Atualizado em 20/08/2020.
O conceito de contabilidade digital pode ser considerado uma novidade em nosso país, mas esse é um recurso cada vez mais popular no Brasil. Em síntese, sua principal característica é facilitar que dados financeiros sejam disponibilizados, armazenados, interpretados e transmitidos por meio da tecnologia.
Parte disso se deve à chegada da transformação digital. Não há como negar que a tecnologia tem transformado os setores financeiros e contábeis, trazendo segurança, produtividade, economia e eficiência para as rotinas.
Se antes arquivos físicos imensos, diversos livros, calculadoras e pilhas de papel faziam parte da rotina contábil, hoje tudo está à mão com apenas um clique. Continue a leitura e conheça mais sobre essa nova realidade.
O que é a contabilidade digital?
A contabilidade digital consiste em utilizar a tecnologia para otimizar as atividades relacionadas aos serviços contábeis, aprimorando os processos de interpretação de dados e aumentando a performance e produtividade do setor.
Isso acontece por meio de softwares e sistemas especialmente desenvolvidos para a automatização de algumas atividades da rotina de um contador. Por exemplo, o uso do armazenamento em nuvem que facilita a busca por dados e guarda os documentos em segurança. A tecnologia GED é outro avanço da contabilidade digital, que permite o envio automático de e-mails, geração de protocolos e outras funções.
Quais são os benefícios da contabilidade digital?
Quando falamos em tecnologias que propõem a otimização da rotina, as vantagens se tornam nítidas por si só. Para que não fique nenhuma dúvida, separamos três delas para você:
- aumento da produtividade: quando falamos em automatização e otimização, estamos falando de ferramentas capazes de processar dados em segundos. O resultado não é só economia de tempo, mas também de dinheiro;
- acesso fácil às informações: a contabilidade digital possibilita acessar a dados financeiros e contábeis em tempo real. Quem acompanha de perto as movimentações garante a segurança das operações;
- mais qualidade no atendimento: em geral, soluções digitais melhoram significativamente o nível dos serviços contábeis. Como o contador consegue trabalhar rapidamente na resolução de problemas e oferecer respostas mais objetivas, a tendência é que a experiência do cliente seja muito mais positiva.
Quais os serviços impactados pela contabilidade digital?
Ao adotar a contabilidade digital, o primeiro ponto de impacto está na integração de dados. Hoje já é possível integrar o sistema da empresa ao do seu escritório de contabilidade, promovendo a rapidez no trânsito de informações e garantindo a maior eficácia das atividades.
Como mencionamos, a contabilidade digital exige a presença de um contador. Ainda que por trás de um monitor, pode existir um canal de comunicação gratuito, direto e bastante eficaz entre a empresa e o escritório. Isso facilita que dúvidas, pedidos e outros contatos aconteçam de forma simples e rápida.
Já com relação às obrigações fiscais, é possível realizar quase todas elas de maneira online e com o suporte do contador. Além disso, serviços eficientes também oferecem ao cliente a possibilidade de realizar uma análise financeira.
Isso acontece pela facilidade proporcionada pela tecnologia. Se antes era preciso analisar grandes volumes em livros e registros de forma cautelosa, hoje é possível acompanhar essas atividades em tempo real. Inclusive, esses resultados são interpretados com mais segurança e confiança.
Como ela pode ser implementada?
Se você ainda não se modernizou, está mais que na hora de migrar para a contabilidade digital. Essa transição pode ser feita da seguinte forma:
- estude o mercado atual e identifique as oportunidades, entendendo como as soluções digitais podem melhorar os serviços voltados para o segmento de atuação da sua empresa;
- procure fornecedores que ofereçam sistemas adequados à realidade do seu negócio, como empresas especializadas em serviços contábeis para startups;
- conheça as tecnologias disponíveis e faça testes para descobrir qual se encaixa melhor na realidade do seu negócio;
- trabalhe a cultura da sua empresa. Substitua outros processos manuais, que exijam a impressão de documentos ou armazenamento em arquivos, por soluções digitais;
- promova treinamentos e capacitações para que sua equipe esteja preparada e atualizada para trabalhar com esses serviços.
Quais são as tecnologias que possibilitam a automatização dos serviços contábeis?
Em geral, já existem plataformas tecnológicas, disponibilizadas em nuvem, que facilitam a rotina dos mais diversos departamentos de uma organização. A tecnologia do armazenamento em nuvem permite que documentos sejam acessados a qualquer hora, em qualquer lugar, exigindo apenas uma conexão com a internet. As principais contribuições estão relacionadas com a mobilidade e a segurança.
Uma vez que esses dados são enviados para essa nuvem, podem ser acessados por meio de um banco de dados central e compartilhados para diversos fins, como:
- finanças;
- controles gerenciais;
- controle de estoque;
- conexões bancárias;
- sistemas do governo, entre outros.
A tecnologia digital, além de facilitar a coleta de informações e a transferência de dados, permite que o profissional filtre, classifique, compile, analise e dissemine dados em tempo real, melhorando a performance da organização como um todo.
Qual é a diferença entre contabilidade digital e online?
De forma direta, podemos dizer que embora sejam parecidas, a contabilidade online pode deixar a desejar em relação às expectativas da empresa. Embora seja um processo mais rápido, está mais relacionado com cumprir com as obrigações da rotina, não permitindo uma atuação mais estratégica, característica fundamental para que uma empresa consiga manter sua competitividade no mercado. Nesse sentido, a contabilidade digital cumpre as mesmas funções da contabilidade online:
- automatiza processos repetitivos;
- traz ganhos em produtividade;
- promove o controle das obrigações;
- minimiza perdas de informação;
- centraliza arquivos.
No entanto, a grande diferença é que ela continua oferecendo o auxílio de um contador. Já que o atendimento humanizado em contabilidade é fundamental para manter a saúde financeira do seu negócio em dia.
Assim, não deixe de investir em contabilidade digital. Por meio dela, é possível ter um maior controle financeiro das atividades de sua empresa, conquistar uma rotina mais ágil, diminuir custos e obter excelência na integração de dados. Tudo isso de maneira econômica, ágil e extremamente segura.
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