Startups, assim como qualquer outro tipo de negócio que se desenvolve e entra em um ritmo de crescimento mais acelerado, requerem muitos cuidados. O principal deles é em relação aos aspectos contábeis.
Muitas vezes, empresários e empreendedores estão preocupados em escalar a empresa com contratações, em busca da profissionalização do negócio, mas deixam a contabilidade em segundo plano. É importante ter em mente que expandir uma empresa está diretamente relacionado à boa gestão contábil e ao controle financeiro.
A contabilidade é muito mais que uma exigência fiscal. Ela vai ajudar nas decisões estratégicas da empresa, principalmente para as que estão em busca de parceiros e investidores. Vale lembrar que não é preciso esperar sua empresa começar a crescer para se preocupar com as necessidades contábeis. Quanto mais cedo seu negócio tiver a contabilidade bem estruturada, mais informações valiosas você terá em mãos para escalá-lo de forma segura e proativa.
Separamos aqui alguns cuidados contábeis ao se escalar uma empresa que vão te ajudar a entender como os dados extraídos pela contabilidade contribuem para a evolução do negócio em um cenário mais previsível. Acompanhe!
1. Respeite os princípios da contabilidade
Respeitar os princípios da contabilidade é o que vai garantir a homogeneidade dos processos contábeis da sua empresa. Dentre as normas gerais delimitadoras estão o princípio da entidade, da continuidade, da oportunidade, do registro pelo valor original, da competência e da prudência.
Entidade
Esse princípio reconhece o patrimônio como objeto da contabilidade e é ele que norteia a importante diferenciação do patrimônio particular para o empresarial. O patrimônio de sócios ou proprietários não pode ser confundido com o da empresa ou sociedade. É preciso enxergar o patrimônio dos negócios separado dos pessoais e o controle de receita também deve ser realizado de forma separada e atenta.
Continuidade
A norma da continuidade deve ser seguida para demonstrar que a empresa permanecerá em operação no futuro. Assim, a mensuração e apresentação dos resultados contábeis deve levar em conta essa continuidade.
Oportunidade
O princípio da oportunidade diz respeito ao que deve ser feito de imediato em cada fase do patrimônio, independentemente do que possa ocorrer com os números da empresa. Lembrando que as informações produzidas pela contabilidade devem ser não apenas tempestivas — sempre dentro do prazo —, mas também íntegras.
Registro pelo valor original
O registro pelo valor original determina que os componentes do patrimônio sejam inicialmente lançados pelos valores originais das transações, sempre expressos em moeda nacional. É por meio dele que são registradas todas as transações, para que haja um controle desde os valores originais do patrimônio.
Competência
Esse princípio tem o objetivo de decidir quando as mudanças patrimoniais vão aumentar ou diminuir o patrimônio líquido. Ele pressupõe a simultaneidade da confrontação de receitas e de despesas correlatas.
Prudência
O princípio da prudência pressupõe certo grau de precaução, por parte do contador, no exercício dos julgamentos necessários às estimativas em possíveis condições de incerteza — no sentido de que ativos e receitas não sejam superestimados e que passivos e despesas não sejam subestimados.
Isso atribui confiabilidade à mensuração dos componentes patrimoniais e evita a interpretação falsa do patrimônio.
São esses princípios que vão garantir a mensuração exata da riqueza patrimonial da empresa. Eles existem para serem seguidos, pois do contrário, cada empresa poderia adotar aleatoriamente uma forma de calcular, registrar e analisar os fatos contábeis. A partir do seguimento dessas regras, torna-se mais fácil tomar decisões estratégicas que garantam o crescimento do negócio.
2. Implante um software de qualidade
Um dos mais importantes cuidados contábeis ao se escalar uma empresa é escolher um software de qualidade para ajudar na gestão da informação financeira. É preciso estar atento e optar por um software compatível com o segmento e a dimensão da sua organização.
Os recursos tecnológicos vão contribuir, e muito, para a contabilidade, evitando problemas futuros e permitindo o crescimento do empreendimento por meio de dados mais precisos.
Um sistema automatizado vai facilitar a organização das informações e dos documentos — já que vão estar concentrados em um mesmo ambiente online —, e o acesso de todos os funcionários e parceiros da empresa de forma atualizada, integrada e compartilhada.
Essa visualização confiável da situação financeira vai favorecer o controle, viabilizar a emissão correta de notas fiscais eletrônicas, a gestão por centro de custos e resultados e as tomadas de decisões. Erros na emissão das notas fiscais eletrônicas, por exemplo, podem prejudicar a empresa, fazendo-a pagar impostos desnecessários ou mesmo levando-a a ser notificada pelos órgãos de fiscalização.
3. Desenvolva e treine as pessoas
Pessoas e processos são fatores dependentes para o crescimento e o sucesso da empresa. Assim, mais que contratar profissionais qualificados, é preciso treiná-los e ter a certeza de que estão preparados para atender as demandas. Nos setores financeiro e contábil, o desenvolvimento de pessoas é ainda mais importante, já que a comunicação entre eles precisa estar sempre alinhada.
Vale lembrar, ainda, sobre o planejamento do perfil ideal dos funcionários para cada procedimento e para cada momento da startup em relação às escalas de crescimento. A necessidade de métricas do negócio sofre alterações à medida que a empresa vai sendo escalada e, por isso, deve-se avaliar o momento certo para a contratação do CFO.
Lembrando que, antes dele, é preciso ter um estagiário, um assistente e um analista financeiro capazes de gerenciar relatórios contábeis e financeiros.
4. Tenha parceiros ou equipe técnica para acompanhar as mudanças
Startups não só crescem em ritmo acelerado, como estão em transformação constante. Portanto, é preciso estar preparado para adequar o fluxo de trabalho à realidade exigida pelo mercado.
Se sua empresa ainda não tiver recursos suficientes para contratar uma equipe completa para o financeiro e a contabilidade, é válido contar com parcerias técnicas, que atendam às mesmas necessidades que a equipe interna teria de suprir.
Ao procurar os parceiros, foque em quem entenda do seu segmento e do modelo de negócio da sua empresa. Profissionais especializados em contabilidade para startups podem garantir ações mais estratégicas para o crescimento do seu negócio, além de maior segurança das questões legais e gerenciais do que aqueles que atuam no modelo contábil tradicional.
5. Arrume a agenda de pagamentos e organize os arquivos
Além de contar com o auxílio os profissionais e parceiros adequados, o fluxo de organização da empresa tem que fazer sentido. As tecnologias digitais vão promover facilidades em relação ao cronograma de atividades contábeis e financeiras, além de viabilizar a sistematização dos dados mais importantes para esses setores.
A saúde contábil da empresa envolve o pagamento dos tributos e dos funcionários em datas predefinidas. Assim, é preciso estar atento à organização interna dos lançamentos e à geração de guias de pagamentos para evitar atrasos e omissões. Um software permitirá um sistema de contabilidade mais organizado quanto aos pagamentos a escrituração fiscal e ao controle patrimonial.
Ter esses processos bem alinhados minimizará riscos tributários — efetuar pagamentos ou recolher impostos de maneira errônea —, e garantirá a segurança, a integração e o arquivamento das informações, já que na contabilidade, tudo deve ser declarado e provado por meio de documentos detalhados. Esses cuidados contábeis ao se escalar uma empresa vão resguardá-la juridicamente, livrando-a de multas e processos.
Para qualquer empresa, a importância da contabilidade é inquestionável. Para as que estão em crescimento e diante de um cenário de instabilidade e insegurança econômica, é ainda mais relevante investir em recursos que permitam uma contabilidade mais precisa, que obedeça a legislação tributária brasileira e, consequentemente, evite riscos contábeis, problemas com o Fisco e processos trabalhistas.
Para startups com o interesse em obter investimento de terceiros, é fundamental demonstrar organização e resultados consistentes. E para continuar se informando sobre o assunto, continue com a gente e aprenda como escalar melhor seu negócio!
