dentro da organização é alto, sendo muito fácil que uma informação seja distorcida ou se perca. Por esse motivo, adotar canais oficiais de comunicação se torna tão importante.

Garantir que o público interno esteja bem informado sobre todos os fatos que acontecem dentro da empresa é uma forma eficaz e eficiente de evitar especulações e boatos, grandes armadilhas da produtividade.

Para evitar tudo isso, faça um levantamento das necessidades e da realidade da equipe, elaborando um bom plano de comunicação interna. Depois, estude quais ferramentas podem ser adotadas e que são mais eficientes diante das características do público interno.

2. Integre as diferentes áreas da empresa

Em geral, as falhas na comunicação interna da empresa ocorrem quando as áreas não estão integradas e as informações não estão alinhadas com os objetivos.

Quando os funcionários e gestores têm momentos de integração durante as rotinas de trabalho, distorções de informações perdem força. Um intervalo, uma reunião agendada ou alguns minutos depois do almoço já reforçam um bom relacionamento.

Melhorar o clima organizacional e identificar situações que podem gerar problemas são soluções que ajudam a engajar os colaboradores e a alcançar os resultados projetados.

Quando o empreendedor mantém os funcionários bem informados sobre tudo o que acontece dentro da empresa é possível investir no desenvolvimento profissional deles, já que tarefas e metas podem ser definidas claramente e os riscos de falhas e erros ser mínimos.

3. Elimine os ruídos de comunicação

Essa é uma das principais causas das falhas na comunicação interna da empresa: um colaborador fala A e o outro entende B. Problemas de interpretação da mensagem ou outros tipos de falhas podem gerar uma série de problemas dentro da organização.

Fofocas e comentários maliciosos são comuns nos corredores de qualquer tipo de empresa, no entanto esse tipo de situação acaba desmotivando e gerando distrações no horário de trabalho e perda de produtividade.

Conversas paralelas contribuem para a disseminação de informações equivocadas, que podem gerar erros em processos, além de serem uma perda de tempo.

Por isso, para evitar questões negativas, basta ter em mente que o diálogo interno precisa ser organizado. Não é preciso necessariamente de uma agência ou consultoria, mas é fundamental criar meios de informações oficiais dentro da empresa.

Deve-se contar com profissionais qualificados para realizar adequadamente a função de repassar as informações a todos os envolvidos na organização, seja ele(a) do marketing ou recursos humanos.

Em processos em que há uma ligação entre os profissionais da área e os líderes é possível perceber colaboradores mais engajados dentro da equipe organizacional.

4. Crie uma linguagem adequada

É essencial pensar em adequar a linguagem para quem a informação será direcionada. Ou seja, quanto mais simples e clara for a mensagem transmitida, melhor será a compreensão.

Por isso, evite termos técnicos e palavras difíceis (o que é muito bem aceito no ramo jurídico, por exemplo). É muito comum os gestores adotarem um vocabulário formal, que muitas vezes não é compreendido por completo. No mundo das startups e empresas de tecnologia, quanto mais simples e direta for a conversa, melhor.

Um exemplo comum é a na contabilidade, nem sempre os empreendedores entendem todas as siglas e termos utilizados. Cabe ao parceiro adequar sua linguagem para que a comunicação não perca seu sentido principal e não atendendo o público a que se destina.

5. Invista em boas ferramentas de comunicação

Para alcançar bons resultados e alavancar a produtividade, é fundamental implementar ferramentas e práticas adequadas para que as informações cheguem a todos e de forma correta.

Com a tecnologia e a automatização de uma série de processos, é possível encontrar sistemas que permitem o compartilhamento de informações e arquivos de maneira atrativa e possam ser mensuráveis por quem operacionaliza a comunicação.

Ferramentas como a rede social colaborativa são excelentes canais de comunicação interna que viabilizam uma comunicação mais organizada (de um jeito dinâmico e atrativo) e oferecem melhor engajamento entre os funcionários.

Vale destacar que algumas soluções digitais permitem troca de ideias entre os funcionários, mensuração de dados e resultados com a integração de outros sistemas de trabalho. Isso tudo permite melhor produtividade, facilitando as tarefas do dia a dia.

6. Dê feedback

Umas das falhas na comunicação interna da empresa está na falta de feedback. Seja pela correria do dia a dia, seja por outros motivos, a falta de retorno sobre o que está sendo feito dentro da organização acaba dificultando o bom andamento dos projetos.

Isso deixa os funcionários sem saber ao certo o que pode ser melhorado ou o que deve ser alterado para melhor produtividade e desenvolvimento pessoal/profissional.

O feedback é uma parte importante do processo de trabalho. Conversar sobre o andamento dos processos trará muitos benefícios à comunicação interna da empresa.

Uma solução para enfrentar esse tipo de problema é estabelecer um padrão de comunicação interna, no qual serão elencados pontos que devem ser seguidos de modo a manter toda a equipe informada sobre as rotinas operacionais e outras questões inerentes à rotina.

A comunicação interna também em uma empresa é um dos principais pontos trazidos pelo livro “A Quinta Disciplina”, de Peter Senge. Entenda como esse assunto faz parte da teoria de Senge, que diz que o único diferencial que uma organização pode ter é a capacidade de fazer a sua equipe aprender mais rápido que a concorrência.

A Quinta Disciplina

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