Para alcançar os resultados propostos, uma empresa precisa estar atenta às necessidades de seus clientes. Boa parte disso depende da qualidade dos seus procedimentos internos e um dos setores que mais influenciam o negócio é aquele que administra suas finanças. Por isso, é essencial entender o mapeamento de processos financeiros.
Essa atividade ocupa um espaço de bastante valor entre as prioridades dos gestores. Afinal, é muito importante que as rotinas sejam gerenciadas com precisão, evitando desperdício de recursos e tempo e aumentando a competitividade da empresa.
Se você quer aprofundar seu conhecimento no mapeamento de processos financeiros e descobrir como aplicá-lo na sua empresa, fique conosco e confira 5 dicas infalíveis. Boa leitura!
Quais são os benefícios do mapeamento de processos?
Antes de aprender como fazer um mapeamento de processos financeiros eficiente, vamos entender porque você deveria realizá-lo na sua empresa.
O mapeamento de processos é uma ferramenta poderosa para simplificar alguns fluxos de trabalho e gerar conhecimento preciso sobre as rotinas da empresa. Ele amplia a visão sobre o modo de fazer de cada etapa de trabalho e ajuda a encontrar disfunções em meio a tantos detalhes.
Com isso, a empresa tem a oportunidade de corrigir pequenas falhas e aperfeiçoar o resultado final da sua entrega. Desse modo, procedimentos podem ser otimizados para dar prioridade às atividades mais relevantes e o tempo pode ser melhor aproveitado.
As equipes conseguem alcançar uma melhor qualidade na execução de suas tarefas, reduzindo desperdícios importantes que vão desde o tempo destinado a executar uma atividade até o dinheiro e esforço gastos para concluí-la.
Por isso, são agilizados os procedimentos, reduzidos os custos, melhorada a mão de obra e o uso de recursos e materiais.
Como mapear os processos financeiros?
Agora que você já sabe como a sua empresa pode se beneficiar do mapeamento de processos, vamos descobrir como fazê-lo de forma eficiente. Confira!
1. Entenda o que é mapeamento e organização de processos financeiros
A empresa toda funciona com base em processos, que nada mais são do que uma sequência de atividades para atingir um objetivo maior. Assim, cada serviço prestado, cada atendimento ou produto feito passam por um padrão de execução.
O setor financeiro também tem uma quantidade expressiva de processos que precisam ser realizados diariamente. Alguns são mais relevantes que outros, mas se não for dado a devida atenção, podem refletir negativamente na atuação das demais áreas e até mesmo na satisfação do cliente.
Outros ocorrem de forma interna, sem que os clientes tenham conhecimento, como os processos de contratação de profissionais, captação de investimentos, entre outros que podem ser decisivos para a sobrevivência do negócio.
Entender isso é a base para estruturar processos e desenvolver uma estratégia de priorização. Com o planejamento certo e a adoção de mecanismos eficientes, todas essas e outras atividades podem ser aperfeiçoadas, resultando em ganhos efetivos de qualidade.
2. Identifique os processos financeiros da sua empresa
Desconhecer os processos existentes na sua empresa pode ser um dos piores erros cometidos. Para fazer uma boa gestão é essencial saber como cada equipe e funcionário executa suas funções, conhecendo os procedimentos para cada acontecimento dentro do espaço de trabalho.
Isso é importante para gerar padronização na atuação profissional e agilizar determinadas atividades.
Para identificar esses processos, é preciso realizar um mapeamento completo, descrevendo as atividades inerentes a cada função financeira da empresa. Crie documentos que determinem a maneira correta de executar etapa por etapa de cada rotina. Isso precisa estar claro para todos os colaboradores.
Esses manuais de atuação devem estar disponíveis para todos os colaboradores em forma de fluxograma, ou seja, um fluxo explícito de cada passo do processo.
Os resultados serão a redução de erros e retrabalhos, mais agilidade, mais produtividade e custos menores para atuar. As equipes também acabam se sentindo motivadas e satisfeitas, pois conseguem eliminar tarefas desnecessárias e trabalhar de forma mais simples.
3. Construa fluxos de processos
Depois de fazer o mapeamento dos processos financeiros é importante se dedicar à construção de fluxos inteligentes. O que isso significa? Um fluxo em forma gráfica do passo a passo das rotinas de um jeito mais representativo, facilitando a elaboração das atividades e tarefas.
Ele serve para facilitar a vida dos colaboradores, que poderão identificar o que fazer com um simples passar de olhos sobre a imagem. Isso atribui, ao mesmo tempo, simplicidade e dinamicidade para as equipes.
Se o ritmo de trabalho ou a qualidade da entrega ainda não está conforme o desejado, então é sinal de que o fluxo de processos precisa ser ajustado.
4. Invista em um bom software de gestão financeira
A tecnologia ajuda a dar precisão e agilidade para qualquer tarefa. Ao realizar o mapeamento de processos financeiros não é diferente. Depender de uma pessoa para executar todas as atividades — principalmente aquelas repetitivas — pode tomar um tempo desnecessário.
É uma péssima ideia desperdiçar o talento humano com tarefas que podem ser automatizadas, afinal, sua energia e habilidades podem ser aplicadas no foco estratégico. Desse modo, integrar processos e automatizar o que for possível pode ser uma saída interessante para melhorar o setor financeiro.
Os riscos de falha ou descumprimento de prazos também acabam sendo reduzidos, porque o software faz aquilo que foi programado para fazer, na data informada. Desse modo, a atenção dos colaboradores pode se voltar para o aperfeiçoamento e inovação financeira.
5. Faça análises constantes de resultados
A melhor forma de descobrir se o mapeamento dos processos financeiros está funcionando é mensurando seus resultados, acompanhando seu desempenho e comparando com o que foi planejado. Isso é extremamente relevante para comprovar a efetividade dos métodos adotados.
Caso o resultado não seja o mais otimista, a equipe pode voltar a realizar ajustes e adequações. Depois, ela volta a mensurar e a reavaliar o fluxo de trabalho.
Como você viu até aqui, o mapeamento de processos financeiros contribui para a eficiência do setor e de toda a empresa, sendo muito relevante para o negócio. Conhecer e dominar os processos organizacionais ajuda a alcançar resultados cada vez melhores.
A boa gestão de processos gera uma série de benefícios facilmente perceptíveis no dia a dia do negócio. Sendo assim, se você quer saber como continuar otimizando o mapeamento de processos financeiros, não deixe de ler o nosso post sobre inovação de processos e descubra como abandonar métodos antigos!
