Atualizado em 18 de maio de 2021
É comum os gestores investirem em estratégias de melhoria para o público externo como saída para a obtenção de resultados mais eficientes, mas, muitas vezes, eles esquecem de pensar nos seus colaboradores e nas falhas da comunicação interna da empresa.
Manter os funcionários cientes do que está acontecendo dentro da empresa é a peça-chave para o sucesso de qualquer empreendimento.
É preciso informar, envolver e transformar o fluxo de ideias, conversas e projetos para que efetivamente as ações sejam colocadas em prática. Para ajudar você nesse processo, levantamos 8 falhas na comunicação interna da empresa que devem ser evitadas. Vamos lá!
Quais são as principais falhas na comunicação interna?
Quando a empresa não for capaz de criar um ambiente favorável à comunicação e à troca de informações, a equipe enfrentará diversos desafios que afetam o seu desempenho.
Podemos interpretar a comunicação no ambiente de trabalho em duas esferas: a primeira delas tem relação à divulgação dos rumos do negócio, à formulação de estratégias e ao conhecimento sobre o andamento dos objetivos organizacionais. Geralmente, essas informações ficam restritas ao nível gerencial, o que pode gerar um ambiente em que não há transparência, abrindo espaço para o surgimento de boatos. Já o segundo aspecto refere-se aos colaboradores individualmente, que não se sentem parte do processo.
Sem uma visão sistêmica o funcionário não é capaz de ver como o seu trabalho afeta a organização e como o seu desempenho é percebido pelos gestores. Portanto, essa situação deve ser corrigida para evitar falhas nos seguintes campos:
- na geração de conflitos internos;
- na perda de tempo para solucionar imprevistos;
- na redução da produtividade e iniciativa da equipe;
- em decisões tomadas sem informações importantes;
- na incidência de erros por falta de conhecimento ou treinamento.
Como solucionar falhas na comunicação empresarial?
Fazer circular o conhecimento organizacional é uma atividade que requer comprometimento a fim de conquistar os resultados esperados. Por isso, é importante entender o processo da comunicação vertical, dos gestores para os empregados, e da comunicação vertical, entre profissionais do mesmo nível hierárquico.
Assim, listamos algumas dicas que ajudam a disseminar informações de forma eficaz e consciente para gerar um impacto positivo na rotina da equipe.
1. Tenha um canal de comunicação definido
É normal que os funcionários se comuniquem entre si e compartilhem ideias, esse é um processo favorável e que deve ser incentivado. Porém, o gestor deve ficar atento quando o conteúdo das conversas são informações que não são confiáveis. Isso gera incertezas e estresse sobre a estabilidade da empresa — e da equipe.
Para evitar tudo isso, faça um levantamento das necessidades e da realidade da equipe, elaborando um bom plano de comunicação interna. Depois, estude quais ferramentas podem ser adotadas e que são mais eficientes diante das características do público interno.
Existem diversos instrumentos que podem ser adotados para atingir o maior público possível, com o intuito de aumentar a transparência. Frequentemente, o envio de newsletter por meio do e-mail institucional é a alternativa mais utilizada. A intranet e blogs corporativos também são acessíveis de forma rápida.
Também existem as publicações impressas como murais de gestão a vista, jornais e boletins periódicos. É importante destacar que essas ferramentas podem ser usadas para divulgar informações estratégicas, mas também para comemorar marcos importantes e reconhecer conquistas da equipe.
Por vezes, o número de pessoas que circulam dentro da organização é alto, sendo muito fácil que uma informação seja distorcida ou se perca. Por esse motivo, adotar canais oficiais de comunicação se torna tão importante.
2. Comunique as estratégias e objetivos da empresa
O grande erro dentro das organizações é não definir estratégias de ação e objetivos claros com todos os funcionários. Por exemplo, se a empresa trabalha com metas, é preciso que a equipe esteja ciente disso para que fique mais motivada no dia a dia.
Se a falta de informações é uma das falhas na comunicação interna da empresa, a sobrecarga também é um empecilho porque supera a capacidade de absorção e, muitas vezes, informações importantes e que deveriam ser priorizadas acabam sendo desconsideradas.
Garantir que o público interno esteja bem-informado sobre todos os fatos que acontecem dentro da empresa é uma forma eficaz e eficiente de evitar especulações e boatos — grandes armadilhas da produtividade.
3. Integre as diferentes áreas da empresa
Em geral, as falhas na comunicação interna da empresa ocorrem quando as áreas não estão integradas e as informações não estão alinhadas aos objetivos.
Quando os funcionários e gestores têm momentos de integração durante as rotinas de trabalho, as distorções de informações perdem força. Um intervalo, uma reunião agendada ou alguns minutos depois do almoço reforçam um bom relacionamento.
Melhorar o clima organizacional e identificar situações que podem gerar problemas são soluções que ajudam a engajar os colaboradores e a alcançar os resultados projetados.
Quando o empreendedor mantém os funcionários bem-informados sobre tudo o que acontece dentro da empresa é possível investir no desenvolvimento profissional deles, já que tarefas e metas podem ser definidas claramente, fazendo com que os riscos de falhas e erros sejam mínimos.
4. Elimine os ruídos de comunicação
Essa é uma das principais causas das falhas na comunicação interna da empresa: um colaborador fala A e o outro entende B. Problemas de interpretação da mensagem ou outros tipos de falhas podem gerar uma série de problemas dentro da organização.
Conversas paralelas contribuem para a disseminação de informações equivocadas, que podem gerar erros em processos, além de serem uma perda de tempo.
Por isso, para evitar questões negativas, basta ter em mente que o diálogo interno deve ser organizado. Não é preciso necessariamente de uma agência ou consultoria, mas é fundamental criar meios de informações oficiais dentro da empresa.
Deve-se contar com profissionais qualificados para realizar adequadamente a função de repassar as informações a todos os envolvidos na organização, sejam eles do marketing ou dos recursos humanos.
Em processos em que há uma ligação entre os profissionais da área e os líderes é possível perceber colaboradores mais engajados dentro da equipe organizacional.
5. Crie uma linguagem adequada
É essencial pensar em adequar a linguagem para quem a informação será direcionada. Ou seja, quanto mais simples e clara for a mensagem transmitida, melhor será a compreensão.
Por isso, evite termos técnicos e palavras difíceis (o que é muito bem-aceito no ramo jurídico, por exemplo). É muito comum os gestores adotarem um vocabulário formal, que muitas vezes não é compreendido por completo. No mundo das startups e empresas de tecnologia, quanto mais simples e direta for a conversa, melhor.
Um exemplo comum é o da contabilidade, pois nem sempre os empreendedores entendem todas as siglas e termos utilizados. Cabe ao parceiro adequar sua linguagem para que a comunicação não perca seu sentido principal e não atendendo o público a que se destina.
6. Invista em boas ferramentas de comunicação
Para alcançar bons resultados e alavancar a produtividade, é fundamental implementar ferramentas e práticas adequadas para que as informações cheguem a todos e de forma correta.
Com a tecnologia e a automatização de uma série de processos, é possível encontrar sistemas que permitem o compartilhamento de informações e arquivos de maneira atrativa e possam ser mensuráveis por quem operacionaliza a comunicação.
Ferramentas como a rede social colaborativa são excelentes canais de comunicação interna que viabilizam uma comunicação mais organizada (de um jeito dinâmico e atrativo) e oferecem melhor engajamento entre os funcionários.
Vale destacar que algumas soluções digitais permitem troca de ideias entre os funcionários, mensuração de dados e resultados com a integração de outros sistemas de trabalho. Isso tudo gera mais produtividade, facilitando as tarefas do dia a dia.
7. Envolva a equipe na formulação de estratégias
O desenvolvimento de uma estratégia nada mais é que responder à seguinte pergunta: onde gostaríamos de chegar? Para, em seguida, identificar quais passos e iniciativas são compatíveis com esse resultado.
Além disso, também é preciso alinhar como cada departamento e indivíduo como ele pode contribuir para que esse objetivo seja alcançado. Por exemplo, se a empresa decide aumentar os seus lucros em 10% dentro de um ano, algumas práticas podem ser:
- a área de produção pode se tornar mais enxuta e reduzir o desperdício;
- o setor de compras pode negociar com os fornecedores para reduzir custos;
- o processo de vendas pode ser otimizado para conquistar clientes;
- a revisão do planejamento financeiro para identificar fontes de economia;
- o lançamento de novos produtos para aumentar a atratividade da marca.
Todas essas sugestões são válidas e podem ser adotadas para que a empresa seja capaz atingir as metas estabelecidas.
8. Ofereça feedback periodicamente
Uma das falhas na comunicação interna da empresa está na falta de feedback. Seja pela correria do dia a dia, seja por outros motivos, a falta de retorno sobre o que está sendo feito dentro da organização acaba dificultando o bom andamento dos projetos.
Isso deixa os funcionários sem saber ao certo o que pode ser melhorado ou o que deve ser alterado para melhorar a produtividade e desenvolvimento pessoal, e profissional.
O feedback é uma parte importante do processo de trabalho. Conversar sobre o andamento dos processos trará muitos benefícios à comunicação interna da empresa.
Uma solução para enfrentar esse tipo de problema é estabelecer um padrão de comunicação interna, no qual serão elencados pontos que devem ser seguidos de modo a manter toda a equipe informada sobre as rotinas operacionais e outras questões inerentes à rotina.
A comunicação interna em uma empresa é um dos principais pontos trazidos pelo livro “A Quinta Disciplina”, de Peter Senge. Entenda como esse assunto faz parte da teoria de Senge, que diz que o único diferencial que uma organização pode ter é a capacidade de fazer a sua equipe aprender mais rápido que a concorrência.
Por fim, acreditamos que os profissionais, como participantes da organização devem ser incentivados a participar de forma ativa no crescimento do negócio. As falhas na comunicação são uma barreira para esse processo e, como tal, devem ser corrigidas para criar um verdadeiro envolvimento em todos os aspectos do ambiente empresarial.
Você quer compartilhar a sua opinião sobre este post? Ou contar como a sua empresa lida com a comunicação interna? Nós queremos conhecer o seu feedback, por isso deixe o seu comentário no campo abaixo!
