Se a burocracia para se abrir uma empresa é grande, a papelada sobre a qual o gestor precisa manter olhos muito atentos, para que o negócio continue funcionando bem e de acordo com a lei, é igualmente grande e exaustiva. Por isso, o gestor deve reconhecer, em sua contabilidade, quais os documentos que precisa conservar, e por quanto tempo, além de questões referentes à emissão e guarda de notas fiscais. Que tal saber mais sobre o assunto?

As licenças de funcionamento

O alvará é aquela licença municipal obtida para funcionamento, quando os fiscais do município vão ao local, a fim de checar se ele está regularizado, se tem o habite-se e se as regras de zoneamento permitem que a atividade se desenvolva naquela região. Ocorre que esta peça documental carece de ser periodicamente renovada, o que em geral varia de um a dois anos, conforme as determinações municipais específicas, correndo risco de ser fechada a empresa que não cumprir a atualização.

A guarda dos documentos fiscais

Em relação aos documentos fiscais, a empresa deve conservar seus registros e livros por pelo menos cinco anos, devido ao prazo prescricional que a Fazenda Pública possui para constituir e efetuar execução fiscal de um eventual crédito tributário, fruto do lançamento enganoso ou a menor no controle contábil da entidade. Deve-se ter essa precaução para os tributos federais, estaduais (e distritais) ou municipais, além do tratamento especial dado para a conservação de certos contextos, como é o caso do Imposto sobre a Renda de Pessoas Jurídicas (IRPJ), o qual, a depender do caso, demanda a guarda por sete anos. É importante verificar com seu contador qual caso se aplica à sua empresa.

A guarda dos documentos trabalhistas

Todos os documentos que dizem respeito à relação de emprego com os funcionários podem ser inutilizados após a passagem de cinco anos, porque é determinação na esfera trabalhista que aqueles empregados descontentes só possam levar suas questões a juízo dentro deste prazo. Ou seja, os funcionários só podem ajuizar reclamações trabalhistas sobre os créditos dos últimos cinco anos, a contar da data de ingresso da ação.

Mas vale dizer que o prazo prescricional na esfera previdenciária é diferente, cabendo ao trabalhador apurar questões com a Previdência Social no prazo de dez anos e, em alguns episódios, como, por exemplo, os depósitos do FGTS, em até 30 anos. Portanto, é preciso ficar atento aos relatórios e comprovantes previdenciários por muito mais tempo.

A conservação das notas fiscais

Através do sistema antigo, o gestor ou dono do negócio precisava conservar os comprovantes de escrituração (notas fiscais e recibos) por até cinco anos também, iniciando-se a contagem no primeiro dia do exercício seguinte ou a partir da data em que se anulou a constituição do crédito anteriormente efetuado. Uma das grandes vantagens de emitir notas fiscais eletrônicas é que não será mais necessário imprimir os documentos, já que o arquivamento é digital. Isso reduz os custos de aquisição de papel, tinta e espaço físico para armazenamento. O prestador de serviços precisa emitir a nota fiscal eletrônica, que apontará tributação federal e municipal, se no município em que atuar for obrigatório.

Se a empresa comercializa produtos, a emissão da nota fiscal eletrônica, em que se farão registrados impostos federais e estaduais, é obrigatória, se a venda for para outra pessoa jurídica; caso a venda seja para o consumidor final, as notas poderão ser físicas ou eletrônicas, o que demandará, no primeiro lance, a guarda, ao menos, por cinco anos.

É fundamental que o gestor permaneça bastante atento às datas e indicações legais nos vários casos que sua empresa lida no dia a dia. Além disso, é importante ter um relacionamento de bom nível e transparência com seu corretor, para que se tenha certeza sempre do que precisa guardar e por quanto tempo, fugindo de multas e outros problemas.

Você já quase enfrentou algum tipo de transtorno por não guardar os documentos dentro do prazo correto? Deixe um comentário e participe da conversa!

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