Atualizado em 15/10/2020.
Para que a sua startup consiga crescer de forma sustentável, é preciso otimizar a produção do orçamento de fluxo de caixa. Isso envolve uma combinação bem-sucedida entre marketing, vendas e um gerenciamento financeiro adequado.
Seja através da obtenção de capital de uma instituição financeira, empréstimos pontuais ou de uma fonte interna (como os sócios), é essencial obter o controle dos valores que circulam dentro e fora da organização, bem como a condução adequada das aplicações financeiras.
Para obter sucesso nessa empreitada, algumas estratégias de gestão têm muito a agregar à companhia. Uma delas é o fluxo de caixa, essencial para os negócios independentemente do tamanho ou da área de atuação. Vamos saber um pouco mais sobre ele e a sua importância para a saúde financeira da sua empresa. Confira!
O que é fluxo de caixa?
O fluxo de caixa auxilia diretamente o gestor no controle financeiro do negócio como um todo. Com essa ferramenta, fica mais fácil acompanhar de forma minuciosa as diversas movimentações de valores na empresa a partir das entradas e saídas de capital. De modo geral, esse procedimento é feito mensalmente e, no momento da avaliação final, temos o balanço anual.
Para que serve o fluxo de caixa e qual é a sua importância?
Esse instrumento proporciona diversas vantagens na condução dos seus negócios. Vamos conhecer algumas delas.
Controle de caixa
O primeiro benefício que podemos citar está atrelado ao controle das finanças em sua organização. Ao trabalhar com cuidado todas as receitas e despesas de acordo com quesitos como categoria e data das movimentações, se torna mais fácil visualizar com nitidez todas as operações que ocorreram em um determinado período.
Agilidade no processo decisório
Ao saber a origem das operações financeiras e ter uma noção mais precisa de como o dinheiro está sendo gasto, chegamos ao segundo benefício: auxílio na tomada de decisões.
As variadas informações fornecidas pelo fluxo de caixa podem ser utilizadas para identificar e analisar quais fontes de receita estão trazendo rentabilidade ao negócio e influenciar ações estratégicas de marketing para aproveitar esses insights.
É possível ainda descobrir gastos desnecessários ou superestimados que podem ser efetivamente reduzidos sem prejudicar as rotinas empresariais. A economia gerada vai se transformar em capital extra, que pode ser aplicado em áreas carentes da companhia.
Planejamento financeiro
Quando os gestores passam a conhecer com mais precisão todas as operações financeiras mensais, é possível utilizar esses dados como base para a realização de projeções. Assim, a empresa consegue traçar metas mais factíveis, estruturando o processo de crescimento.
Com relação às despesas, o fluxo de caixa proporciona que a companhia verifique se terá fundos suficientes para cumprir os compromissos firmados durante o período mensal.
Quais são os itens indispensáveis em um fluxo de caixa?
Agora, vamos conhecer alguns dos itens essenciais para implementar e otimizar o orçamento do fluxo de caixa.
Contas a receber
Se tratam dos pagamentos dos clientes nas aquisições de produtos e serviços a prazo. As contas a receber entram como receita diretamente no caixa da empresa.
Como elas ainda não foram inteiramente efetuadas, devem ser consideradas como financiamentos em que o cliente participa como parte financiada. O registro dessas ocorrências para os próximos meses proporciona aos gestores a possibilidade de mensurar com mais precisão o saldo futuro.
Além disso, as contas a receber funcionam como um importante referencial para futuros investimentos e projetos, já que constituem uma significativa fonte de receita.
Contas a pagar
As contas a pagar englobam o pagamento aos prestadores de serviço, gastos indispensáveis (como luz, água, telefone, internet e folha de pagamento dos funcionários), aluguel do imóvel e maquinário próprio nos casos de companhias de médio e grande porte.
A grande diferença em relação às contas a receber é que, aqui, as contas são financiamentos em que a sua própria companhia é a parte a ser financiada pelos prestadores de serviços. Isso se explica pelo fato de que a empresa utiliza os produtos e serviços de terceiros e só paga após o uso efetivo.
Essas contas entram na contabilidade como despesas fixas ou variáveis. As primeiras não estão diretamente envolvidas com variações no nível de produção ou venda. Alguns exemplos são o aluguel e a remuneração dos colaboradores.
Já as variáveis se alteram de acordo com mudanças na venda de produtos e serviços ou no desenvolvimento de novas mercadorias. Além disso, contas de água e telefone, por exemplo, podem ser enquadradas tanto como despesas fixas como variáveis, dependendo da utilização.
O essencial é saber que registrar as contas a pagar vai evitar interrupções nos serviços — alguns deles indispensáveis para o funcionamento adequado do negócio.
Lucros
Sem lucratividade, o negócio se torna estagnado e os colaboradores se tornam desmotivados. Desse modo, é essencial que o gestor gerencie, por meio de softwares fornecidos por empresas especializadas e planilhas, os níveis de rentabilidade da companhia.
Os chamados centros de lucros, unidades específicas de negócios dentro da própria companhia, podem ser estabelecidos para gerar valor para o negócio. Eles possibilitam que os líderes da companhia possam visualizar e comparar de forma clara o nível de lucratividade da empresa.
Vendas
É essencial registrar as vendas tanto dos produtos como dos serviços prestados. Desse modo, você garante maior controle e conhecimento sobre receitas e lucros, o que permite uma avaliação mais precisa da necessidade de intensificar ou diminuir a produtividade dos diferentes setores.
O que é excesso de caixa?
É o caixa não incluído como parte do capital de giro. Quando os gestores subtraem do caixa disponível todos os desembolsos e o saldo mínimo para custear as operações, duas situações podem surgir: excesso de caixa ou insuficiência de caixa.
O que determina a constatação de um ou outro é o valor ao final da subtração: caso esse número seja positivo, há um excesso de caixa, que pode ser utilizado para honrar compromissos — empréstimos e aplicações diversas (investimentos), por exemplo. Caso o valor seja negativo, há insuficiência de caixa, uma situação que leva ao comprometimento dos compromissos firmados.
O que fazer com esse excesso?
Uma boa opção para lidar com esse excedente é reinvestir o capital no negócio e apostar em melhorias de infraestrutura, valorizando ainda mais a sua companhia. Essa é uma boa medida para trabalhar ativamente na maximização dos lucros
Contudo, é necessário estar ciente sobre por quanto tempo aproximadamente o saldo continuará positivo. Se o excesso de caixa durar por mais de um mês, outra boa opção é pagar dívidas pendentes, adquirir estoque e distribuir os dividendos e lucros entre os colaboradores, estimulando os profissionais.
Quais são os tipos de fluxo de caixa?
Existem diferentes tipos de fluxo de caixa, sendo que cada um tem suas particularidades. Vamos conhecer cada um deles agora.
Fluxo de caixa operacional
Trata-se de um balanço das receitas e despesas operacionais da companhia em determinado período. Esse fluxo demonstra os resultados obtidos no negócio e a variação geral no capital de giro. Porém, esse indicador não contabiliza os investimentos ou a necessidade de capital adicional — seu principal objetivo é mostrar o faturamento.
Fluxo de caixa direto
Tal como o fluxo de caixa operacional, a opção de caixa direto também envolve as receitas e despesas relacionadas às atividades mais operacionais da empresa. O que diferencia os dois é que, no caixa direto são incluídos também os investimentos, impostos e a necessidade de produzir capital de giro.
Fluxo de caixa indireto
Esse modelo se concentra na verificação dos valores precisos de lucros e prejuízos apontados no Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) e atrelados a outros fatores, como a depreciação, amortização e alterações nas contas patrimoniais.
Para estabelecer esse fluxo, os gestores utilizam os balanços patrimoniais referentes ao início e ao final do período, o DRE, entre outras informações contábeis.
Fluxo de caixa projetado
A particularidade desse modelo é que ele não contabiliza os valores que já foram inseridos ou retirados do orçamento de fluxo de caixa. Conforme o próprio nome sinaliza, esse tipo tem como principal objetivo antever receitas e as despesas futuras.
Fluxo de caixa livre
O fluxo de caixa livre mensura os meios que a empresa possui de render o capital necessário para honrar com os compromissos dentro do período de vencimento no curto e médio prazo. Para isso, ele indica o saldo da comparação com o fluxo de caixa operacional.
Fluxo de caixa descontado
Também popularmente conhecido pela sigla FDC, esse cálculo determina o valor da empresa e, portanto, costuma ser usado no processo de compra e venda de uma organização ou em caso de fusões. Sua principal função é avaliar o retorno do capital investido ou ajudar na captação de investidores.
Fluxo de caixa para investimentos
Quando o saldo das contas é positivo, é natural que os gestores pensem em novas formas de investir no negócio, realizar contratações e mudanças na infraestrutura. Para isso, o fluxo de caixa para investimentos fornece o suporte necessário.
Esse tipo de fluxo de caixa vai auxiliar no acompanhamento das movimentações realizadas para gerar resultados positivos e vantagem competitiva.
Como ver na prática?
Vamos supor que uma companhia está na fase inicial de operação no mercado e ainda não detém um montante tão considerável assim de dinheiro em caixa para garantir que todas as suas necessidades estejam protegidas.
Os contratos mensais com fornecedores e clientes dessa empresa têm como data final de vencimento o décimo dia de cada mês, porém, as despesas com a folha de pagamento se concentram no quinto dia útil. Portanto, nessa data, não há dinheiro em caixa para cobrir todas as despesas.
Para meios de pagamento como cartões de crédito e boleto bancário, há um prazo efetivo entre a data em que o cliente pagou pelo produto e o dia em que o pagamento cai na conta da companhia. Assim, podemos considerar um prazo de recebimento de dois dias úteis, bem comum para estipular a distância entre os dois processos em se tratando de boletos bancários.
Sem o devido planejamento, a organização pode enfrentar sérios problemas ao constatar que não vai haver dinheiro suficiente para realizar o pagamento dos salários dos colaboradores.
Contudo, ao adotar o fluxo de caixa, é possível identificar o problema de forma ágil e traçar respostas rápidas para essas deficiências. Um exemplo de ação que pode ser tomada com essa nova estratégia é a realização de antecipação de recebíveis em uma instituição financeira ou a renegociação das datas de recebimento dos seus clientes.
Como fazer um fluxo de caixa eficaz?
Um bom fluxo de caixa deve envolver não somente as operações de entrada e saída de valores, mas também o orçamento disponibilizado no período determinado, o que inclui investimentos e empréstimos adquiridos, assim como o plano de negócios na companhia.
Isso vai influenciar positivamente as decisões não somente de curto prazo, como nas de médio e longo. Para fazê-lo com qualidade, é essencial seguir alguns procedimentos indispensáveis. Vamos conhecê-los.
1. Desenvolva um inventário para coletar e organizar as informações
O inventário financeiro é o levantamento tanto dos custos fixos como das variáveis, receitas em caixa e a receber (recebimentos parcelados) e também dos investimentos e expansões previstas para os períodos de controle e análise.
Para facilitar os procedimentos, é uma boa ideia organizar esses dados por categorias operacionais (para lidar com questões do cotidiano) e de investimento (para fatores como a inovação e expansão).
2. Atualize os dados de forma contínua
Ferramentas que auxiliam a gestão e que impactam no processo de tomada de decisão precisam ser municiadas com dados reais. Para isso, o importante é que, a cada nova movimentação, uma atualização seja inserida nos procedimentos.
Há softwares específicos que agilizam os processos da companhia e reduzem custos com mão de obra. Porém, não basta apenas contratar um software para colher os bons resultados imediatamente. Tão ou mais importante quanto as ferramentas de ponta, é contar com colaboradores capacitados para operá-las.
Para isso, é necessário investir em treinamentos e capacitação para que os profissionais estejam devidamente habilitados a produzir resultados satisfatórios com o auxílio das novas tecnologias.
3. Defina uma periodicidade para análise dos relatórios
Dados sem análise não otimizam processos nem auxiliam nos processos decisórios. Para complementar essas ações, é necessário o acompanhamento periódico de relatórios de gestão. A frequência pode ser semanal, quinzenal ou até mensal.
A boa notícia é que essa periodicidade não é obrigatória. Quem vai delimitá-la é o gestor. Contudo, muitos especialistas apontam que as análises trimestrais são as mais contundentes para identificar:
- novas alternativas de investimento;
- contratações;
- aumento de salários;
- definição de estratégias de venda como ações para queima de produtos sem giro no estoque.
Agora que você já conhece a importância do orçamento de fluxo de caixa para incrementar os processos da sua organização, já pode utilizar esse instrumento como um suporte para tomada de decisões em seu negócio. Essa é uma etapa importante para tornar a sua gestão financeira mais sustentável.
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