O controle de contas a pagar e receber é uma realidade em sua startup, ou para você é suficiente saber de cabeça que compromissos devem ser honrados? Seja qual for a sua resposta, a verdade é que contar com mecanismos de controle financeiro implica agir continuamente. Em outras palavras, não basta apenas saber quanto e quando se paga.

O mais importante é estabelecer um regime coerente de lançamentos para que a empresa se mantenha saudável nas finanças. E, em startups, esse é um componente de gestão que deve ser tratado junto a aspectos como inovação, disrupção e outros típicos dessa modalidade de empresa.

Pensando nisso, a proposta deste artigo é lançar luz sobre o equilíbrio das contas, tendo em vista a realidade peculiar de um modelo de negócios extremamente dinâmico. Interessado? Então, prossiga na leitura para ficar por dentro!

O controle de contas a pagar e receber

Criada em janeiro de 2019, a startup Kamikaze tinha tudo para dar certo. Sua ideia de serviço era inovadora, seus sócios eram pessoas preparadas e contavam com investidores de peso. Em resumo: era uma empresa que já começava muito bem, até porque tinha poucos concorrentes.

Com tantos aspectos favoráveis e um produto testado e aprovado, seus gestores passaram a administrar o negócio focando apenas no dia a dia. Afinal, quem tem tempo para fazer continhas quando se tem um enorme potencial de mercado?

Com isso, contudo, os líderes da Kamikaze só se esqueceram de um detalhe: startups são empresas que levam certo tempo até atingir a fase de tração. É nessa etapa do desenvolvimento do negócio que as receitas começam a gerar excedente, ou seja, a empresa passa a registrar lucro.

Sem controle, as dívidas contraídas nas fases de ideação e operação eram pagas por último, principalmente porque a perspectiva por altos lucros era alta. Qual não foi a surpresa, então, quando os gestores descobriram que muitas daquelas contas permaneceram em aberto, gerando juros sobre juros! E agora?

Esse é um breve exemplo do que o controle de contas a pagar e receber pode significar no contexto de um startup. No caso, tratamos de uma empresa fictícia em estágio inicial, mas o risco corrido pela Kamikaze poderia, perfeitamente, se passar com uma empresa já consolidada.

As principais atividades e princípios de gestão da área

Se você se lembrou do fluxo de caixa enquanto lia o tópico anterior, está no caminho certo para entender e aplicar o controle de contas a pagar e receber. A diferença entre esses conceitos, na verdade, está na abrangência de cada um.

Pelo fluxo de caixa se faz o controle de contas, portanto, trata-se de um instrumento de controle um pouco mais amplo. Por outro lado, sem um controle de contas que funcione, a sua startup não será capaz de estruturar esse fluxo de caixa. Percebe a relação entre as ferramentas?

Além de servir como parâmetro para o acompanhamento do fluxo de caixa, o manejo das contas também se presta ao controle orçamentário. Basicamente, isso significa que, se a sua empresa fatura o valor X em um mês, no próximo período de 30 dias ela não poderá gastar X+1.

Essa informação, contudo, dependerá do regime usado para controlar as entradas e as saídas de recursos. Normalmente, as empresas praticam uma das duas modalidades que veremos a seguir.

Regime de caixa

Startups que realizam seu controle financeiro pelo regime de caixa lançam as entradas e saídas apenas no momento em que elas, de fato, acontecem. Sendo assim, uma venda a prazo só será computada integralmente quando todas as parcelas tiverem sido recebidas. O mesmo vale para as despesas, que só são lançadas quando forem efetivamente pagas.

Regime de competência

Por sua vez, o regime de competência consiste em registrar o movimento financeiro na data em que ele é gerado ou previsto. Uma venda parcelada, nesse regime, é contabilizada na íntegra, ou seja, até mesmo os valores a receber são imediatamente lançados.

Dicas de organização

Para organizar o seu controle de contas a pagar e receber, é preciso primeiro mensurar a estrutura da startup.

Se ela for do tipo microempresa, com até 5 funcionários, é bem provável que uma planilha já seja o suficiente para registrar as suas contas. Nesse caso, a metodologia a ser usada é parecida com a das partidas dobradas, em que as contas a pagar são lançadas em uma coluna e os recebimentos em outra. Fica mais ou menos assim:

Contas a pagar

  • Tipo: conta de luz
  • Vencimento: 12/12
  • Valor: R$ 400,00

Contas pagas

  • Tipo: internet
  • Vencimento: 02/12
  • Valor: R$ 150,00

Repare que, nesse caso, estamos usando um regime misto — ou seja, lança-se as contas tanto nas datas em que elas são registradas quanto nas que elas são pagas. O mesmo vale para os recebimentos, que podem ser lançados em planilha nos regimes de caixa e de competência.

Contudo, se a sua empresa tem mais de 5 funcionários, a solução mais indicada é a implementação de um software de gestão, ou um sistema ERP. Projetados sob demanda, essas ferramentas são fundamentais para a contabilidade em startups que, como tais, têm demandas mais específicas.

As vantagens de ter as contas organizadas

O controle individual de contas a pagar e receber leva ao controle do fluxo de caixa — sem o qual a sua empresa está fadada ao fracasso, considerando-se os efeitos em longo prazo.

Embora essa pareça uma medida limitante, já que gera o trabalho de ter que registrar diariamente os lançamentos, a verdade é que seu efeito é oposto: é o controle das contas que proporcionará liberdade para que sua startup saiba quanto tem disponível para levar seus projetos adiante.

Além disso, em um país no qual as empresas são pesadamente tributadas, como o Brasil, deixar de controlar as suas contas coloca o negócio na iminência de uma sanção fiscal. Isso porque o SPED é muito eficiente no sentido de detectar inconsistências e falhas na declaração de impostos.

Além disso, um bom controle financeiro proporciona um aumento na margem de manobra, já que você poderá prever as suas receitas. Por fim, ainda consegue melhorar o seu controle na hora de apurar e pagar impostos, evitando que a empresa seja surpreendida com ações fiscalizatórias e cobranças extemporâneas.

Então, não parece uma boa ideia implementar o controle de contas a pagar e receber e deixar para trás as incertezas e a falta de orientação na hora de tomar decisões? Agora, se gostou desta leitura, aproveite para receber os próximos conteúdos diretamente na sua caixa de entrada: assine nossa newsletter 100% grátis!

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