É impossível falar sobre a gestão de negócios sem mencionar a importância do fluxo de caixa para a obtenção de resultados financeiros positivos. Esse é um instrumento que deve fazer parte das rotinas de empresas de todos os portes e segmentos, principalmente as de pequeno e médio porte.
É um processo que não se limita somente ao controle diário de informações, mas, sim, tem relação com a capacidade de sustentação do negócio. Esse é o fator que garante a sua sobrevivência, crescimento e, acima de tudo, a sua evolução.
Se esse conceito é novidade para você ou se ainda há dúvidas quanto à sua execução, nós podemos ajudar. Continue lendo o nosso guia e conheça todos os detalhes. Confira!
Qual a diferença entre fluxo de caixa e controle de caixa?
Embora esses termos sejam tratados como sinônimos, existem diferenças significativas que indicam quando cada registro deve ser utilizado e qual é a sua finalidade. É importante compreender como funciona a utilização de cada um e quais são os benefícios que podem ser conquistados.
Controle de caixa
O controle de caixa é o registro diário e, se necessário, semanal de toda a movimentação financeira da empresa. Para isso, são registrados a entrada de receitas e o pagamento de obrigações. O seu objetivo é ter um acompanhamento das variações diárias, o que reduz as chances de erros de lançamento e fraudes.
Essa opção é bastante utilizada por empresas que trabalham com produtos sazonais. Como o faturamento tende a ser maior em determinadas épocas do ano, é possível acompanhar como ocorre a oscilação no decorrer de cada período.
Fluxo de caixa
Nós entendemos que existem semelhanças entre o fluxo e o controle de caixa. A principal diferença fica por conta do período de apuração. O lançamento de informações bancárias ocorre diariamente, mas o gestor pode optar por consultar o histórico semanal ou verificar a previsão para o próximo semestre.
Isso quer dizer que o fluxo de caixa é um elemento de planejamento financeiro, pois cria projeções que demonstram quanto a empresa vai ganhar e gastar no decorrer do tempo. Com esses resultados em mãos, o gestor pode programar como vai destinar os recursos ou quais providências serão tomadas em caso de prejuízo.
Qual a estrutura do fluxo de caixa?
Se você ainda não tem experiência com os lançamentos do fluxo de caixa, é fundamental conhecer a sua estrutura financeira e contábil e como cada categoria deve ser utilizada na prática.
A primeira característica que devemos conhecer é o seu regime contábil. Sob esse ponto de vista, o regime de caixa determina que as despesas e as receitas geradas pela empresa devem ser contabilizadas somente quanto entram no caixa.
Um exemplo prático disso seria quando a empresa compra um material de seu fornecedor. De acordo com a negociação, o pedido foi feito no dia 1º, porém, o vencimento da fatura ficou para o dia 10. Seguindo esse princípio, essa conta somente aparecerá no fluxo de caixa quando for paga efetivamente.
A mesma regra vale para compras ou vendas parceladas. Nessas transações, o que vale é a data do pagamento, não sendo considerada a data em que a nota fiscal foi emitida. Por isso, listamos logo abaixo quais são os campos presentes em um fluxo de caixa e como eles devem ser utilizados para extrair o máximo dessa ferramenta.
Saldo inicial
Uma das vantagens do controle de fluxo de caixa é que o gestor pode aplicar esse conceito imediatamente e estabelecer uma nova rotina para o seu processo de trabalho. Para isso, basta utilizar o registro do saldo inicial e começar a atualizar essa ferramenta assim que houver movimentação.
Esse valor deve ser lançado no campo específico, com base no dinheiro presente nas contas bancárias e no montante disponível em espécie. Para isso, basta considerar o valor disponível no início do expediente da empresa, antes que qualquer movimentação seja atualizada.
Contas a pagar
O campo designado para as contas a pagar registra todas as saídas de recursos em um determinado período. Esses pagamentos fazem parte da operação da empresa, e sua quitação deve ser programada para manter os compromissos em dia e evitar a incidência de juros e taxas.
Como falamos, a lista de contas registradas pode variar de acordo com cada empresa. Por exemplo, uma transportadora deve incluir os gastos de combustível para o abastecimento da frota. Por outro lado, a operação de uma empresa de tecnologia não depende de veículos, e os seus gastos estariam vinculados à aquisição de sistemas e outros aparatos tecnológicos.
Alguns exemplos são:
- o recolhimento de impostos;
- a distribuição de pró-labore;
- o pagamento de fornecedores;
- a folha de pagamento dos funcionários;
- a água, a luz e o telefone das instalações físicas;
- o pagamento de prestadores de serviço e consultorias.
É importante ressaltar que, caso alguma conta esteja atrasada, a sua quitação deve ser registrada no dia do pagamento, e não no dia do vencimento.
Contas a receber
A principal fonte de entrada de receitas é o recebimento de vendas realizadas tanto à vista como a prazo. Esse cálculo inclui recebimentos em espécie, cheques, duplicatas e pagamentos feitos com cartão de crédito. É importante destacar também que o recebimento de juros de aplicações financeiras e empréstimos depositados na conta também entram no cálculo das entradas de caixa.
Esse controle permite identificar possíveis falhas e a incidência de despesas desnecessárias. Isso ajuda na criação de processos mais eficientes e evita o desperdício de recursos.
Para isso, esse ativo é apurado de forma completa, pois leva em consideração a data e o montante a receber. Isso também fornece informações importantes sobre o comportamento dos clientes, como a periodicidade de pedidos e o histórico de pagamentos.
Essa medida ainda ajuda a criar uma política de cobrança que contribui para manter os clientes em dia e executar ações de cobrança quando pertinente. Com esse número disponível, realize o lançamento desse dado no respectivo dia.
Saldo operacional
O saldo operacional é apurado ao final do dia, quando todas as receitas e despesas são conhecidas. O seu cálculo é bastante simples: basta somar todas as entradas e subtrair o total de saídas. A sua apuração não depende do saldo inicial, portanto, pode ser utilizada como uma fonte de informação sobre a movimentação financeira no período em questão.
O resultado obtido demonstra se há um desequilíbrio ou equilíbrio na gestão financeira do negócio. É recomendado utilizar esse indicador mensalmente para obter dados sem variações excessivas que não retratam com precisão a situação da empresa.
Saldo final de caixa
Ao final de cada dia, é calculado o saldo final que corresponde ao valor obtido após a soma do saldo inicial e do saldo operacional. Essa informação também será transferida para o controle do dia seguinte, pois representa o saldo inicial do próximo período.
Para demonstrar como essa estrutura funciona na prática, criamos um fluxo para visualizar os resultados obtidos ao final de um mês com saldo positivo:
- saldo inicial: R$ 25 mil;
- entradas: R$ 32 mil;
- saídas: R$ 18 mil;
- saldo operacional: R$ 14 mil;
- saldo final: R$ 39 mil.
E um fluxo com saldo negativo:
- saldo inicial: R$ 15 mil;
- entradas: R$ 2 mil;
- saídas: R$ 20 mil;
- saldo operacional: R$ -18 mil;
- saldo final: R$ -3 mil.
Saldo do caixa
Essa categoria representa todo o montante mantido em espécie pela empresa. Esse valor pode variar de forma significativa de acordo com o ramo de atuação. O setor varejista, por exemplo, é conhecido por manter grandes quantidades de dinheiro porque muitas transações são realizadas dessa forma.
Pequenos empreendimentos também podem realizar o pagamento do salário da equipe dessa forma, portanto, esse valor deve ficar disponível no caixa nessa data. Além disso, é comum que o gestor mantenha um caixa para eventuais emergências e compras de pequeno valor, nas quais não há a necessidade de utilizar o fluxo de compras para os fornecedores.
Mesmo essas pequenas despesas têm o seu lugar no fluxo de caixa, pois devem ser catalogadas minuciosamente e, sempre que possível, é necessário arquivar as respectivas notas fiscais.
Saldo em contas bancárias
Já esse último saldo é a somatória de todos os valores disponíveis nas contas da pessoa jurídica. Fica o alerta de que as contas da pessoa física jamais devem ser misturadas com as da empresa. Abordaremos esse aspecto com mais detalhes nos próximos tópicos.
Quando a empresa trabalha apenas com uma instituição bancária, basta acompanhar o extrato para obter o saldo disponível. Contudo, o gestor pode optar por abrir múltiplas contas com finalidades distintas. Por exemplo, uma delas pode estar vinculada ao financiamento do imóvel no qual a empresa exerce suas atividades, enquanto a outra é para a emissão de cheques e compras no cartão de crédito.
Quando isso acontece, o departamento contábil precisa realizar um processo chamado de conciliação bancária, que nada mais é do que a comparação dos extratos de todas as contas. Essa informação é essencial para a apuração do saldo inicial e final, pois garante que todos os lançamentos estão presentes.
Como fazer um fluxo de caixa eficiente?
Elaborar um fluxo de caixa compatível com as demandas do seu negócio pode ser um desafio, principalmente para os iniciantes. Porém, essa é uma ferramenta que não precisa obedecer a um formato rígido. Isso quer dizer que é possível utilizar modelos e, com o tempo, adaptar a ferramenta de acordo com as suas necessidades.
Antes de começar, dê uma olhada nas nossas dicas para elaborar um controle eficiente.
Realizar uma análise periódica
Se o controle diário do fluxo de caixa não é compatível com a sua rotina, uma das soluções é criar o hábito de realizar esse processo com outra periodicidade. O acompanhamento semanal pode ser uma boa solução para empreendimentos de pequeno porte, que realizam um número baixo de transações.
Contudo, essa flexibilidade não pode ser interpretada como um motivo para não acompanhar como andam os pagamentos e tentar manter as contas em dia. Afinal, esse é um relatório gerencial e, como tal, deve ser confiável e capaz de ajudar na elaboração do planejamento estratégico.
Organizar a rotina diária
Adotar o fluxo de caixa na sua rotina de trabalho pode assumir diversas formas. Por exemplo, é possível designar um colaborador para desempenhar essa atividade e apenas supervisionar a sua execução. Além disso, também é papel do gestor oferecer suporte e os recursos necessários para que o trabalho seja realizado com qualidade.
Em alguns casos, a solução mais eficiente para a operação é terceirizar parte das funções para uma consultoria especializada. Com isso, a responsabilidade do acompanhamento das movimentações financeiras é transferida, mas ainda deve ser observada de perto.
Registrar os valores e os prazos
A forma como os pagamentos e recebimentos são realizados deve estar registrada de maneira completa. No caso das transações de venda, é importante descrever os prazos, à vista ou a prazo, e a forma de pagamento escolhida:
- em dinheiro;
- com cartão de débito ou crédito;
- com cheque.
As compras parceladas podem gerar dúvidas, uma vez que o lançamento das parcelas deve constar nas entradas previstas. Somente após a quitação do valor pago, que pode ter eventuais acrescimentos, o registro é feito definitivamente.
Portanto, encare essa função com todo cuidado requerido, independentemente da origem e do valor do lançamento.
Fazer uma reserva para imprevistos
Imprevistos, sazonalidade e momentos de instabilidade econômica são alguns dos fatores que podem afetar o seu negócio financeiramente. A queda súbita das receitas pode comprometer a capacidade de honrar os compromissos. Além de sujar o nome na praça e prejudicar o relacionamento com fornecedores, isso gera a cobrança de taxas e juros que aumentam ainda mais o nível de endividamento.
Além disso, na gestão contábil, existe um conceito chamado de perdas com créditos incobráveis, ou, simplesmente, dívidas que são registradas como perdas. Essa é uma ocorrência tão comum que o recolhimento de impostos permite a sua dedução da base de cálculo do CSLL.
Por esse motivo, é recomendado criar um fundo de emergência composto com um valor suficiente para cobrir, pelo menos, as despesas em curto prazo. Essa folga ajuda a manter o equilíbrio enquanto a empresa se recupera ou busca fontes alternativas de capital.
Quais são os tipos de fluxo de caixa?
Esse controle pode ser utilizado para diversas finalidades dentro da gestão de um negócio. Por isso, é importante conhecer quais são e como é o funcionamento de cada modelo.
Fluxo de caixa simples
Colocar a análise de fluxo em prática pela primeira vez pode gerar inúmeras dúvidas quanto à sua utilização. Por isso, a nossa recomendação é começar com o mapeamento dos processos financeiros e com a utilização do modelo mais simples.
Essa é a versão para quem está dando os primeiros passos e não está preparado para lidar com maior complexidade. Assim, as saídas listadas são as mais significativas: fornecedores, custos fixos e despesas administrativas.
Porém, não confunda simplicidade com imprecisão ou falta de rigor. Com o tempo, novas categorias podem ser adicionadas para refletir a realidade do negócio.
Fluxo de caixa diário
Esse é o instrumento utilizado para o acompanhamento do desempenho diário das finanças. O seu objetivo é possibilitar a identificação da origem de todos os lançamentos no momento da sua ocorrência.
Empresas de pequeno porte que não dispõem de sistemas de gestão desenvolvidos para esse fim podem utilizar planilhas eletrônicas para o registro de cada uma das transações. Esse aspecto ajuda no registro de gastos de menor valor que podem ser esquecidos ou passar despercebidos pelo gestor.
Fluxo de caixa projetado
Você já parou para pensar em qual é a importância de projetar o caixa? Em primeiro lugar, essa é uma das funções mais básicas, ou seja, se você não sabe como esse atributo opera, então, o fluxo de caixa não está sendo aproveitado corretamente.
Em segundo lugar, esse recurso ajuda a medir a precisão das suas estimativas e como esse quadro afeta o planejamento da empresa. Esse modelo baseia-se em duas colunas distintas, são elas:
- coluna de previsto: deve conter os pagamentos e recebimentos que foram programados. Em alguns casos, esse valor é conhecido, como nas vendas a prazo, nas quais é possível calcular cada parcela e o número de prestações devidas;
- coluna de realizado: deve ser registrado o que de fato aconteceu. A conta de luz da empresa, por exemplo, varia com base em diversos fatores. O gestor pode calcular uma média para definir o valor projetado, mas a cobrança efetiva pode ser diferente.
Esse conhecimento sobre a circulação de recursos nas próximas semanas e meses ajuda a programar vários aspectos das finanças, como o pagamento de fornecedores e o planejamento tributário.
Fluxo de caixa descontado
Essa modalidade de controle não faz parte do cotidiano de gestores porque é calculada somente quando surge a necessidade de demonstrar que a empresa é financeiramente estável. A sua utilização é mais frequente durante o processo de negociação de ações na bolsa, em uma oferta pública de distribuição primária ou secundária.
Outro cenário é quando surge a necessidade de avaliar os indicadores financeiros com foco em propiciar uma reorganização empresarial. Isso é o que acontece quando outros empreendimentos têm interesse em adquirir ou realizar uma fusão entre as partes.
O principal aspecto é fornecer os dados para subsidiar essa decisão com base na projeção do fluxo de caixa, descontando os custos de capital. O resultado obtido ajuda a determinar quais são os riscos para potenciais investidores.
Quais os erros mais comuns do fluxo de caixa?
Para muitos gestores, não basta saber o que é fluxo de caixa, mas é importante conhecer quais são os seus principais erros e de que forma a empresa pode ser impactada.
Não fazer o acompanhamento diário
A falta de constância com a apuração das variações do caixa representa um dos erros mais comuns que o gestor pode cometer. Afinal, quando não há dedicação e esforço para criar esse hábito, a empresa é colocada em uma posição de risco
Por isso, a nossa recomendação é que você comece utilizando modelos simples. Com o tempo, é possível progredir para sistemas informatizados que automatizam essa função. Além disso, procure entender como essa ferramenta funciona e quais benefícios podem ser conquistados com a sua utilização no decorrer do tempo.
Misturar as contas pessoais com a empresarial
Na contabilidade gerencial, o Princípio da Entidade requer a separação do dinheiro da pessoa jurídica e de seus sócios. Em outras palavras, as contas pessoais não podem ser pagas com o dinheiro arrecadado pela empresa.
Essa é uma das principais causas de problemas de insuficiência de caixa e falta de informação sobre a destinação dos recursos. Seja por falta de conhecimento ou por interesses pessoais, essa é uma prática que deve ser evitada para preservar as finanças corporativas.
Não controlar as contas
Se você não sabe quanto a sua empresa recebeu ou pagou em cada mês, sua gestão financeira pode ser considerada incompleta. O controle de contas a pagar e a receber é um dos elementos principais e deve ser acompanhado com o devido cuidado.
Sem isso, não é possível garantir que os pagamentos estão em dia ou entender como as receitas estão sendo utilizadas. Além de tudo, essa falta de conhecimento pode atrair oportunistas que desejam praticar atos ilícitos e fraudar a sua empresa.
Gastar o dinheiro que ainda não entrou no caixa
Por mais precisa e realista que seja a sua previsão de receitas, não é possível garantir que o recebimento ocorrerá conforme o esperado. Existem diversas variáveis que podem levar a um atraso ou, até mesmo, à perda desse capital.
Se você não confere todos os lançamentos, existe a possibilidade de não ter ciência das tarifas que são cobradas pelos bancos e que reduzem a quantia disponível para utilização. Se o cheque de um cliente foi devolvido, esse é um montante que não deve ser contabilizado até que a situação seja regularizada.
Por isso, a prioridade é arcar com as obrigações em primeiro lugar, antes de destinar os recursos a outras áreas da empresa. Essa é uma atitude que demonstra prudência e cautela no trato com a administração do dinheiro.
Por fim, fica claro que é possível contar com parcerias, como empresas de contabilidade especializadas na gestão do fluxo de caixa. Essa é uma iniciativa que contribui para garantir a execução correta desse processo.
Portanto, se você gostaria de contar com o suporte de profissionais experientes, nós temos a expertise e a confiança do mercado para desempenhar esse trabalho. Entre em contato conosco, por meio de nosso site, para conhecer as nossas soluções!
