Saber da importância de um ERP para os negócios já não é mais uma novidade no mercado. O sistema, que é uma abreviação do termo em inglês Enterprise Resource Planning, tem como principal objetivo integrar, em um só lugar, todas as informações e os dados relevantes para o bom funcionamento de uma empresa.
A partir de sua instalação, todo e qualquer processo de trabalho dos departamentos passa a ser realizado dentro da ferramenta: compras, produção, estoques, entregas, marketing, comercial e vendas, contabilidade, finanças e até recursos humanos.
O sistema de ERP é o responsável por uniformizar os processos, automatizá-los e ainda armazenar os dados e informações imprescindíveis para o bom funcionamento da empresa. Tudo isso, quando é feito de forma sistêmica, possibilita ao gestor ter uma visão macro e em tempo real de tudo que acontece dentro de sua empresa.
Dessa forma, a tomada de decisões fica muito mais precisa e os erros de processos baseados na falta de informação são totalmente minimizados. Mas, sem dúvidas, as áreas que mais saem ganhando ao adotar o uso de um ERP são as de contabilidade e finanças, consideradas o coração dos negócios.
Saiba mais sobre esse assunto a seguir:
A importância de um ERP para a área de finanças e contabilidade
Em qualquer empreendimento, a área financeira e de contabilidade é que registram os lucros, os valores a receber, a pagar e tudo que diz respeito à saúde monetária da empresa.
Dessa forma, a contabilidade é vista como o motor que faz todo o negócio girar. Se a saúde financeira da empresa vai mal, é preciso dar um passo atrás e entender onde está o gargalo para corrigi-lo antes que cause mais danos e prejuízos ao empreendimento.
Por esse motivo, essas áreas não podem ser tratadas de forma displicente e devem trabalhar diretamente ligadas com outros departamentos, como compras, comercial e marketing.
Podemos dizer que o futuro do crescimento da empresa depende do conhecimento de seu gestor a respeito de sua real situação financeira e contábil, muito mais do que qualquer outro departamento. Por isso, a parceria com um escritório de contabilidade que entenda as necessidades específicas da empresa e a ajude a organizar sua estrutura financeira é fundamental.
A influência da qualidade e da complexidade da ferramenta
Há quem aposte em sistemas mais básicos para fazer esse acompanhamento de perto. No entanto, por se tratarem de ferramentas muito simples, não garantem uma visão mais ampla do negócio e tampouco possibilitam um planejamento mais preciso para os tempos que ainda virão.
Um ERP é, portanto, a solução ideal, já que, além de automatizar uma parte das operações, libera o gestor para focar no que realmente importa, que é a avaliação dos dados e a descoberta de insights que podem surgir a todo momento, trazendo novas ideias a respeito do mercado e do negócio em si.
É importante lembrar ainda que gestores que buscam o sucesso e o desenvolvimento de seu negócio, não podem ficar presos a ferramentas muito básicas e limitadas, desenvolvidas para empresas menores e menos complexas. Mas como entender que é hora de implantar um sistema de ERP na empresa?
Antes de mais nada, é preciso fazer um mapeamento bem definido de todos os processos da sua operação.
Como mapear os processos da empresa para incorporar um ERP
Mapear todos os processos de uma empresa é uma atividade que requer tempo e habilidade. No entanto, ela é essencial para conseguir identificar onde existem gargalos e, principalmente, em quais pontos o seu empreendimento pode performar melhor.
É uma forma de manter a organização e de controlar tudo o que acontece ao seu redor. E acredite: não existe outra área da empresa que precise de mais organização e controle do que o setor financeiro.
Quando você consegue mapear todos os processos da contabilidade de sua empresa, passa a ter conhecimento de qual é a situação financeira do seu empreendimento, quais são os problemas enfrentados pela área, onde é possível economizar gastos e quais investimentos costumam trazer mais retorno para o negócio.
Entre outros inúmeros benefícios que se tem ao mapear todos os processos de um empreendimento, está o de conseguir incorporar um ERP de forma consciente e que realmente vai alavancar os resultados da empresa. Afinal, após mapear os processos, você identifica os gargalos e consegue ser eficaz na escolha de ferramentas que realmente venham agregar ao seu negócio.
O processo de implementação de um ERP em uma empresa
Atualmente, muitos empreendedores acreditam que optar por ter um ERP dentro do seu negócio já é o suficiente resolver todos os problemas da noite para o dia. Porém, não é tão simples assim.
Quando você resolve incorporar um ERP fazendo o caminho inverso, ou seja, sem antes definir muito bem os processos do seu negócio, essa aquisição pode ser frustrante devido à falta de preparo processual e tecnológico para utilizar os recursos que o sistema oferece.
Isso normalmente ocorre porque o sistema fornece muitos dados pressupostos. Quando o processo não está bem estabelecido dentro da empresa, podem ocorrer falhas que vão gerar prejuízos financeiros. O custo de obter um ERP sem ter um mapeamento concreto dos processos de seu empreendimento pode chegar a ser 3 vezes mais alto.
Outro dado que é importante levar em consideração antes de optar por um ERP é a implementação do sistema de forma cultural dentro da empresa. Afinal, se os seus colaboradores não utilizarem o sistema em sua totalidade e continuarem realizando processos paralelos, isso pode levar a necessidade de comprar um ERP para cada atividade — o que aumentaria os custos e poderia impactar de forma negativa na descentralização das informações.
Portanto, para obter sucesso com esse sistema, é preciso ter um time multidisciplinar para tocar um projeto de implantação, além de criar uma cultura de ERP, mapeando os processos de forma detalhada e treinando seus funcionários para trabalhar da forma mais padronizada possível. Dessa forma, você passará a ter uma gestão controlada e eficiente.
Contar com um ERP desde cedo possibilita um crescimento mais seguro e garante versatilidade para as empresas, mesmo que o número de pessoas envolvidas nos processos venha a ficar muito maior do que se imaginava.
Afinal, contar com um sistema robusto é essencial para garantir mais qualidade na análise dos dados do seu empreendimento, além de ajudar nas tomadas de decisão da empresa.
Agora que você já sabe a importância de um ERP é hora de avaliar a necessidade desse sistema em seu empreendimento. Ainda tem dúvidas? Deixe um comentário! A Syhus já participou ativamente do processo de escolha e implementação de ERPs em muitas empresas e pode te ajudar também!
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