O e-Social é um importante sistema do Governo Federal cujo objetivo é facilitar o repasse de informações sobre os empregados, a fim de garantir direitos previdenciários e trabalhistas.

Com ele, etapas fundamentais em gestão de pessoas e regularização trabalhista passam a fazer parte de um mesmo banco de dados, agrupados e condensados, tornando toda a movimentação de informações entre empresa e Governo mais prática e ágil.

Para você entender melhor como funciona o repasse de informações ao e-Social e qual a importância de uma boa gestão, fique atento ao conteúdo de hoje. Vamos lá!?

Como fazer o repasse de informações do e-Social corretamente?

O sucesso no processo de implementação do e-Social está na qualificação e atualização cadastral. Por isso, o primeiro passo é fazer uma boa análise das informações e a reparação dos dados a serem enviados por meio do sistema.

Para uma implementação tranquila e eficaz é fundamental que o gestor mantenha uma base de dados atualizada, com horários de trabalho, eventos da folha de pagamento, cargos dos trabalhadores etc. Não há mistérios e complicações. Todas as informações correspondentes ao empregado e empregador serão enviadas por meio do e-Social.

No entanto, é preciso ficar atento à natureza dos fatos e aos respectivos prazos de envio de cada relatório. Dados de admissão e desligamentos devem ser repassados ao e-Social no ato da contratação ou demissão. Já informações sobre a folha de pagamento devem ser agregadas até o dia 7 do mês posterior aos eventos.

Todo esse processo garante o recolhimento de tributos e do FGTS de forma mais prática, acertada e eficiente. De forma simples, o e-Social reduz uma série de obrigações acessórias, como GFIP, CAGED, RAIS, DIRF, DCTF, MANAD, folha de pagamento, GRF e GRRF.

Com o novo recurso, as empresas podem unificar o envio das suas informações e, o melhor, feito tudo de forma digital, porém individual.

Como funciona o calendário de implementação?

Muitos empreendedores acreditam que a implementação do e-Social vai trazer uma série de burocracias e mudanças na estrutura de operação da empresa. De certo modo, isso é uma afirmação verdadeira!

O repasse de informações do e-Social possibilita que as empresas tenham acesso direto a vários órgãos e fontes de informação, direcionando o recolhimento e o atendimento de diversas obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias requisitadas.

Outra grande vantagem do repasse de informações do e-Social é a viabilização da transmissão e automação de uma série de informações e histórico de todos os empregados, além, é claro, da padronização e incorporação dos cadastros físicos e jurídicos junto ao Governo.

Quanto ao cronograma de implementação, ele segue em 4 grupos com datas específicas:

  • empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões — a partir de janeiro/2018;
  • empresas com faturamento anual de até R$ 78 milhões — julho/2018;
  • empregador pessoa física, optantes pelo Simples Nacional e demais entidades sem fins lucrativos — janeiro/2019;
  • órgãos públicos e organizações internacionais — janeiro/2020.

Para todos os grupos acima definidos, cada fase terá duração de 2 meses, subdivididas em 5 fases:

  1. realização do cadastro do empregador e tabelas;
  2. dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas(eventos não periódicos);
  3. folha de pagamento;
  4. substituição da Guia de Informação à Previdência Social (GFIP);
  5. dados referentes à saúde e segurança do trabalhador (SST).

O e-Social é uma transformação na rotina e funcionamento das empresas. Isso significa que ele exige uma mudança estrutural na organização com o objetivo de conciliar as informações trabalhistas, fiscais e tributárias e mantê-las de acordo com as premissas das legislações.

Como fazer uma boa gestão das informações?

Muito além de ser uma obrigatoriedade para muitas empresas, o repasse de informações do e-Social se torna uma importante ferramenta de gestão, destacando alguns benefícios. Veja abaixo!

Melhoria do controle sobre o cadastro dos funcionários

A obrigatoriedade de manter as informações em dia e sempre atualizadas torna-se uma importante ferramenta de gestão, possibilitando que o empreendedor tenha mais controle sobre os dados dos seus colaboradores e, assim, facilite a comunicação com cada um deles.

Conhecendo o perfil de cada um de seus empregados é possível elaborar o perfil da equipe e estabelecer uma estrutura mais eficiente quanto ao Plano de Cargos e Salários, por exemplo.

Automatização no envio de informações

Com máxima relevância, a automatização no envio de informações é um dos principais benefícios do e-Social. O sistema finalmente inaugura a agilidade e a transparência necessárias às empresas, permitindo otimização do tempo de trabalho e mais produtividade às equipes responsáveis pelo repasse de informações.

A automatização do e-Social também facilita o cumprimento de diversas obrigações, como, por exemplo, prazos de envio de informações sobre admissão do colaborador.

Realização dos cálculos trabalhistas mais precisos

Com o e-Social será possível acompanhar a ficha cadastral de cada um dos funcionários e realizar de modo mais correto e preciso os cálculos acerca dos seus direitos trabalhistas.

Isso significa que informações de vencimentos e benefícios, do que eles têm a receber e demais verbas passam a ser realizados com maior exatidão, evitando ações judiciais e demais penalidades.

Segurança em relação às fraudes

Com as informações repassadas aos órgãos fiscalizadores por meio de uma plataforma digital, em uma única base de dados, todos os dados passam a estar assegurados contra acessos indevidos e demais omissões na hora de recolher os tributos.

Isso não apenas traz uma série de benefícios aos empregadores, mas também ao público em geral, que passa a ter suas informações disponibilizadas de forma transparente e igualitária.

Além disso, o e-Social possibilita que haja uma maior transparência na prestação das informações aos órgãos fiscalizadores, agindo de forma rápida e ágil sobre as não conformidades com a legislação. Aqueles que apresentarem uma postura incorreta ou que leve a premissa de sonegação passam a ter menos credibilidade no mercado.

Facilidade na recuperação das informações

Por meio do e-Social as empresas poderão ter acesso facilitado a todas as informações que foram encaminhadas aos órgãos fiscalizadores. Isso acontece porque o próprio sistema dispõe de um backup automático dos registros, o que elimina erros e falhas no momento de repasse. Além disso, reduz o risco de problemas com a fiscalização.

Conclusão

Com o e-Social os colaboradores passam a ter uma efetiva garantia dos seus direitos trabalhistas, o que torna a concessão de algumas vantagens mais rápidas e menos burocráticas em relação aos fatos do dia a dia da organização.

Agora que você já está por dentro da importância do repasse de informações do e-Social, complemente sua leitura com outro conteúdo: “Contratação #3: quais são os documentos necessários?”.

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