O eSocial pode ser compreendido como um projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), que envolve o Ministério do Trabalho, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e a Caixa Econômica Federal. Sua implementação já foi adiada e agora está prevista para 2016. Até lá, todas as empresas precisam estar preparadas para atender as novas regulamentações.
Este projeto visa basicamente a centralização da quitação e demonstração das obrigações trabalhistas. Com o eSocial, as empresas deverão encaminhar declarações, informações sobre recolhimentos trabalhistas e previdenciários, além de informações importantes sobre os contratos de trabalho firmados.
Em linhas gerais, a centralização deve trazer benefícios para as empresas, pois haverá uma redução dos trâmites burocráticos. Já para o Fisco, a unificação dos dados facilitará a busca por irregularidades, fraudes, atrasos de pagamentos e inconsistências. Além disso, haverá um controle mais rígido sobre aspectos que envolvem a saúde e a segurança dos empregados, através do acompanhamento de afastamentos médicos e doenças laborais, que deverão ser informados imediatamente, pela empresa.
Como as empresas devem se preparar para o eSocial
Para atender as exigências do eSocial, é preciso que as empresas garantam uma total integração dos dados corporativos, através de vários departamentos. Do RH, serão necessários, folha de pagamentos, recolhimentos e contribuições, cadastros dos colaboradores, medicina e segurança do trabalho. De Finanças, tributos, gastos com serviços terceirizados e dados contábeis. De TI, a extração de relatórios, interfaces e a própria segurança de informação. E ainda caberá ao Jurídico alimentar o sistema com referências sobre ações judiciais.
As empresas também devem dar atenção especial aos prazos exigidos pelas novas regulamentações, em especial, aos RET – Registros de Eventos Trabalhistas, ou seja, a comunicação do empregador sobre qualquer modificação na relação trabalhista com seus empregados. Estes registros deverão ser encaminhados logo após o evento, sob risco de multa pela falta de comunicação no prazo adequado. Lembrando que a fiscalização também será online, multando automaticamente as infrações identificadas.
As informações relativas a admissões, demissões, horas extras realizadas, dissídios coletivos, acidentes de trabalho, afastamentos médicos, controle das atividades desempenhadas, tributos retidos, e dados para recolhimento do FGTS e INSS, precisarão estar centralizadas, além de cadastro de serviços prestados por autônomos ou prestadores de serviço, mesmo através de contratos de terceirização. Até a própria folha de pagamento deverá ser encaminhada via eSocial, demonstrando todos os valores pagos aos colaboradores, para conferência e fiscalização.
O envio destas informações acontecerá por meio de arquivos no formato XML, por através de webservices. Vale ressaltar que que esses arquivos deverão ser assinados pela empresa, eletronicamente, com uso de certificado digital e então, enviados para o Ambiente Nacional do eSocial, onde serão validados. Somente após essa validação, a empresa recebe um protocolo oficial.
O impacto do eSocial no dia-a-dia das empresas
Considerando a necessidade da integração das informações, fica evidente a importância de haver um grupo de trabalho, tratando das adequações, otimizações e implementações de novos processos e sistemas.
Além disso, as fiscalizações trabalhistas e tributárias acontecerão automaticamente, o que exige maior controle, rigor e exatidão, na geração dos dados encaminhados via eSocial. Ou seja, é preciso cuidar também da preparação dos profissionais que executarão essas atividades. É essencial estabelecer mecanismos e verificações que eliminem os erros e as inconsistências, antecipadamente.
É importante lembrar que todos os dados deverão ser avaliados, antes da primeira carga ou primeiro envio, através do eSocial. É fundamental conferir se todas as informações estão completas e atualizadas, sob risco de recusa por parte do Fisco. E com a obrigatoriedade de transmitir mais dados, com prazos estipulados, a maioria das empresas precisará investir em mais profissionais dedicados, a fim de atender todas essas exigências.
Os custos para a adequação das empresas ao eSocial
Os custos previstos para adequação das empresas ao eSocial, envolvem uma série de fatores, tais como:
- Investimento em desenvolvimento de sistemas para integração das informações corporativas e interface com o eSocial;
- Contratação de mais profissionais para a realização das novas atividades, em especial, lançamento de dados para alimentar os sistemas e geração de relatórios;
- Treinamento e capacitação da equipe responsável;
- Aquisição e implantação de cartão de ponto eletrônico;
- Despesas com assessorias especializadas.
Mas esses custos podem variar, de acordo com o tamanho da empresa e também com o atual nível de integração e sistematização.
Admissões, demissões, férias e demais processos de RH
Todos os processos comuns ao RH, e que envolvem diretamente o colaborador, devem estar integrados no sistema que transmitirá os dados para o eSocial. Assim, é preciso lançar essas informações neste sistema, preenchendo todos os campos obrigatórios pela nova regulamentação. Controles e registros manuais, já não serão suficientes.
A transparência trazida pelo eSocial
Com a centralização das informações, espera-se reduzir o número de redundâncias, erros e inconsistências, além de dificultar as tentativas de fraudes e golpes, proporcionando mais segurança para as empresas e também para o Governo.
Além disso, as práticas de gestão adotadas pelas empresas ficarão mais transparentes, de modo que a obediência a legislação trabalhista, seja garantida. Assim, é fundamental uma revisão das políticas e dos processos internos, corrigindo desvios e evitando futuras penalidades.
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