Sem dúvida, elaborar a folha de pagamento corretamente é um dos passos mais importantes para uma gestão financeira efetiva do negócio. É por meio desse documento que informações de salários, horas extras, 13º salário e outros benefícios serão apresentados e pagos ao colaborador.

Embora a folha de pagamento não seja uma fonte de receita e lucratividade para o empresário, se ela não for elaborada e processada corretamente pode colocar os negócios em maus lençóis.

As empresas, bem como startups, devem cumprir uma gama de normas e regulamentos, quando se trata da confecção da folha de pagamento. Por isso, é preciso muita atenção e conhecimentos específicos para lidar com todas as exigências.

Para ajudar você a conferir a folha de pagamento da sua startup corretamente, continue a leitura e fique por dentro das principais informações para uma eficiente gestão financeira. Vamos lá?

Quais as principais informações que devem constar no holerite?

Holerite é o documento que toda empresa deve emitir, contendo as informações de todas as possíveis deduções, acréscimos, gratificações e demais itens que, quando somados, definem o salário bruto do funcionário. Ele é um documento que deve ser entregue a todos os colaboradores junto ao pagamento do salário.

Na hora de elaborar o holerite, é importante seguir algumas especificações, já que existem tópicos obrigatórios que devem estar presentes no documento, possibilitando um controle adequado. Mas quais são esses dados? Acompanhe!

Dados básicos

Dados da empresa: geralmente, consta na parte superior do holerite os dados da empresa, CNPJ e demais informações de cadastro perante os órgãos públicos.

Dados do funcionário: abaixo das informações sobre a empresa são apresentados os dados do funcionário, como nome e cargo que exerce, mas pode constar também o responsável pelo setor etc.

Salário: deve ser apresentado o salário bruto do funcionário, sem as deduções, acréscimos ou qualquer outro eventual valor.

Horas extras: é importante a empresa especificar as horas extras realizadas pelo funcionário no holerite. Isso ajuda a ter um maior controle sobre as horas trabalhadas dos colaboradores e a evitar ações trabalhistas e demais dores de cabeça.

Adicionais: devem ser especificadas todas as informações sobre bonificações e outros ganhos. Por exemplo, insalubridade, periculosidade, adicional-noturno, entre outros.

Deduções legais

Contribuição com a previdência: o empreendedor deve ficar atento as principais deduções, principalmente aquelas que são obrigatórias e que envolvem descontos com a previdência. O valor varia conforme o salário recebido pelo funcionário e pode ir de 8% a 11%.

Descontos de adiantamentos: algumas empresas costumam adiantar o salário dos funcionários. Quando isso acontece, é importante especificar no holerite essa informação.

Imposto de Renda na Fonte (IR): esse imposto é calculado sobre o valor do rendimento do trabalhador depois de deduzida a contribuição do INSS.

Vale-transporte: diz respeito aos gastos que o empregador tem com o deslocamento do empregado, para realizar o percurso entre a sua casa e o local de trabalho e vice-versa.

Outros benefícios: outros descontos também podem estar contidos no holerite, como planos de saúde, seguro, previdência privada etc.

Após todas as especificações das informações que compõe o salário bruto do empregado, o rodapé do documento indica os valores do salário-base, da contribuição do INSS, a base de cálculo do FGTS (bem como o FGTS do mês), a base de cálculo do Imposto de Renda, a faixa do Imposto de Renda e, por fim, o salário líquido que o funcionário tem direito a receber.

O que deve ser feito para uma boa gestão da folha de pagamento?

A folha de pagamento representa a maior fonte de gastos de uma empresa, podendo equivaler a mais de 20% de todas as receitas geradas. Por isso, sua gestão e controle se tornam tão importantes.

Quando a folha de pagamento é bem elaborada ela consegue refletir a real situação do negócio e auxilia em uma rotina operacional eficiente como:

  • maior agilidade nos processos;
  • geração de relatórios precisos;
  • histórico de cada colaborador;
  • centralização das informações e dados trabalhistas e previdenciários;
  • eficácia e eficiência no controle financeiro, entre outros.

Gerir com eficiência a folha de pagamento requer atenção e planejamento financeiro. É preciso decidir qual a melhor maneira de atender as necessidades do negócio e cumprir com todas as exigências legais. Isso porque os itens que compõem a folha de pagamento também compõe a saída de caixa e refletem diretamente na saúde financeira da organização.

Por exemplo, a previsão de férias deve estar especificada no holerite. Para isso, é importante realizar uma reserva mensal para que o caixa esteja preparado para realizar o pagamento.

Planejar o pagamento e realizar projeções são, sem dúvida, diferenciais para a gestão de sua folha de pagamento. É preciso que todos os dados estejam organizados.

Ter as informações em mãos fará com que tudo que for relevante seja apresentado, evitando erros e omissões que possam levar ao descontentamento dos colaboradores e redução da produtividade e desempenho.

Como conferir a folha de pagamento corretamente?

Muito mais que um processo burocrático, a correta elaboração da folha de pagamento para startups representa o ponto chave para o crescimento e continuidade sustentável dos negócios.

Na falta de conhecimento necessário para a correta elaboração do documento, uma série de consequências podem comprometer a longevidade do empreendimento e levar ao fechamento das portas.

Acompanhe algumas dicas e aprenda como gerir com eficiência a folha de pagamento da sua empresa.

Invista em tecnologia

Não tem como fugir, a tecnologia é a grande aliada das empresas nos processos de elaboração e gestão da folha de pagamento. Com a necessidade de automatização e integração dos dados, é fundamental contar com ferramentas e recursos que possam ajudar a melhorar os resultados.

Se por muito tempo o cálculo da folha de pagamento foi realizado manualmente ou por meio de planilhas, atualmente, isso não é uma realidade. Com a obrigatoriedade do eSocial e as inúmeras exigências, empresas devem investir em softwares de gestão para manter as informações integradas e gerar com eficiência a folha de pagamento.

Fique atento ao registro da jornada diária dos colaboradores

O princípio base da correta elaboração da folha de pagamento está em apurar as horas trabalhadas de cada funcionário, bem como seus atrasos, horas extras e demais itens que compõem sua remuneração.

Todas as informações referentes ao horário de saída e entrada, horas extras e faltas devem ser registradas e, se possível, de modo eletrônico, sendo essa a melhor forma de evitar erros, fraudes e perdas de informações.

Mantenha uma padronização no quadro de cargos e salários

Para evitar problemas internos, mantenha os funcionários separados por cargos e categorias. Além de ajudar na definição do papel de cada um dentro da organização, essa é uma maneira eficiente de gerir a folha de pagamento.

Por isso, padronize a folha de pagamento e mantenha a devida separação por cargo e salário, assim como a distribuição de benefícios.

Essa separação ajuda a entender a estrutura operacional do negócio, por exemplo, quantos colaboradores há em cada área, quais áreas recebem mais investimentos e quais merecem maior atenção.

Fique atento aos prazos

Não deixe para a última hora o levantamento das informações que devem ser inseridas na folha de pagamento. O empreendedor deve ficar atento aos prazos, já que existe uma data fixa para a realização dos pagamentos ao empregado.

Logo, é preciso organizar a rotina de trabalho e o fluxo de operações para que o documento seja emitido na data correta e o pagamento seja feito dentro do prazo.

Conte com assessoria especializada

A falta de tempo e a necessidade de investir em áreas que requerem maior atenção são alguns dos motivos que exigem do empreendedor a busca por uma assessoria especializada, para a correta elaboração e gestão da folha de pagamento.

Com o auxílio de profissionais especializados e capacitados, é possível deixar tarefas mais burocráticas e que exigem uma maior atenção e conhecimento, como a conferência da folha de pagamento. Contar com uma empresa terceirizada é a melhor solução para evitar problemas trabalhistas e ainda ter toda a rotina financeira da empresa monitorada e acompanhada com eficiência.

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