Atualizado em 20 de janeiro de 2022.

Empresas de grande porte devem ficar atentas à tributação para empresa de tecnologia. Afinal, como movimentam inúmeras informações, demandando diversos lançamentos e outras tarefas burocráticas e de backoffice, qualquer equívoco pode gerar prejuízo e retrabalho.

Para todo erro relacionado a procedimentos fiscais, contábeis ou tributários, a legislação prevê algum tipo de penalização. Na maioria dos casos, ela é financeira, com multas que podem ser bem pesadas.

Uma das formas de evitar contratempos como esse é conhecer os procedimentos específicos de empresas que operam no segmento tecnológico.

Avance na leitura e saiba como a contabilidade deve conduzir suas rotinas para dar conta de suas obrigações junto ao fisco e outros órgãos tributários.

Os principais tipos de empresas de tecnologia

O primeiro passo para lidar corretamente com a tributação para empresa de tecnologia é conhecer de que forma elas podem se estruturar no mercado.

Isso porque, dependendo da maneira como elas atuam, suas receitas acabam por ser enquadradas de formas distintas, embora também pese o regime tributário.

Aliás, por falar em regime tributário, é fundamental que a empresa opte por aquele que melhor se ajuste às suas operações, como veremos alguns tópicos mais à frente.

Dito isso, no segmento de tecnologia, hoje, se destacam basicamente dois tipos de empresas, conforme descritas a seguir. Confira!

  • SaaS

Como já explicamos por aqui, empresas de tecnologia do tipo SaaS são aquelas que fornecem software como um serviço.

Nesse caso, a peculiaridade é a prestação de serviços tecnológicos por meio da nuvem. Ou seja, o cliente paga por um bem intangível, recebido por meio de plataformas virtuais.

Em matéria tributária, há ainda controvérsias a respeito da forma de tributação ideal porque, segundo algumas correntes de especialistas, o SaaS deveria ser tratado como mercadoria.

A verdade é que, por enquanto, não há consenso a respeito da definição desse tipo de prestação de serviços, ora considerada como transferência de tecnologia.

Afinal, eles são tratados também como serviços de streaming, ainda que o STF já tenha uma decisão a respeito, como também veremos adiante.

  • Software House

Já as software houses atuam em um nicho de mercado menos suscetível a controvérsias, embora haja divergências em questão tributária.

Isso porque elas fornecem soluções específicas para empresas, as quais encomendam programas e sistemas feitos sob medida.

Esse tipo de empresa de tecnologia pode, por exemplo, desenvolver desde programas de cadastro de clientes até sistemas inteiros dedicados à gestão.

Como funciona a tributação do ICMS X ISSQN

Enquanto as empresas e tributaristas não chegam a um consenso sobre a melhor forma de tributação para empresas de tecnologia, o Supremo Tribunal Federal (STF) outorgou uma importante decisão em fevereiro de 2021.

Antes de esmiuçar alguns de seus detalhes, cabe uma breve explanação sobre a dinâmica envolvendo os impostos ICMS e ISSQN, o Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza.

O que está em jogo para algumas empresas do segmento de tecnologia é justamente o peso de cada um desses impostos.

Enquanto o ISSQN tem alíquotas mais brandas, o ICMS tem um peso muito maior para algumas delas, até porque não se aplica o sistema de substituição tributária.

Isso ajuda a entender por que o STF decidiu, no dia 18 de fevereiro, que os softwares serão tributados via ISSQN, independentemente de serem de prateleira ou por licenciamento.

Assim sendo, essa é uma decisão que vai ao encontro do anseio de boa parte das empresas de tecnologia, que há muito pediam pela incidência do ISS em suas atividades.

Os principais regimes tributários do Brasil

Como antecipamos na abertura deste conteúdo, a tributação de empresas de tecnologia começa pela escolha certa do regime tributário que, por sua vez, depende do seu faturamento.

Os três elegíveis, nesse caso, são:

  • Simples Nacional — para empresas que faturam entre R$ 130 mil e R$ 4,8 milhões;
  • Lucro Presumido — destinado a empresas que faturem até R$ 78 milhões;
  • Lucro Real — obrigatório para as que têm faturamento superior a R$ 78 milhões.

Cabe frisar que esses regimes tributários fazem com que cada imposto e tributo seja cobrado conforme regras e alíquotas distintas.

Há diferenças consideráveis, ainda, em relação às regras de escrituração contábil, tendo em vista a forma de apuração do imposto a recolher.

No Lucro Real, por exemplo, as regras são mais complexas, já que os impostos só são cobrados caso a empresa registre lucro.

Tal situação não acontece no regime de Lucro Presumido que, como tal, tributa as empresas com base em alíquotas fixas, não importa se sejam ou não superavitárias.

Por fim, temos o Simples Nacional, regime simplificado em que as alíquotas são progressivas.

Principais tributos pagos por uma empresa de tecnologia

Já que estamos tratando dos pilares da tributação para empresas do segmento tecnológico, nada mais justo do que esmiuçar os principais tributos que incidem sobre suas atividades.

Nunca é demais relembrar que, no Brasil, prevalece o pacto federativo em matéria de impostos.

Isso significa que cada estado e município é livre para definir regras, alíquotas e procedimentos no que diz respeito aos tributos internos.

Embora isso garanta a autonomia e independência econômica de cada unidade federativa, por outro lado isso estimula a chamada “guerra fiscal”.

É por isso que impostos como o ICMS são regulados pelos convênios, em que os estados aplicam regras comuns para evitar disparidades tributárias.

Vamos ver brevemente como cada imposto é cobrado e de que forma isso afeta as operações das empresas que desenvolvem tecnologia.

  • ISS

O Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza, mais conhecido como ISS, é o que incide sobre todas as prestações de serviços no Brasil.

Trata-se de um imposto municipal, portanto, suas alíquotas variam de uma cidade para outra.

Não é difícil encontrar, por exemplo, notícias na internet dando conta de que o município X reduziu suas alíquotas para atrair empresas de tecnologia.

Na maioria dos municípios brasileiros, essa alíquota é de apenas 2%, lembrando que o ISS tem como teto a alíquota de 5%.

No entanto, em alguns deles as alíquotas podem variar, dependendo de certas condições e da forma como o software é ofertado.

  • ICMS

Por sua vez, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços é um imposto estadual, com regras de apuração um pouco mais complexas.

Essa é uma das razões pelas quais boa parte das empresas do setor tecnológico defende que esse imposto seja retirado de suas obrigações.

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Além disso, ele tem alíquotas mais pesadas, podendo chegar a até 12%, considerando apenas o ICMS interestadual.

Isso sem contar que, até a decisão do STF, contestava-se que a Receita Federal tratasse dos softwares como mercadoria, especialmente os comercializados em nuvem.

  • IRPJ

Finalmente, o Imposto de Renda para Pessoa Jurídica (IRPJ) é devido anualmente por todas as empresas brasileiras, exceto MEI. Sua alíquota padrão é de 15% sobre o lucro apurado.

Nesse caso, vale prestar bastante atenção à escolha do regime tributário, para a qual a parceria com um escritório especializado em empresas tecnológicas é fundamental, como veremos na sequência.

Como vimos no tópico sobre os regimes tributários, cada um deles têm regras e alíquotas próprias para o IRPJ, podendo ser mais ou menos vantajoso, dependendo do porte da empresa.

  • PIS/COFINS

O Programa de Integração Social (PIS) e a Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS), incidem sobre a receita bruta das empresas, exceto as Empresas de Pequeno Porte (EPP) e MEI.

São cobrados em dois regimes: cumulativo, com alíquotas de 0,65% para o PIS, e de 3% para a COFINS; e não-cumulativo, cujas alíquotas são de 1,65% para o PIS, e de 7,6% para a COFINS.

A importância de contar com um escritório de contabilidade

Tendo em vista a grande quantidade de regras, alíquotas e procedimentos de escrituração, não dá para lidar com os impostos sem o apoio de um escritório competente.

Para as empresas do nicho de tecnologia, isso quer dizer que a parceria contábil precisa entender as dinâmicas específicas do setor, sempre sujeito a novas regras em função da constante inovação.

Além disso, só um escritório especializado em empresas de tecnologia é capaz de prestar assessoria na parte contábil, ajudando a orientar nas decisões desde a escolha do regime tributário.

Isso sem contar que as rotinas contábeis demandam acompanhamento constante, não apenas por serem uma obrigação, mas como forma de orientar estratégias de negócios.

Sendo assim, quanto mais focado em atender empresas do nicho tecnológico, mais preparado para dar suporte em decisões o escritório será.

Erros comuns na tributação para empresa de tecnologia

Nem só de debates a respeito do imposto mais adequado vivem as empresas de tecnologia.

Afinal, como todas as empresas brasileiras, elas estão sujeitas a um regime complexo, cheio de regras e constantes alterações.

Não é de se admirar, portanto, que haja erros frequentes no que concerne à apuração tributária nas PJs do segmento de tecnologia.

Cinco deles você conhece a seguir. Não deixe de acompanhar com atenção!

1. Não criar uma agenda tributária interna

Existem as agendas de obrigações municipais, estaduais e federais, cada uma com suas regras e prazos. As obrigações de cada âmbito são regulamentadas por leis próprias, feitas pelos órgãos de fiscalização que cuidam apenas das suas jurisdições.

Portanto, enquanto é necessário acompanhar a agenda tributária da Receita Federal, também é preciso estar a par da agenda do estado e das datas de apresentação de obrigações ao município.

Por isso, para acompanhar melhor todos os prazos e as diferentes obrigações, o ideal é criar uma agenda tributária interna que englobe as datas de pagamentos e entregas de declarações nos diversos âmbitos.

Dessa maneira, os profissionais responsáveis pelas rotinas ganham poder de antecipação, podendo até se dedicar mais à parte estratégica da tributação. Isso sem contar que as tarefas e informações se mantêm organizadas e as multas por atrasos e omissões são evitadas.

2. Errar em cálculos de impostos e declarações

Diante de uma apuração errada, duas situações podem ocorrer. Uma é quando o imposto é apurado a menos que o devido, o que leva o órgão público competente a cobrar o valor restante, gerando retrabalho ou multa por inconsistência em uma declaração entregue com erro de apuração.

Outra acontece quando o imposto é apurado para mais que o devido — imposto a maior — fazendo com que a empresa perca dinheiro, podendo essa ser uma situação irreversível, considerando o prazo de 5 anos para resgate de valores pagos indevidamente.

Ou seja, nos momentos de apurar impostos é preciso ter muito cuidado e estar com os documentos fiscais bem organizados para que nada passe despercebido. Por exemplo: se a empresa receber um crédito fiscal e não identificá-lo no momento de calcular os impostos, não o aproveitará e pagará mais tributos do que precisaria.

Então, se na sua empresa existe o risco de um erro já ter ocorrido nos cálculos tributários, comece um planejamento tributário de revisão o mais rápido possível. Caso alguma despesa indevida seja constatada, é possível pedir compensação junto à fiscalização comprovando o ocorrido.

Depois disso, outras estratégias de planejamento devem ser instauradas e mantidas consistentemente:

  • planejamento tributário estratégico: aplicado na tomada de decisões em conjunto de medidas de contabilidade gerencial, como veremos mais à frente;
  • planejamento tributário operacional: define o fluxo de trabalhos, incluindo aplicação de dados e recursos técnicos, e tecnológicos ligados à contabilidade, tributos e setor fiscal.

Já para evitar inconsistências em declarações, vale cuidar delas com antecedência para que os profissionais possam revisar os dados em tempo hábil.

Em alguns casos, dependendo da obrigação acessória, é possível contar com ferramentas de auditoria automatizadas.

Como vantagem, elas ajudam a evitar erros humanos facilmente cometidos no momento de lidar com grande quantidade de dados.

3. Não aplicar a contabilidade gerencial

Contabilidade gerencial é a aplicação de rotinas contábeis à gestão empresarial. É a estratégia de utilizar os dados das atividades fiscais, contábeis, tributárias e do departamento financeiro para tomada de decisões estratégicas e análises de negócios.

O erro, nesse caso, acontece mais em função do desperdício de recursos e de investimentos. Ao implementar e manter a contabilidade gerencial, todos os esforços e custos das rotinas administrativas e burocráticas acabam sendo investidos em melhoria da gestão, e ganho de vantagens competitivas.

Logo, os departamentos normalmente vistos como centros de custos e com finalidade de cumprirem obrigações passam a ser agentes de crescimento.

Obviamente, a correção desse desperdício vem com a aplicação da estratégia em ações como criação de relatórios personalizados e integração de setores.

Vale, ainda, apostar na melhoria da comunicação entre diferentes profissionais e na aproximação do gestor contábil com os tomadores de decisões estratégicas.

4. Manter documentos fiscais desorganizados

Quando os documentos fiscais não estão bem-organizados e armazenados de maneira que facilite a localização de itens, podem ocorrer outros erros — como no processo de apuração de impostos.

Outro motivo pelo qual a desorganização de documentos se torna um dos grandes erros contábeis é o aumento do risco fiscal. É o que acontece quando, por ocasião de uma fiscalização, a empresa se arrisca a ser autuada em virtude da falta de organização.

Para corrigir esse erro, cabe investir em automação de processos, como em um software de gestão de documentos fiscais que também facilite todas as atividades relacionadas, Outra solução nesse sentido são as ferramentas de gestão tributária que tenham a função de recuperar documentos recebidos a partir do CNPJ da empresa.

5. Ignorar os princípios contábeis

A contabilidade gerencial é norteada por princípios pelos quais as empresas mantêm a transparência e, ao mesmo tempo, se habilitam a realizar lançamentos e análises confiáveis. Um desses princípios é o da prudência, que visa a determinação dos menores valores plausíveis a ativos e dos maiores a passivos.

Então, erros como supervalorizar ativos e subestimar depreciação, por exemplo, mesmo quando não ocorrem por má-fé, acabam demonstrando nos documentos contábeis uma realidade patrimonial que não existe. Por fim, esses números incorretos podem induzir tomadores de decisão a erros em suas ações por se verem diante de cenários distorcidos sem terem ciência disso.

Legalmente, os problemas podem vir com cobranças dos órgãos de fiscalização, visto que transmitir o Sped Contábil com dados inconsistentes ou maquiados rende pesadas multas quando um fiscal identifica os equívocos nas declarações.

Dessa forma, a solução para evitar erros contábeis passa por levar sempre em conta os princípios da ética na contabilidade. Além disso, é obrigação da empresa escriturar suas informações tributárias conforme os documentos comprobatórios e projeções realistas de valores patrimoniais.

Vimos neste conteúdo quais são os princípios elementares da tributação para empresas de tecnologia, algumas de suas nuances e regras aplicadas.

Temos certeza de que, a partir de agora, você terá muito mais segurança ao tomar decisões sobre impostos, nas quais a participação do contador continua indispensável.

Para finalizar, fica a indicação de leitura para complementar o que você acabou de aprender aqui, em um artigo completo sobre as diferenças entre os regimes Lucro Real e Presumido.

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