Na rotina da contabilidade, o corre-corre para realizar o fechamento contábil é muito frequente. Isso porque alguns clientes simplesmente deixam de entregar algumas informações, os dados estão incorretos e assim por diante. Por essa razão, se torna primordial investir na integração contábil.
Sabemos que os empreendedores não fazem isso de propósito. No entanto, como o seu foco não se mantém apenas na contabilidade, eles podem esquecer alguns prazos e simplesmente deixar de enviar informações importantes.
Pensando em tornar essa tarefa mais fácil, tranquila e organizada, nós preparamos este post. Portanto, fique conosco e entenda exatamente o que é a integração contábil e descubra quais são as 7 principais vantagens dessa solução para a sua empresa. Confira!
O que é a integração contábil?
É uma ferramenta utilizada para captar lançamentos diretamente para o sistema contábil. Isso significa que através dela é possível utilizar as informações geradas no software de gestão para importá-las ao sistema contábil.
Essa função agiliza o processo de alimentação do sistema, dispensando as atividades manuais e repetitivas. Além disso, não é preciso receber, conferir e organizar documentos, o que reduz significativamente o risco de erros no registro de dados.
O escritório contábil simplesmente recebe as informações de forma totalmente automatizada e conectada por meio do software de integração. Consequentemente, se resolvem os problemas com o cumprimento de prazos, incompatibilidade de dados ou até a mesmo a falta de alguns deles.
Quais são as vantagens dessa integração?
Agora que você já sabe o que é a integração contábil, confira as vantagens que essa solução proporciona para o negócio.
1. Aumento da produtividade
Algumas tarefas operacionais se transformam em atividades repetitivas, que poderiam ser automatizadas de alguma maneira. Esse é o caso da alimentação dos sistemas contábeis, que se configuram como retrabalho quando é feito de forma manual.
Imagine que alguém precisou digitar uma série de dados de entrada no sistema de gestão da sua empresa. Essa pessoa teve que conferir documentos, inserir todas as informações no software e organizar as versões físicas para arquivar. Esses dados já fazem parte de um banco, mas, em vez de utilizá-los, a equipe de contabilidade realiza todo o processo novamente: confere, digita as informações e arquiva.
Todo o tempo utilizado nessa tarefa poderia ser otimizado e redirecionado para algo mais produtivo. O resultado é que todo o trabalho é feito em muito menos tempo, possibilitando que as equipes direcionem seus esforços para atender outras demandas ou criar soluções.
2. Melhora da competitividade
O simples fato de aumentar a produtividade já melhora as chances da empresa alcançar uma maior competitividade, já que ela se torna capaz de entregar mais resultados. No entanto, investir na automação dos dados para os sistemas contábeis também proporciona outros benefícios.
Há uma redução no custo do serviço, visto que a agilidade do processo é muito maior. Logo, se a empresa consegue atender mais clientes ou investir esforços para melhorar procedimentos internos, ela está aumentando seu potencial de lucratividade.
A redução de erros e a consequente confiabilidade do serviço, assim como dos demonstrativos contábeis, aumenta a eficiência da tomada de decisões do negócio.
3. Adequação às exigências legais
A legislação tributária brasileira passa por frequentes mudanças. Isso demanda que as equipes se mantenham atualizadas, dificultando um pouco o seu trabalho diário. Com uma ferramenta adequada, a organização pode contar com um software atualizado e que inclua as alterações fiscais. Desse modo, informar-se sobre as últimas mudanças, se torna mais simples e rápido.
4. Redução da burocracia
A contabilidade é um setor que tem que arcar com uma série de burocracias. No entanto, isso pode ser modificado, optando por soluções que otimizem o armazenamento e a troca de informações, como a integração contábil.
A busca de informações em documentos, os deslocamentos para transportá-los de um arquivo para outro, as reuniões e outras atividades semelhantes podem simplesmente deixar de existir nesse setor. Desse modo, o acesso às informações se torna mais fácil e a burocracia, menor.
5. Maior segurança e acessibilidade de dados
A tecnologia é capaz de proporcionar certos benefícios para a gestão de empresas sem comprometer a segurança de suas informações. Por isso, a integração contábil é tão confiável, pois cria uma conexão entre os dados, transmitindo-os de modo rápido e protegido.
Além disso, como você já viu até aqui, os riscos de que aconteçam erros durante o reprocessamento de informações são reduzidos. Assim, os lançamentos se tornam precisos, agilizando inclusive a rotina de conciliação contábil.
6. Comunicação otimizada
Final de mês é sempre um período corrido e até mesmo estressante para o setor de contabilidade. É uma enxurrada de relatórios chegando na caixa de e-mail, solicitações de dados importantes, conciliações que não fecham e outros imprevistos.
A consequência disso é uma enorme perda de tempo buscando informações incompletas, distribuídas em diversos canais de comunicação, dificultando a vida do contador e comprometendo os prazos. A integração contábil serve exatamente para conter essa maré de comunicação ineficiente e desorganizada.
Com a ferramenta, todos os dados são concentrados em um único lugar: o painel de controle. Além disso, em caso de alertas a respeito de documentos ou prazos, a notificação é feita de maneira centralizada.
7. Satisfação da empresa
Algumas empresas simplesmente não têm tempo para dedicar seus esforços às rotinas contábeis do negócio. Além disso, nem todos os empreendedores são qualificados para analisar os relatórios adequadamente.
Por isso, grande parte dos gestores optam pela ajuda de contadores para cuidar dessas atividades. A integração contábil, nesse caso, torna o processo de envio de relatórios e dados automatizado, concentrado em um só espaço, economizando tempo e dinheiro, sem abrir mão da eficácia.
Como você viu até aqui, a integração contábil é muito benéfica para a sua empresa e também para o escritório que você escolher como parceiro, já que facilitará a comunicação entre vocês e criará certa conectividade entre as informações compartilhadas.
Se você quer saber como melhorar ainda mais a situação da sua empresa e como realizar uma integração contábil eficiente, não perca mais tempo. Entre em contato conosco e deixe-nos ajudá-lo nessa missão!
