Uma das grandes dúvidas de quem está começando um negócio novo no mercado tem relação com as operações de emissão da documentação fiscal. E a coisa parece ficar mais complicada com a chegada da nota fiscal eletrônica no mercado, o que obrigaria os empreendedores a se atualizarem acerca de algumas soluções informatizadas. Porém, nada disso é tão difícil quanto você imagina. Leia mais e entenda sobre a nota fiscal.
As diferenças entre nota fiscal (NF) e nota fiscal eletrônica (NF-e)
Uma nota fiscal se trata de um documento onde uma pessoa jurídica consigna a transferência de propriedade sobre um bem ou a realização de certo serviço para uma pessoa física ou outra empresa. A principal função desses registros, além do controle da empresa emitente, é que os órgãos públicos afins tenham dados suficientes para aferir o alinhado recolhimento de tributos devidos por quem emite a nota fiscal.
O estabelecimento ou firma em geral adquire e instala um equipamento emissor de cupom fiscal, acoplado ou não ao seu terminal de ponto de venda de mercadorias. Já a nota fiscal eletrônica (NF-e) seria a evolução da nota fiscal original, porque é armazenado eletronicamente, sem que seja necessário imprimir nada, facilitando muito mais os processos de elaboração, fiscalização e arquivamento. A ideia é que, com o tempo, as NF-e venham a substituir completamente as notas impressas atualmente.
O que você precisa para emitir a NF-e
Por enquanto, a NF-e substitui as notas fiscais de modelo 1/1A, que são utilizadas para registrar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas, além da chamada Nota Fiscal de Produtor, modelo 4. Para que sua empresa se torne uma emissora de NF-e, será necessário que você adquira um certificado digital, já que o documento precisa de uma assinatura digital, a fim de corroborar sua autenticidade. Para isso, adquira a certificação junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), como a Caixa Econômica Federal, por exemplo. Depois, é chegada a etapa de se credenciar na Secretaria de Fazenda de seu Estado (SEFAZ). Depois, deve-se instalar um software para administrar e emitir as notas fiscais eletrônicas, o qual pode ser adquirido a preços acessíveis no mercado.
Porém, vale dizer que algumas Secretarias de Estado disponibilizam sistemas de graça, de maneira que os gestores façam download. Mas comumente esses sistemas são mais simples e demandam que se preencham os campos das notas fiscais sempre do zero, o que é pouco eficiente para as empresas que tenham que emitir grande número desses documentos.
As vantagens de ter um software emissor de NF-e
A emissão de NF-e já traz vários benefícios, para os empreendedores, para os consumidores e também para o governo. Quem emite esses documentos, por exemplo, alcança uma volumosa redução de gastos com a aquisição de papel e tinta para impressão, sem falar que não precisa mais gastar tanto para armazenar os documentos fisicamente na empresa. Além disso, se o gestor optar pela implementação de um software emissor, ele será capaz de expedir as notas com muito mais rapidez, já que poderá integrar processos e fazer os cadastros de seus clientes e de seus produtos ou serviços previamente, otimizando também os processos de vendas. Não será necessário preencher tudo do zero, quando o negócio for realizado com um cliente antigo ou com quem você faz transações comerciais frequentemente, visto que os dados já estarão no sistema. E as anotações sobre os tributos já serão proporcionadas em relatórios, de forma automática, pelo sistema informático.
Você já pensou em instalar desde já um software emissor de NF-e na empresa em formação ou que está em crescimento, ganhando tempo e evitando os retrabalhos? Como você registra os documentos fiscais na sua organização? Deixe um comentário e participe da conversa!
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Cristiano Freitas
Equipe Syhus
