O inventário patrimonial é um processo que busca registrar, de maneira detalhada, os bens de uma empresa. Apontado como um dos grandes desafios da gestão de patrimônio, a sua realização exige muita atenção. Afinal, listar corretamente todos os ativos físicos do negócio permite não só o controle dos equipamentos, como pode garantir a sua conservação e reduzir custos em manutenção.
O artigo de hoje apresenta uma visão geral sobre o inventário patrimonial. Acompanhe a leitura para conhecer os benefícios de realizá-lo e entender como pode ser feito.
O que é o inventário patrimonial?
Em síntese, o inventário patrimonial é o registro dos bens de uma determinada empresa, que podem ser:
- imóveis;
- maquinários e equipamentos;
- veículos;
- móveis;
- artigos de informática;
- eletrônicos.
Ele não apenas registra, como classifica de acordo com o seu uso e estado de conservação. Vamos supor que o departamento de marketing precise do Datashow para apresentar um novo produto. O profissional registra a data que pegou o equipamento da empresa e deve devolvê-lo nas mesmas condições de uso em que foi retirado.
Quando fazer um inventário?
O mais recomendado é que os inventários sejam realizados periodicamente, com a ajuda de um especialista ou de uma empresa terceirizada. É muito importante que esse registro se mantenha atualizado, para que os equipamentos possam ficar protegidos.
Qual a importância do inventário patrimonial?
Quando o inventário patrimonial é realizado, são afixadas etiquetas patrimoniais em cada bem, que permitem:
- Documentar que aquele insumo pertence e é controlado por uma empresa;
- Fornece um número de identificação único, que facilita o controle do uso destes ativos;
- Auxilia nas etapas de conciliação física X contábil.
Como o inventário exige que essas etiquetas sejam fixadas, como também a observação do estado de conservação e estabelecer um regime de uso, a tendência é que qualquer equipamento dure muito mais. Além de ser uma forma de protegê-lo de possíveis furtos, já que a etiqueta não é simples para ser tirada.
Imagine você que a sua empresa precisa constantemente realizar apresentações fora do seu espaço físico. Por isso, constantemente, precisa levar notebooks, tablets e retroprojetores. Ter o registro desses ativos e um controle de entrada e saída dos mesmos permite total controle sobre o uso de cada ferramenta.
Além disso, há um registro do responsável pelo uso naquele momento. Isso significa que a empresa terá a quem recorrer caso ocorra qualquer sinistro em um determinado período de tempo.
Quais os benefícios?
Realizar o cadastro físico de bens e mantê-lo atualizado tem impacto positivo direto em muitas questões que envolvem uma startup. Reunimos alguns desses benefícios a seguir.
Contratação de seguro patrimonial
Toda empresa que zela pelo seu patrimônio deve mantê-lo assegurado de roubos, depredações e outras situações adversas. Já imaginou ter a sua empresa invadida e os equipamentos roubados ou danificados?
O inventário patrimonial dá o suporte adequado para que você contrate o seguro do seu patrimônio a um valor justo, garantindo total cobertura em caso de sinistro.
Financiamento
Caso a empresa necessite fazer um financiamento, as informações reveladas no inventário patrimonial fornecem informações precisas sobre os bens, que podem ser dados como garantia ao empréstimo.
Conservação de bens
No caso dos equipamentos eletrônicos, o inventário patrimonial permite que os bens se mantenham conservados por mais tempo, já que o usuário é responsabilizado pelo uso em determinado período de tempo.
Como Fazer o Inventário Patrimonial
Um inventário patrimonial eficiente pode ser preparado em 6 etapas. Conheça agora quais são elas:
1. Planejamento
Consiste no diagnóstico da situação atual da empresa, na análise das reais necessidades e na definição do planejamento em si. Ou seja, aqui a empresa deve listar todos seus bens, definir quais serão utilizados, quem será o responsável pela liberação dos equipamentos e outras questões relacionadas.
2. Execução
Etapa de identificação de todos os bens físicos do negócio, com etiquetas numeradas e seriadas.
3. Levantamento e conciliação
Aqui, são analisados saldos com o balancete, padronizadas descrições, verificar se os bens estão contabilizados e operacionalmente ativos, além de realizar a reconstituição contábil caso necessário.
É muito importante que as notas fiscais dos bens adquiridos sejam devidamente guardadas não só por questões de fiscalização, mas também para comprovar a movimentação da empresa e poder efetuar eventuais reparos.
4. Saneamento
Etapa que busca eliminar as sobras – tanto as contábeis como as físicas –, analisado cada caso individualmente e buscando a solução mais adequada para tal.
Ou seja, após organizar a documentação, a empresa vai ter domínio sobre o que ainda está em funcionamento, o que necessita reparos, o que pode ser vendido, entre outros.
5. Implementação de normas e procedimentos
Hora de revisar ou criar normas para controle, movimentação e uso dos bens, com o principal objetivo de manter o controle e conservação do patrimônio.
Na primeira etapa, a empresa definiu o que pode ser usado pelos colaboradores, quais equipamentos podem ser levados para reuniões externas, entre outros assuntos pertinentes. Agora, tudo deve ser transformado em regras, normas de conduta e orientações. É interessante compor um manual e fornecê-lo aos colaboradores.
6. Finalização
Hora de transformar todas as informações captadas nos cinco passos anteriores em relatórios escritos e de imagens, com fotos de todos os ativos patrimoniais da empresa. Essas fotos e descrições também podem ajudar na composição do manual citado acima.
Vale lembrar que a normativa não precisa, necessariamente, ser impressa. A computação em nuvem e relatórios sistematizados são uma forma prática, rápida e segura de manter o uso dos ativos de uma empresa organizados, atualizados e ao alcance dos responsáveis pelo controle.
Fazer um inventário patrimonial não é tão simples, mas extremamente relevante para garantir o crescimento organizado e a manutenção adequada dos bens de uma empresa. O controle do patrimônio não é só uma medida burocrática, mas também inteligente de manter os ativos protegidos e conservados, evitando prejuízos e, consequentemente, garantindo economia em recursos.
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