O orçamento é indispensável para o planejamento e controle das finanças de uma empresa, independentemente de seu porte. Também é importante que você, proprietário ou gestor, mantenha o orçamento sempre em mente, como um referencial na hora das principais tomadas de decisão. Por isso, este documento deve ser completo e detalhado. Mas não se preocupe: neste artigo, você aprenderá tudo sobre como fazer orçamento empresarial. Continue a leitura!
O que é um orçamento empresarial?
O orçamento empresarial é uma ferramenta utilizada na área de gestão financeira, que permite fazer um planejamento de como os recursos monetários da empresa serão utilizados ao longo de certo período. Basicamente, então, ele mapeia como a receita será distribuída entre os custos, despesas e investimentos da empresa.
Por ser um planejamento, o orçamento frequentemente depende de dados estimados, tanto em relação à receita quanto em relação aos gastos. Portanto, quem trabalha com este documento precisa ter certa flexibilidade, além de estar preparado para diferentes cenários.
Em geral, o orçamento é feito nos meses finais de um ano, em preparação para o ano seguinte. Esta é a época ideal, pois você pode usar os dados e resultados do período que se encerra como base de estimativa.
Para que serve o orçamento empresarial?
O orçamento empresarial bem-feito atende a três objetivos principais:
- Ele permite que você tenha uma visão geral de como será a vida financeira da sua empresa em um determinado período, por exemplo, no próximo ano.
- Ele facilita o controle da vida financeira de sua empresa ao longo desse período. Com o planejamento como base, fica mais fácil identificar se a empresa está se afastando das metas que haviam sido traçadas.
- Ele permite que você tome decisões com mais embasamento. Por exemplo: se surgir uma oportunidade de expansão que vai exigir um certo investimento, você pode recorrer ao orçamento empresarial para avaliar a viabilidade dessa ação. Você poderá verificar, entre outras possibilidades, se é possível cortar custos em certas áreas para levantar o capital necessário.
Como você pôde observar, o orçamento empresarial tem um papel importante como ferramenta para a gestão. Mas, para que ele possa cumprir esse papel, deve atender a um cuidado básico.
Alinhamento com a estratégia da empresa
O orçamento empresarial precisa ser feito levando em consideração a estratégia da sua empresa. Vale a pena ressaltar que a estratégia é um elemento de longo prazo, enquanto o orçamento é um elemento de curto a médio prazo e, por esse motivo, é fácil existir uma dessincronização entre eles. No entanto, ele sempre deve privilegiar ações e projetos que ajudem a atingir as metas descritas na estratégia do negócio.
Como fazer orçamento empresarial?
Nós já dissemos lá no começo, e vale a pena reforçar: o orçamento empresarial precisa ser completo e detalhado. Vamos resumir sua construção em cinco dicas básicas.
Decida quais serão os principais indicadores
Fazer um orçamento completo e detalhado não significa incluir todos os indicadores possíveis. Em vez disso, você precisa definir quais são os indicadores mais relevantes para sua empresa, neste período. Alguns exemplos de indicadores que você pode considerar ao elaborar o orçamento são: taxa de crescimento, volume de vendas, quadro de funcionários, contratações e turnover, taxa de expansão do negócio.
Defina os gastos previstos ao longo do ano
Quando você faz seu orçamento pessoal, você lista as principais contas da casa: água, luz, alimentação. Bem, com um orçamento empresarial não é diferente. Você precisa definir quais serão os gastos que sua empresa provavelmente vai encontrar no período, incluindo custos, despesas e também capital para investimento.
Não se esqueça desta distinção. Custos são gastos envolvidos diretamente na produção do seu produto ou serviço. Um exemplo é a compra de matéria prima ou maquinários. Despesas são gastos envolvidos com as operações cotidianas da empresa, um exemplo é a compra de suprimentos de escritório. E o capital para investimento é captado, entre os sócios ou com terceiros, especificamente, para uma finalidade que gerará valor.
Mesmo gestores experientes podem se esquecer de incluir encargos trabalhistas (como pagamento de 13° salário e férias) e impostos no cálculo do seu orçamento. Porém, estas despesas são recorrentes, que podem envolver altos montantes, dependendo do porte, classificação fiscal e tributária da sua empresa.
Distribua os gastos por áreas
Classificar os gastos é uma boa forma de facilitar o monitoramento financeiro da empresa, ao longo do período. Distribuindo-os por áreas (ou “centros de custo”), você conseguirá identificar facilmente as principais origens de receitas e gastos. Os centros de custo são departamentos ou projetos.
Ao fazer esta distribuição, você poderá usar o orçamento para identificar qualquer projeto que envolva muitos gastos, sem gerar a receita esperada. Esta informação será útil para que você reestruture o projeto ou, em certos casos, até mesmo engavete-o.
Coloque uma margem de segurança
O orçamento é feito com base em projeções e, portanto, ele está sujeito a erros e imprevistos. Para evitar que isso gere um rombo nas finanças da sua empresa, é essencial que você inclua uma margem de segurança nos cálculos.
Não existe uma fórmula mágica para estipular essa margem, mas ela poderá ser menor se a sua projeção for baseada em dados e cálculos bem criteriosos. Em geral, as empresas praticam uma margem de 15% a 20% do valor total do orçamento.
Trabalhe com diferentes cenários
Além de criar uma margem de segurança, também é interessante trabalhar com diferentes possibilidades de desenvolvimento para o seu orçamento. Existem apenas três cenários possíveis.
Cenário Otimista
Neste cenário, suas projeções de receitas e gastos estarão corretas. Talvez, inclusive, a receita supere o esperado e/ou os gastos fiquem abaixo do previsto. Assim, há uma folga no orçamento.
Cenário Realista
Neste cenário, suas projeções também vão ficar próximas da realidade, podendo haver poucos imprevistos. Ao contrário do cenário otimista, não há folga no orçamento, mas também não há falta.
Cenário Pessimista
Neste cenário, suas projeções não acertam a realidade. As metas de receita não são alcançadas e ocorrem gastos imprevistos. Dessa forma, há uma falta de recursos no orçamento. É por causa do cenário pessimista — que, algumas vezes, se concretiza — que você deve provisionar a margem de segurança discutida anteriormente.
Se o cenário pessimista já foi resolvido com a medida da margem de segurança, por que precisamos nos preocupar também em antever os cenários realista e otimista?
O cenário realista é aquilo que esperamos que aconteça, portanto, ele já está descrito no orçamento. Sua formalização serve como referência para os outros dois cenários.
Já o cenário otimista descreve uma situação em que há sobra de recursos financeiros. Eles podem ser destinados a investir, expandir, comprar ativos ou desenvolver projetos que acelerarão o crescimento da empresa, de forma alinhada com a estratégia do negócio. Por esse motivo, você precisa ter uma definição prévia do que será feito com qualquer recurso adicional que reste ao final do período do orçamento.
Agora, você já sabe como fazer orçamento empresarial, logo, perceberá o quanto ele é útil para desenvolver uma gestão financeira mais estratégica e eficiente. No entanto, ele não é a única ferramenta disponível.
