Muitos empresários têm dúvida em relação aos documentos obrigatórios a serem mantidos na empresa e se eles são obrigados a emitirem nota fiscal para todas as operações. Pelo fato de muitas possuírem serviços terceirizados de contabilidade, é comum que determinados documentos sigam para estas empresas.

Vamos saber agora quais são os documentos que toda empresa deve ter e aqueles que podem ir para a empresa de contabilidade e os que não podem sair de dentro dela de maneira alguma. Vamos ver?

Quais documentos são obrigatórios para uma empresa?

Documentos como CNPJ, Contrato Social, contratos diversos, incluindo os de trabalho, relacionados a negociações com sindicatos de classe, comprovantes de água, de aluguéis, extratos bancários, luz, telefone, cópias de cheques, comprovantes de duplicatas pagas, notas de compra e de venda. Estes, dentre outros, são documentos obrigatórios na empresa.

Estes são alguns dos documentos comerciais de que uma empresa necessita ter sempre em seu poder para evitar qualquer problema com a fiscalização, quer seja ela Federal, Estadual ou Municipal.

Outros documentos, tais como comprovantes do INSS, recolhimentos por parte dos funcionários, pagamentos de guias de impostos e taxas governamentais, todos estes devem ficar em poder da empresa. Só que com a terceirização dos serviços contábeis, alguns documentos acabam sendo enviados para a empresa que prestará o serviço.

Quais a empresa deve manter e quais podem ficar com a contabilidade?

Como o serviço será prestado de maneira contínua, é comum que as empresas de serviços contábeis retenham algumas guias de pagamento por certo período de tempo, pois o contrato de serviços especifica, muitas vezes, que o pagamento também será feito por ela. Os documentos como comprovantes de pagamentos e recebimentos também ficam lá, como notas fiscais de compra e de venda.

O que acontece é que, na teoria, as próprias empresas que contratam deveriam realizar os pagamentos das guias, apenas utilizando os serviços contábeis para a contabilização e geração de guias. Na prática, estas empresas geram e também pagam as guias, o que garante agilidade, evitando o atraso no pagamento e o consequente pagamento de multas e mora desnecessárias.

Tenha consciência de que toda a documentação deve permanecer na própria empresa e, quando do momento de uma fiscalização, se alguma guia de pagamento não estiver em seu poder, a empresa de serviços contábeis poderá ser acionada para fornecer tal guia.

Como saber se sou obrigado a emitir nota fiscal?

Há sutis diferenças entre as empresas quando o assunto é a emissão de notas fiscais. Se uma empresa possui atividades de comércio (vende produtos), esta deverá prestar contas com a União e com os Estados; já para empresas prestadoras de serviços, além de prestar contas com a União, devem fazê-lo com os Municípios.

Exceto no caso dos Microempreendedores Individuais, isentos de emitir nota fiscal para pessoas físicas, todas as empresas são obrigadas a emitir nota fiscal. No Brasil, ao todo, existem mais de 5 mil municípios, mas aproximadamente 400 obrigam os prestadores de serviços a emitirem a nota fiscal de maneira eletrônica.

A nota fiscal eletrônica é obrigatória apenas quando uma empresa vende para outra empresa. Se a venda for realizada para o consumidor final, esta pode ser emitida em papel ou, também, de maneira eletrônica. Isso é muito comum em empresas com negócios baseados na internet, que enviam as notas fiscais eletrônicas para os e-mails dos clientes e a via física segue junto com o produto via correio para a casa do comprador.

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Para saber mais sobre quais documentos manter na empresa e quais deixar na contabilidade, confira o post Dúvida #9: Quais documentos contábeis preciso manter?

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