Entre outras características, startups são baseadas em escalabilidade nas suas atividades, para atenderem a demandas maiores sem aumentar os custos na mesma proporção, e também serem eficientes conforme o volume se eleva. E esse modelo de funcionamento tem de ser levado à estrutura financeira e contábil do negócio.
Ela tem de ser repetível, eficiente para o crescimento e não exigir custos maiores progressivamente. Do contrário, o empreendimento pode ter sérios problemas e defasagem em seus resultados.
Por isso, veja agora nossas 8 dicas para aplicar a escalabilidade às finanças e à contabilidade. Acompanhe a leitura para conferir!
1. Mapeie processos e identifique seus pontos críticos
O primeiro passo para planejar a expansão dessa estrutura é ter um desenho dela. Revendo os processos passo a passo, é possível saber quais são repetíveis e devem ser mantidos e quais têm de ser substituídos ou corrigidos para que se tornem escaláveis.
Essa tarefa também é importante para que os pontos críticos das áreas — inclusive quando uma encontra a outra — sejam identificados. Ainda que todos os procedimentos sejam importantes, os críticos e suas relações são especialmente influentes.
Por exemplo, os pontos críticos das finanças podem ser:
- o sistema de cobrança e reconhecimento de recebimentos;
- os fechamentos de fluxo de caixa e suas projeções;
- o pagamento das obrigações;
- estabelecimento e manutenção de indicadores financeiros.
E os da contabilidade podem ser:
- fornecimento de demonstrativos de curto e longo prazos;
- conciliação bancária;
- fechamentos mensais e anuais;
- apuração de tributos;
- emissão das notas fiscais;
Os pontos que citamos acima têm alguma relação com, pelo menos, um ponto de outra área. E também têm potencial, individualmente, para prejudicar o funcionamento estrutural e a análise dos resultados.
2. Planeje a escalabilidade para se manter no longo prazo
Depois que a dica acima for posta em prática, é o momento de realizar a escalabilidade da estrutura financeira e contábil. É preciso estabelecer com antecipação o modelo de funcionamento das finanças e da contabilidade de forma que os processos sejam repetíveis e eficientes.
Em suma, isso é fazer com a estrutura o que startups geralmente fazem primeiramente com suas operações no plano de negócios. Esse planejamento passa por estudo das melhores formas de realização de cada processo, observação do funcionamento, testes e análise de sucesso. Depois, mudanças e correções são feitas e também a forma de manter o funcionamento é consolidada.
Por exemplo, essa etapa pode estabelecer:
- pagamento automático das despesas por débito direto autorizado (DDA);
- sistema de pagamento de funcionários por crédito em conta automatizado;
- realização da conciliação bancária de acordo com os dados bancários do financeiro, em integração com a contabilidade;
- automação de emissões de cobranças, envio e identificação de recebimentos e inadimplência.
Todas as formas de proceder que colocamos como exemplo não geram custos cada vez mais pesados ao negócio quando são escalados. Além disso, asseguram que uma grande demanda de processos e informações sejam processados com a mesma eficiência de procedimentos voltados a demandas pequenas.
3. Escolha a ferramenta de gestão adequada
Como você percebeu, a escalabilidade exige que processos sejam automatizados. Pois chegará o momento em que será muito difícil e extremamente contraproducente manter procedimentos manuais. E a grande demanda, junto ao volume de informações, será um fator que facilitará os erros humanos.
Por exemplo, torna-se muito demorado olhar todos os lançamentos das contas bancárias da empresa e ainda conciliá-los com a contabilidade um a um. Além disso, tal forma de trabalho é propensa a erros — que serão tão difíceis e demorados para serem corrigidos quanto foi o primeiro. Aliás, é sempre bom lembrar que o retrabalho significa perda de dinheiro.
O mesmo vale para tarefas como emitir cobranças, identificar seus pagamentos, colocar esses valores no fluxo de caixa e ainda lançá-los na escrituração contábil. Fazer tudo isso manualmente é criar um enorme gargalo e desperdiçar dinheiro e tempo do negócio.
Por esses motivos, e tantos outros, o ideal é contar com um bom sistema de ERP para escalar a estrutura financeira e contábil de forma integrada. É importante conferir se ela atende a todas as necessidades que a empresa tem e pode ter, e se é capaz de atender à escalabilidade de processos e dados.
4. Defina a integração correta entre a estrutura financeira e contábil
O financeiro é mais independente que a contabilidade. As movimentações de entrada e saída de recursos são diretamente registradas em fluxo de caixa e nos extratos bancários, por exemplo. Já os resultados e relatórios contábeis dependem das informações recebidas do financeiro, e de como são entregues.
Por isso, é essencial estabelecer uma forma de integração — de maneira que processos sejam alinhados e a contabilidade possa cumprir seu papel com sucesso. Um bom critério são os centros de custos. Eles garantem a correta escrituração contábil de despesas.
Estabelecendo esse centro, gastos com marketing, por exemplo, serão alocados nele, enquanto que os custos do departamento pessoal, por sua vez, não serão misturados com os demais e também estarão segmentados.
Essa classificação, além da segmentação de registros, permite uma melhor análise de despesas e resultados demonstrativos.
5. Planeje a inserção das pessoas nos processos
Um planejamento escalável tem de ser facilmente repassado a outras pessoas ou permitir a inserção delas sem problemas. Então, é preciso que haja um plano de ação para captação e alocação de recursos humanos na estrutura.
Por exemplo, se um gestor financeiro e dois auxiliares são suficientes para manter o sucesso da estrutura e de sua automação com 50 clientes, sabe-se que quatro podem ser precisos para suprir a demanda de 100 clientes.
Até esse ponto é tudo muito simples, pois trata-se somente da carga de trabalho e tamanho da equipe. Porém, é fundamental também ter um modelo de inserção de novos responsáveis por manter o processo funcionando.
Um novo auxiliar, por exemplo, não precisa ser especialista em análise de resultados. Mas um treinamento que o deixe preparado para as funções e para lidar com a ferramenta e suas informações já deve estar pronto para aplicação quando a contratação for necessária.
6. Crie de uma estrutura contábil em rede
A criação de uma estrutura contábil em rede está baseada no alinhamento de processos e na adoção de ferramentas tecnológicas. O primeiro ponto a ser contemplado é a análise dos processos em cada escritório ou filial da empresa.
Ao analisar os processos e identificar pontos de defasagem e possível melhoria, será mais fácil alcançar um alinhamento, propor mudanças e encontrar soluções para os problemas mais comuns na estrutura contábil. Uma forma de tornar esse processo mais eficiente é contar com líderes capazes de se comunicar de forma mais objetiva com a equipe e de orientar sobre as novas tecnologias adotadas.
O papel da tecnologia na criação de uma rede de estrutura contábil é tornar processos mais ágeis e centralizados, contribuindo para o seu alinhamento e para a sua eficiência. Alguns softwares e outros programas de gerenciamento em equipe podem ser de grande ajuda para a criação de uma rede eficiente.
Assim, a estrutura contábil da sua empresa contará com uma equipe que trabalha sob os mesmos preceitos e em busca dos mesmos objetivos, aliada à tecnologia apropriada, para que os processos ganhem em qualidade e eficiência.
7. Organize a estrutura financeira da empresa
É muito comum que parte dos problemas geralmente encontrados no setor financeiro de empresas estejam ligados a uma desorganização na estrutura gerencial. Normalmente, os problemas mais comuns são: a mistura de finanças pessoais com finanças da empresa; o não uso de indicadores de desempenho; e a falta de uma política de controle de estoque.
Primeiramente, a prática de misturar finanças pessoais com as da empresa pode gerar transtornos que vão se tornar difíceis de solucionar. Por isso, é fundamental que sócios e proprietários que trabalhem na empresa definam um pró-labore pelas funções que desempenham.
Em segundo lugar, é preciso que a empresa tenha metas e objetivos definidos, para que seja possível adotar indicadores que ilustrem o desempenho do setor financeiro. O uso de bons indicadores será crucial para determinar mudanças nos processos e procedimentos adotados.
Por fim, o controle de estoque é outro fator que contribui para a desestabilização da estrutura financeira. O acúmulo de produtos gera custos, que vão se elevando a curto e longo prazo. Por outro lado, a falta de produtos pode também ser altamente prejudicial, pois significa que a empresa está deixando de fechar negócios.
Além das questões citadas, outras, como gestão de fornecedores, negociação de pagamentos e definição de orçamento anual, são práticas fundamentais para uma boa organização da estrutura financeira.
8. Classifique e organize documentos
A desorganização com documentos, além de causar gargalos nos processos, pode transparecer para os clientes como mau atendimento. Portanto, ter um bom sistema de classificação e organização de documentos ajuda tornar a rotina de trabalho mais produtiva.
Para organizar os documentos, algumas medidas simples podem ser tomadas. Como:
- “reciclar” os arquivos, descartando os documentos que não serão mais necessários;
- criar métodos de classificação e nomeação dos documentos — medida que torna mais fácil o acesso a eles e contribui de forma geral para a organização;
- criar conjuntos de documentos, o que pode ser feito em pastas, quando eles forem de arquivos relacionados — por exemplo, obrigações fiscais, clientes, notas de compra e serviço etc.;
- digitalizar documentos e armazenar em nuvem: embora alguns arquivos sejam imprescindíveis no formato físico, grande parte dos papéis podem ser digitalizados e armazenados em nuvem — essa prática também ajuda na organização e garante a segurança dos documentos.
As dicas que trouxemos aqui vão ajudar sua empresa a criar uma estrutura sólida, capaz de suportar a escalabilidade natural dos negócios. Adotar essas práticas é fundamental para que uma organização com um bom potencial de crescimento não se atrapalhe na própria gestão, passe a dar prejuízo e chegue a falência.
Uma boa gestão vai muito além de grandes vendas e grandes movimentações financeiras. Sem uma estruturação clara, que vise a escalabilidade, toda empresa está sujeita a passar por dificuldades complicadas de se superar.
Assim, mostramos que uma estrutura financeira e contábil escalável é extremamente importante para manter e expandir um negócio saudável e competitivo, mas não é o único fator. Por isso, agora você precisa ler nossas 9 dicas para construir uma empresa de sucesso!
