Atualizado em 14 maio de 2020
No mundo empresarial, o bom andamento do setor financeiro é um forte termômetro para mostrar como vai a ‘saúde’ do negócio, ou seja, está diretamente relacionado a sua sustentabilidade financeira. Afinal, as finanças controladas revelam se os processos e projetos conduzidos pela empresa estão trazendo o retorno esperado para seus proprietários e permite que sejam tomadas decisões estratégicas para a continuidade dos negócios.
Entre tantas atividades que precisam ser executadas e que estão relacionadas ao financeiro de uma empresa, algumas já podem ser automatizadas, gerando ganho de tempo e eficiência. Para isso, existem softwares com ferramentas que auxiliam o controle financeiro e permitem que o gestor fique focado em análises e planejamento.
Pensando nisso, elaboramos este artigo com algumas sugestões que vão auxiliá-lo no controle financeiro dos negócios, de forma descomplicada. A principal ferramenta de gestão financeira para o seu negócio pode estar aqui!
Estabeleça uma ferramenta de gestão financeira para seu negócio
Se você entende a importância de ter controle financeiro, certamente conta com estratégias de gerenciamento. No entanto, já se perguntou sobre qual a melhor ferramenta de gestão financeira para você? Estabelecer opções de acordo com o tamanho e o segmento de atuação da sua empresa é fundamental.
Todo e qualquer empreendimento conta com diversos departamentos para seu funcionamento, garantir sustentabilidade e evitar problemas. O setor financeiro é apenas um dos componentes dessas engrenagens. No entanto, a falta ou as falhas no seu gerenciamento podem afetar todo o funcionamento da organização.
Felizmente, uma gestão eficiente traz diversas vantagens. Além do controle de contas, permite que a diretoria, gerentes e líderes, estejam preparados para enfrentar as eventuais dificuldades, especialmente porque conseguem rastrear os recursos com eficiência e atuar de maneira preventiva.
A tecnologia é uma aliada para esse trabalho, já que um gerenciamento eficiente exige a coleta e análise de um grande volume de informações. Esse processo leva tempo, tanto para a sua organização, quanto para observação e diagnóstico. Por isso, a ajuda de um sistema especializado é fundamental.
Hoje, o mercado conta com diversas empresas voltadas para os serviços de contabilidade, que orientam de forma adequada as melhores ferramentas de acordo com a necessidade, porte e segmento de atuação da empresa. Assim, é possível que os empresários consigam uma gestão completa de processos e envio de informações aos órgãos competentes, de acordo com a legislação.
O gerenciamento das informações financeiras contribui para a definição de metas realistas, planejamento efetivo para redução de custos e aumento da lucratividade. A postura se reflete no crescimento da negócio e, com a orientação contábil adequada, os sistemas de gestão utilizados se enquadram a realidade.
Ou seja, a empresa consegue ir do mais simples para o mais complexos, bem direcionada e sem preocupações.
Entenda os benefícios do controle financeiro
Uma boa gestão financeira mantém finanças organizadas, relatórios e fluxo de caixa em dia. O controle das financeiras é o primeiro passo para um negócio sustentável, que gerencia seus recursos de maneira eficiente e mantém a saúde financeira em dia.
Que tal conhecer um pouco mais dos principais benefícios de um controle financeiro eficiente?
Maior tranquilidade financeira
Os assuntos relacionados ao dinheiro costumam ser uma dor de cabeça na vida das pessoas. Tanto em questões pessoais como profissionais.
No caso dos negócios, quem mantém as finanças organizadas consegue pagar as contas em dia e realizar investimentos em curto, médio e longo prazo. Ter a consciência real das condições também contribui para evitar surpresas desagradáveis pelo caminho e manter uma linha de prevenção para qualquer situação que possa trazer prejuízos.
Redução de custos
Os gestores estão em uma constante busca pela redução de custos, sem prejudicar a qualidade dos produtos e serviços da empresa.
Quando se estabelece uma principal ferramenta de gestão financeira – ou mais de uma – os empreendedores passam a fazer um controle mais efetivo e assim, conseguem acompanhar as despesas com exatidão. Assim, é possível identificar se há gastos supérfluos que podem ser eliminados ou outras formas de redução, além de enfrentar momentos difíceis com mais segurança.
Informações fiéis
Controlar à risca as finanças do negócio possibilita que você tenha informações precisas sempre à disposição. Os sistemas voltados para a gestão financeira colhem informações diárias e com cautela. Essa é uma questão importante, especialmente se você optar por terceirizar a contabilidade do seu empreendimento.
A fidelidade dos relatórios é fundamental para uma gestão eficiente e torna todos os outros benefícios aqui relatados possíveis de serem alcançados sem maiores problemas. Verdade seja dita, sem informações fiéis é impossível gerenciar um negócio de sucesso.
Além disso: relatórios preenchidos sem erros e a organização dessas informações possibilitam um direcionamento adequado para novos investimentos, negociações e gerenciamento de crises. Sem as informações exatas e reais sobre a saúde financeira do negócio é praticamente impossível tomar uma decisão segura e coerente com a realidade.
7 ferramentas de gestão financeira que podem ser utilizadas
Você tem dificuldade ao realizar o controle financeiro do seu negócio? Para que você escolha a principal ferramenta de gestão financeira para a empresa, confira as nossas sugestões!
1. Sistemas de cobrança
Que as empresas precisam de receitas para serem sustentáveis, todos sabem. No entanto, a forma de realizar as cobranças e garantir o recebimento nem sempre é fácil.
Por muito tempo o faturamento precisava ser feito de forma manual, ou seja, as cobranças tinham que ser emitidas uma a uma, bem como as notas fiscais. Além de depender dos sistemas dos bancos e funcionalidades das prefeituras, os processos eram extremamente demorados e quando o volume de emissões era grande, a possibilidade de erros aumentava.
Com o avanço da tecnologia, surgiram ferramentas online que permitem a emissão de cobranças com processos automatizados e simples, podendo até emitir vários boletos em um único lote. O único requisito é que as informações cadastrais de clientes e valor de cobrança sejam inseridas no sistema.
Dessa forma, os sistemas de cobrança se tornaram uma ferramenta fundamental por permitirem que as cobranças sejam realizadas de maneira mais rápida e eficiente. Dentre as funcionalidades oferecidas estão as várias formas de pagamento (boleto, cartão de crédito, etc), envio automático da cobrança por meios de comunicação como email e SMS, controle de inadimplência, controle de clientes, entre outros.
Além disso, depois de feita a integração com o banco, não é mais preciso entrar no sistema bancário para fazer a emissão ou controle de recebimentos. Tudo é feito por meio do sistema, inclusive a conciliação para verificar quais pagamentos foram recebidos ou não. Assim, é diminuído o tempo utilizado para essas atividades e as informações podem ser utilizadas para tomar ações visando a diminuição da inadimplência.
Confira agora alguns sistemas de cobrança que recomendamos!
- Iugu – Plataforma online de automação financeira focada em pagamentos digitais
- Moip – Solução de pagamentos multicanal
- PJ Bank – Conta digital para empresas
2. Sistemas de emissão de notas fiscais
Da mesma forma que a emissão de cobranças foi simplificada com o surgimento de ferramentas online, o mesmo aconteceu com a emissão de notas fiscais. Considerando que legalmente todas as empresas precisam emitir notas fiscais referentes aos seus recebimentos e que existem regras fiscais que devem ser seguidas, quanto mais automatizado for o processo, melhor.
Cabe lembrar que para que o sistema possa emitir as notas fiscais eletronicamente, é preciso que a empresa possua o certificado digital do tipo A1 e faça as configurações necessárias para integrá-lo ao sistema.
Depois que a configuração é feita seguindo as especificidades da empresa (peça ajuda do seu contador para auxiliá-lo com as regras fiscais do seu negócio) e a integração com o meio de pagamento utilizado por ela, este tipo de ferramenta de emissão de notas fiscais garante a emissão atrelada a cada cobrança de forma correta e segura, auxiliando o controle financeiro.
Assim, o gestor financeiro não precisa mais se preocupar com a emissão de cada nota por vez, utilizando o próprio site da prefeitura de sua cidade. Os sistemas tornam o processo mais ágil e permitem que o gestor tenha acesso à relatórios de emissão para análise de tudo que foi feito.
Separamos também alguns sistemas de emissão de notas fiscais para você conhecer:
- eNotas – Sistema online de automatização de emissão de Nota Fiscal Eletrônica de Serviço (NFS-e), Produto (NF-e) e Consumidor (NFC-e).
- SageOne – Emissor de notas fiscais online de forma simples e ágil.
3. Controle de reembolsos
Quando se trata de reembolso de despesas corporativas é comum que muitas empresas tenham dificuldades de estabelecer políticas e realizar controles, dificultando a gestão financeira.
Felizmente, existem ferramentas especializadas na automatização da prestação de contas, permitindo que os relatórios, análises a aprovação de acordo com as políticas estabelecidas sejam feitos em um único local.
A grande vantagem é que os colaboradores da empresa utilizam a ferramenta para fazer os relatórios online ou através de aplicativos – anexando comprovantes, seguindo regras de reembolso de quilometragem, classificando as despesas por categorias e centros de custo – e o envio é feito de maneira automatizada para os gestores, podendo utilizar a própria ferramenta para analisar os relatórios e fazer ou não a autorização.
Então o ganho de eficiência ao diminuir o tempo utilizado neste processo ocorre tanto para os colaboradores, quanto para os gestores! Assim, as informações estão organizadas e prontas para serem utilizadas em análises da empresa, contribuindo para um controle financeiro eficiente.
Gostou desta ferramenta? Confira os exemplos abaixo!
- Espresso – Aplicativo focado em automatização do processo de reembolso e prestação de contas de funcionários
- Expensify – Aplicativo de gerenciamento de despesas, rastreando e arquivando as despesas com o uso de inteligência artificial através de imagens dos recibos
Vexpenses – Aplicativo para gestão de despesas corporativas - ZAG – Aplicativo para gestão de reembolsos corporativos
4. Softwares de gestão financeira em nuvem
A gestão financeira de uma empresa envolve diversos processos e rotinas, como conciliação bancária, contas a pagar e a receber, controle de inadimplência, cadastro de clientes, gestão de estoque, etc. Para auxiliar a execução destas atividades e facilitar a análise dos dados, foram desenvolvidos diversos softwares de gestão financeira empresarial.
Um dos principais benefícios é que eles concentram em uma mesma ferramenta várias funcionalidades essenciais para um departamento financeiro, permitindo, por exemplo, que a emissão de cobranças e notas fiscais possa ser feita de forma integrada no mesmo software.
Além disso, por se tratar de uma ferramenta online e com armazenamento de informações em nuvem, o empreendedor tem acesso às informações em qualquer lugar que esteja. Muitos, inclusive, disponibilizam a versão em aplicativo para que o acesso possa ser feito pelo celular também.
Com tantas vantagens fica fácil entender como esse tipo de software se tornou tão importante para o controle financeiro das empresas. Ao concentrar em um mesmo local diversas informações relevantes e otimizar a realização de tarefas do financeiro, a gestão se torna mais efetiva e voltada para a análise destas informações.
Se quiser começar a utilizar na sua empresa, veja os softwares que recomendamos:
- ContaAzul – Plataforma de gestão e controle financeiro empresarial
- QuickBooks ZeroPaper – Sistema de controle financeiro empresarial
- Superlógica – Sistema de gestão para empresas de serviço recorrente
5. ERP
Uma ferramenta de gestão adequada é fundamental para que a empresa tenha processos financeiros e contábeis escaláveis, visando o desenvolvimento do negócio. Quando a empresa já tem um porte mais robusto, é preciso que o sistema financeiro dê o suporte necessário para automatização dos processos e centralização de informações.
Por isso, a utilização de um ERP pode ser o próximo passo para o auxílio no crescimento da empresa – ele também é uma ótima ferramenta para o controle financeiro. Avalie qual é a melhor alternativa de acordo com o contexto do seu negócio!
Os ERPs são sistemas de gestão empresarial que integram todos os setores da empresa (vendas, operacional, etc), não apenas o financeiro, aumentando ainda mais a facilidade de acesso às informações, automatização e acompanhamento de processos.
Além do benefício da integração, existem muitos que possibilitam o armazenamento das informações em nuvem, assim como os softwares de gestão financeira. Desta forma, o gestor tem acesso a todas as informações quando e onde precisar, podendo tomar decisões de maneira mais rápida e segura.
Se quiser conhecer mais, confira os sistemas abaixo:
- ERPflex – Sistema de gestão empresarial em nuvem
- Omie – Sistema de gestão empresarial em nuvem, com controle de CRM, PDV e muito mais
6. Auditoria Interna
Não é exatamente uma ferramenta, mas sim um processo: a auditoria interna é uma avaliação das operações realizadas internamente. O principal objetivo é analisar as práticas contábeis, manter um controle financeiro e verificar aspectos relacionados às políticas de gestão. Por isso, o grande benefício é que a sua utilização não está restrita apenas ao gerenciamento do setor financeiro, mas é possível aplicar a outras atividades da empresa.
Quando a empresa avalia se o seu desempenho e os resultados estão de acordo com o que o mercado exige, consegue fazer um mapeamento das reais condições do negócio e identificar possíveis erros ou problemas. A postura é muito útil especialmente para empresas criadas em sociedade, já que a análise de documentos, registros contábeis e outros documentos permite capturar possíveis fraudes.
A maneira mais segura de realizar uma auditoria interna é contratando uma empresa terceirizada, para que haja neutralidade no serviço, garantindo uma análise segura e de acordo com a realidade.
7. Balanço Patrimonial
O Balanço Patrimonial também não entra no hall de ferramentas. Ele pode ser considerado um estudo, que visa relatar a situação real de lucros, dividendos e patrimônios que compõe a sociedade. O principal objetivo é otimizar os resultados do negócio por meio das informações coletadas.
Toda empresa que se preocupa com a saúde financeira deve adotar a análise no mínimo anualmente. Dependendo do seu porte, deve ser realizada a cada seis meses ou até mesmo de três em três meses. O período ideal também é influenciado por outras especificidades, como o volume das movimentações financeiras.
Engana-se quem pensa que os profissionais responsáveis pelo controle financeiro de uma empresa devem trabalhar somente durante a abertura do negócio ou que devem dedicar todo o seu tempo para execução de rotinas financeiras. Existem diversas ferramentas que existem para otimizar essas atividades, permitindo que o gestor foque na análise dos resultados e tomada de decisão alinhada com os objetivos do seu negócio.
Neste caminho, parceiros são fundamentais. Contadores e administradores podem fazer toda a diferença para que o sucesso da empresa chegue no tempo planejado, além de oferecer consultoria em momentos de reestruturação. Portanto, não hesite em buscar por prestadores de serviço reconhecidos no mercado, que sejam especialistas e estejam preparados para orientar e atender suas demandas com excelência.
E aí, conseguiu identificar a principal ferramenta de gestão financeira que pode ajudar no controle das finanças da sua empresa? Então, compartilhe o nosso artigo nas redes sociais. Quem sabe seus amigos não podem auxiliá-los nessa missão!
