A estrutura de custos em uma empresa que desenvolve ou transfere tecnologia deve ser mensurada levando em conta fatores bastante peculiares. Afinal de contas, mapeá-la corretamente é o primeiro passo em direção a uma gestão em TI escalável.

Trata-se de um segmento em que a parte operacional depende do alinhamento entre softwares e hardwares. Um não caminha sem o outro e o segundo é o principal responsável pelo aumento nos custos.

Tais custos em hardware, por sua vez, podem ser mitigados pela aplicação da chamada Continuous Intelligence. Por meio de CI, as empresas passam a usar dados em tempo real para balizar suas decisões. E há muito mais vindo por aí.

Sendo assim, fica o convite para prosseguir na leitura deste artigo feito para você, que precisa otimizar os custos na sua empresa que vive de tecnologia. Acompanhe!

1. Mapeamento dos gastos não mensurados

O setor de Tecnologia da Informação é afetado por indicadores próprios, como a defasagem tecnológica e a obsolescência de equipamentos. Contudo, as empresas de TI não são diferentes de qualquer outra quando se trata de medir os custos fixos e variáveis.

Em muitos dos casos, esses valores podem esconder gargalos de produção nos quais a empresa perde receitas simplesmente por ignorar onde os recursos são desperdiçados. É o que acontece quando os custos variáveis não são corretamente dimensionados — falha que pode ser explicada em parte porque esses custos estão ligados à produção. Em outras palavras, o custo variável é aquele que aumenta ou diminui conforme a empresa produz.

Identificá-los é, portanto, a primeira medida a ser tomada quando a empresa percebe que está perdendo receitas, mas não sabe apontar a origem dessas perdas. Ao mapear os gastos com a produção, aumentam as chances de descobrir onde está o “ralo” por onde os lucros podem estar se esvaindo.

2. Virtualização de servidores

O uso de recursos físicos compartilhados tem origem no setor tecnológico. Se hoje existem serviços como Uber e Airbnb, deve-se creditar às empresas de tecnologia a viabilização desses modelos de negócio.

Assim sendo, uma estrutura de custos em TI que permita o crescimento de uma companhia de tecnologia deve levar em conta o peso que é manter servidores on premises. O ideal, no caso, seria a transposição de plataformas digitais para um cloud server — gerenciado ou não.

Por analogia, seria como transformar uma frota de táxis em Uber. O custo de manutenção dos veículos seria repassado da empresa para os donos dos carros, o que, certamente, eleva a margem de contribuição como um todo.

Esse processo também é conhecido como virtualização de servidores. Trata-se de um método amplamente utilizado por empresas do mundo todo para minimizar os impactos da gestão de infraestrutura e de hardware. 

3. Outsourcing

Perceba que virtualizar servidores não significa que eles devam ser alugados ou adquiridos em comodato, por exemplo. Nesse caso, estamos tratando da chamada Opex, acrônimo em inglês para Operational Expenditure. Esse termo se contrapõe a um outro, o Capex, ou Capital Expenditure, cujo significado aponta para o custo de manutenção e compra de hardwares.

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Ou seja, com uma matriz de custos baseada em Opex, sua empresa passa a custear efetivamente as suas operações — e não a compra e manutenção de caríssimos equipamentos. É o outsourcing, mais conhecido como terceirização, sendo aplicado à realidade das empresas de TI, com ganhos consideráveis em todos os sentidos.

O outsourcing por meio da Opex é a melhor forma de poupar gastos também com mão de obra. Isso porque, ao adquirir equipamento próprio, sua empresa tem que assumir a responsabilidade permanente por sua manutenção e reparos.

Além disso, fica encarregada de posteriores atualizações nem sempre possíveis na velocidade com que o mercado renova suas soluções. Em outras palavras, o risco de sua empresa comprar bens de equipamento já defasados é grande quando deixa de terceirizar suas operações no setor de TI.

4. Bring Your Own Device (BYOD)

Não é apenas a pesada infraestrutura de servidores on premises que pode se tornar uma fonte de custos elevados e comprometer seus resultados. A aquisição de equipamentos leves, como laptops e smartphones para uso no dia a dia, pode também vir a ser um peso.

Afinal, é preciso considerar que profissionais que lidam com tecnologia são exigentes em relação aos dispositivos que utilizam, no trabalho e fora dele. Portanto, atender a tamanha demanda pode representar custos elevados, se a empresa não tratar a questão de forma mais pragmática.

Nesse contexto, o conceito de Bring Your Own Device, ou Traga seu Próprio Equipamento, em Português, é a solução para dois problemas. Um deles, a já citada exigência de profissionais de TI por dispositivos de ponta. Outro é o custo associado à aquisição desses equipamentos, que ficaria totalmente a critério de cada colaborador.

5. Downsizing

A própria implementação do BYOD no dia a dia da sua organização pode levar à adoção de uma outra medida para enxugar sua estrutura de custos. Trata-se do downsizing, que consiste na identificação de custos redundantes e que, por isso, devem ser eliminados.

Por exemplo, se a sua empresa compra um laptop para uso interno e o seu colaborador tem um dispositivo de performance superior, por que não deixar ele fazer uso do seu próprio equipamento?

6. Redundância

Por outro lado, a redundância é positiva em termos de processos em TI. É o caso do uso de servidores ou de memória RAM redundante, acionáveis em casos de falhas elétricas e instabilidades.

Nesse caso, os custos poupados dizem respeito ao suporte que precisa ser acionado quando um equipamento entra em pane. Ao colocar a redundância em TI em prática, a empresa evita a paralisação das suas atividades para reparos. Assim, gera economia por preservar a sua capacidade operacional intacta, independentemente das falhas nos seus servidores e clusters.

Você conheceu neste artigo seis dicas para formatar uma estrutura de custos adequada aos negócios que fazem uso intensivo da tecnologia. Dessa forma, você não só corta gastos, como aumenta a sua competitividade — sem que isso implique em investimentos maiores. Não é uma boa ideia?

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