Abrir uma empresa não é algo tão simples quanto parece. Você bem sabe que existem muitos desafios até alcançar o sucesso e, por isso, muitas pessoas desistem do sonho de se tornar um empreendedor, achando que não são capazes de solucionar esses problemas. No entanto, é importante destacar que o que determina o sucesso do empreendimento vai muito além de uma boa ideia. Nesse caso, a gestão contábil aparece como peça fundamental para atingir esse objetivo.
Você já pensou sobre a importância desse departamento na sua startup? Como uma contabilidade bem-feita pode otimizar as suas receitas e reduzir as suas despesas? Pois bem, é isso que vamos explicar a você neste guia completo sobre gestão contábil para startups.
Continue a leitura até o final para saber como essa gestão deve ser feita, quais regimes tributários podem ser utilizados e qual a sua importância para garantir bons resultados.
Como funciona gestão contábil para startup?
A gestão contábil em uma startup visa acompanhar o progresso da expansão do negócio. Isso porque conforme a empresa cresce, o ritmo de todos os processos costuma ser maior, fazendo com que toda a sua estrutura sofra impactos, desde o setor operacional até atendimento ao cliente.
Nesse sentido, é imprescindível que a contabilidade da empresa esteja preparada para acompanhar o crescimento e pronta para encarar novos desafios. A gestão contábil eficiente de uma startup tem como responsabilidade:
- elaborar um planejamento tributário;
- definir quais serão os indicadores financeiros;
- escolher o melhor regime tributário, entre outras obrigações.
Além de oferecer auxílio nos processos, a contabilidade também ajudará na definição de estratégias de curto, médio e longo prazo. Entre as principais vantagens que a sua startup terá ao investir em uma gestão contábil de qualidade estão:
- cumprimento de todas as obrigações acessórias;
- melhor gestão dos documentos contábeis;
- conformidade com a legislação tributária;
- monitoramento do fluxo de caixa;
- facilidade na obtenção de crédito;
- melhor precificação dos produtos e serviços;
- identificação de boas oportunidades de negócio etc.
Quais regimes tributários ela pode ter?
A importância da gestão contábil está em garantir que a sua empresa pagará apenas o que realmente deve ao fisco. Da mesma forma, o enquadramento tributário correto protege o seu negócio de pagar menos do que é devido, eliminando as chances de você ter problemas com as autarquias futuramente.
Os problemas fiscais podem gerar processos e colocar em risco os bens da empresa, que podem ser penhorados e leiloados caso a situação não seja resolvida o mais rápido possível.
Veja, a seguir, os regimes tributários nos quais a sua startup pode ser enquadrada!
Lucro Presumido
O Lucro Presumido é determinado pela base de cálculo da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) e Importo de Renda a Pessoa Jurídica (IRPJ). Sendo assim, ele pode ser adotado por organizações que não são obrigadas a aderir ao regime tributário do lucro real.
No lucro presumido, a apuração da CSLL e IRPJ têm como base de cálculo uma margem de lucro prefixada por lei. Se, porventura, a empresa tiver uma margem de lucro maior, os valores dos tributos vão recair sobre a margem prefixada. Porém, se ela tiver uma margem de lucro menor, os tributos serão calculados com base na margem presumida.
Para as atividades do comércio e indústria, as margens presumidas são de 8% e para a prestação de serviços, de 32%.
As arrecadações da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) e Programa de Integração Social (PIS) são cumulativas. Grosso modo, os pagamentos de 3,65% das alíquotas sobre o faturamento não vão gerar dedução de crédito.
Lucro Real
Esse regime exige um controle fiscal rigoroso, pois não deve existir qualquer tipo de divergência de dados. A empresa é obrigada a apresentar alguns registros das suas operações contábeis e financeiras à Receita Federal.
A sua tributação será calculada sobre o lucro líquido, o qual deve ser superior a 48 milhões de reais. Diferentemente do lucro presumido, no lucro real as arrecadações para COFINS e PIS não são apenas cumulativas, existindo a possibilidade de realizar o desconto de crédito em alguns fatores. Porém, a alíquota é superior ao lucro presumido, chegando a 9,25% sobre o faturamento.
O Lucro Real conta com alíquotas maiores, por outro lado, oferece benefícios de créditos fiscais que valem a pena para muitas empresas.
Suas alíquotas são as seguintes:
- PIS : 1,65%;
- COFINS: 7,60%;
- IRPJ: 15%;
- CSLL: 9%.
Simples Nacional
O Simples Nacional é um tipo de regime tributário que facilita e simplifica o recolhimento de todos os tributos, sejam eles federais, estaduais ou municipais. Tudo está incluído em uma única guia, que chamamos de Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). Nela estão reunidos os seguintes tributos:
- IRPJ;
- CSLL;
- PIS/Pasep;
- COFINS;
- Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
- Contribuição Patronal Previdenciária (CPP);
- Imposto sobre Serviços (ISS);
- Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
- contribuição com o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).
As empresas que podem integrar o Simples Nacional precisam ter um faturamento de, no máximo, 4,8 milhões de reais por ano, ou seja, micro e pequenas empresas. As alíquotas podem variar de acordo com a receita e a atividade econômica:
- para prestadoras de serviços: entre 4,5% e 33%;
- para o comércio: entre 4% e 19%;
- para a indústria: entre 4,5% e 30%.
Qual a importância de ter uma gestão contábil eficiente?
Uma gestão contábil eficiente ajudará a sua startup a reduzir os seus custos, possibilitando que investimentos mais relevantes sejam feitos para garantir o crescimento do negócio, atraindo, também, mais investidores para contribuir com a sua expertise e recursos para o sucesso da empresa.
A seguir, explicamos detalhadamente por que uma contabilidade bem-feita é essencial para manter a sua startup forte no mercado. Confira!
Cálculo correto do valuation
Um dos maiores impasses que fazem investidores se negarem a injetar capital em uma startup refere-se ao cálculo incorreto do valuation. Na maioria das vezes, os gestores acabam exagerando nesse montante, o que faz com que oportunidades sejam perdidas ao longo do caminho.
Com o auxílio de uma controladoria contábil experiente, o valuation da sua startup será calculado levando em consideração pontos importantes que vão muito além do famigerado “achismo”, como as demonstrações financeiras e/ou contábeis legais. Assim, é possível saber quanto vale exatamente o seu negócio.
Para realizar esse cálculo, é necessário fazer uso de um método chamado de fluxo de caixa descontado. Nesse momento, são considerados a geração de caixa por despesas e receitas e o desconto feito com base em custo de oportunidade, custo de capital e depreciações. Para isso, é importante ter em mãos:
- Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC);
- Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE);
- Balanço Patrimonial.
Caso esses dados estejam parecendo muito confusos para você, é sinal de que é preciso contar com o auxílio de profissionais especializados na área contábil para elaborar esse cálculo da melhor forma possível.
Implementação adequada da automação financeira
À medida que uma empresa cresce, fica cada vez mais difícil manter as atividades em ordem sem o auxílio da tecnologia. Se a startup precisar passar por uma auditoria contábil, por exemplo, realizar uma análise detalhada de todas as informações necessárias levará dias, sem contar que todo o processo ficará sujeito a erros.
Devido a isso, investir na implementação de softwares é muito importante para manter a sua gestão tributária em ordem, pois esse sistema será responsável por excluir tarefas manuais, concentrando todos os dados importantes sobre a gestão financeira e contábil (e de outros setores da empresa também) em um lugar só.
Dessa forma, os gestores podem ter acesso a relatórios personalizados a qualquer hora do dia. Tudo isso ajuda a melhorar a tomada de decisão, otimizando as estratégias do negócio que serão colocadas em prática para melhorar os resultados.
Aproveitamento dos benefícios fiscais
Quando a startup não é optante pelo Simples Nacional, ela pode usufruir de alguns benefícios fiscais e, com isso, reduzir suas cargas tributárias. Para aproveitar melhor essas vantagens, é importante que a empresa seja bem assessorada, tendo em vista que é necessário cumprir alguns requisitos para a aquisição desses benefícios.
A isenção de IPI, por exemplo, é destinada a empresas de tecnologia. Quando a organização adquire hardwares parcial ou totalmente produzidos no Brasil, ela tem acesso a esse tipo de incentivo. Além disso, também tem prioridade na escolha por fornecedores para instituições públicas.
Caso a sua startup ainda adote o Simples Nacional, a contabilidade poderá fazer uma revisão financeira e contábil a fim de verificar se faz sentido continuar optando por esse regime. Assim, de acordo com o seu crescimento, ela poderá optar por outro que ofereça melhores benefícios.
Mais segurança jurídica para tomada de decisões
Ter uma gestão contábil eficiente não só ajudará você a otimizar seus investimentos e reduzir custos, mas também a ter mais segurança jurídica nas suas tomadas de decisões. Por exemplo, é importante estar atento às exigências legais quando precisar contratar mais colaboradores para a sua startup, sejam eles efetivos ou estagiários.
Além disso, é necessário dar uma atenção especial à terceirização dos processos, uma vez que o prestador de serviços pode exigir algo que não foi combinado anteriormente, até mesmo por uma falha na comunicação. Nesse sentido, a segurança jurídica é fundamental.
Para evitar situações desagradáveis e até mesmo processos judiciais, é importante que o gestor tenha em mãos informações confiáveis que vão ajudá-lo na sua tomada de decisão, sempre observando a lei e os procedimentos necessários.
Como fazer uma boa gestão contábil?
Depois de entender a importância de uma gestão contábil eficiente, você precisa saber como colocá-la em prática. Afinal, é isso que fará toda a diferença, não é mesmo? Então, não deixe de seguir à risca as dicas que listamos abaixo. Acompanhe!
Registre e administre os investimentos da sua startup
Fazer um controle rigoroso dos investimentos da sua startup é fundamental para ter uma gestão contábil eficiente. Isso porque esses recursos são de grande valia para o desenvolvimento sustentável do seu negócio. Eles podem ser oriundos de diversas fontes:
- crowdfunding, ou seja, os investimentos coletivos;
- investidores-anjo;
- fundos de investimentos;
- bolsas;
- editais públicos, entre outros.
Esse controle é importante porque é preciso realizar o recolhimento correto dos impostos atrelados à startup. Por essa razão, esse acompanhamento se torna indispensável para manter as informações referentes ao capital injetado na empresa organizadas.
Nesse momento, a gestão contábil é responsável por auxiliar e orientar a organização desses dados e, com isso, manter em dia as obrigações tributárias e fiscais, impedindo que problemas com o fisco apareçam ao longo da jornada. Esse tipo de questão pode prejudicar futuras negociações e até mesmo afastar potenciais investidores.
Tenha um rígido controle financeiro
Um rígido controle financeiro ajudará o gestor da startup a controlar, conhecer e prever o futuro da empresa, uma vez que terá em mãos os dados necessários para identificar se o negócio tem condições de se desenvolver de maneira sustentável. Caso negativo, o controle financeiro também poderá apontar onde estão os gargalos que impedem a startup de ter melhores resultados.
Por meio dessa ferramenta, existe a possibilidade de conhecer a realidade da empresa para tomar decisões com mais segurança e precisão. Nesse momento, contar com o auxílio da tecnologia e uma eficiente assessoria contábil faz toda a diferença.
Com um controle financeiro adequado, todos os outros processos contábeis se tornam mais fáceis de serem executados, como é o caso do inventário patrimonial, da organização dos tributos etc. Assim, até a produtividade dos colaboradores será otimizada, uma vez que a necessidade de retrabalho será reduzida.
Faça o registro adequado de todos os gastos
O registro adequado de todos os gastos é fundamental para manter a gestão financeira e contábil de uma startup em ordem. Acredite, essa dica é muito mais importante do que parece. Isso porque a entrada e saída de dinheiro é constante em uma empresa, e saber exatamente para onde esses recursos são direcionados é fundamental para não ter prejuízos financeiros. Dessa forma, a transparência financeira é garantida, o que, por sua vez, ajuda a atrair mais investidores e, consequentemente, oferece um crescimento mais seguro ao negócio.
Para fazer um registro adequado dos gastos, é importante que você siga os seguintes passos:
- estabeleça rotinas de identificação e movimentação de gastos: o ideal é fazer isso diariamente para evitar furos no seu fluxo de caixa;
- registre todas as informações: com todos os dados registrados, é possível identificar gargalos que comprometem o bom desenvolvimento financeiro da empresa;
- saiba como analisar as informações financeiras: esses dados podem ser utilizados de forma estratégica, a fim de melhorar o destino dos seus investimentos.
Não misture as despesas pessoais com as empresariais
Outra dica básica, porém necessária, é não misturar as despesas da startup com as dos sócios. Muitos empreendedores ainda não entenderam a importância de colocar isso em prática. A consequência disso tudo é um acúmulo de problemas financeiros, uma vez que chegará o momento que nem mesmo o próprio dono da empresa saberá distinguir a diferença de cada gasto.
Além disso, você também terá dificuldades para declarar seu Imposto de Renda e, inclusive, não conseguirá gerar relatórios financeiros sobre o seu negócio. Sem contar que uma hora ou outra pode faltar dinheiro para arcar com os compromissos da startup.
Como evitar todos esses transtornos? Estipulando um pró-labore para você. Com isso, será possível organizar seu orçamento pessoal de acordo com o seu salário, sem precisar interferir na contabilidade do seu negócio. Com isso, além de organizar as finanças da empresa, você também estará contribuindo para o sucesso dela.
Quais os benefícios de contratar uma boa empresa para a gestão contábil?
Ao chegar até aqui, você deve estar se perguntando se conseguirá fazer tudo isso sozinho. A pergunta certa é: você realmente tem a expertise necessária para colocar tudo isso em prática? Se a sua resposta é não, significa que é melhor contar com o auxílio de profissionais experientes na área.
Entenda o que a sua startup tem a ganhar ao contratar uma empresa para realizar a sua gestão contábil.
Planejamento tributário e financeiro eficiente
Uma boa empresa de gestão contábil oferecerá a você profissionais com a expertise necessária para elaborar um planejamento tributário eficiente, com o intuito de ajudá-lo nas tomadas de decisão e otimizar o direcionamento dos recursos da sua startup.
A contabilidade é um setor muito complexo, com várias leis e exigências que precisam ser cumpridas para não ter problemas com o Fisco. Nesse momento, os profissionais experientes estarão atualizados sobre todas as mudanças que surgem ano após ano, podendo, assim, elaborar um planejamento mais preciso.
Questões mais burocráticas relacionadas ao direito e contabilidade tributária serão administradas por quem realmente entende do assunto, possibilitando uma boa redução de gastos com cobranças indevidas, por exemplo.
Um planejamento financeiro e tributário ajuda a sua startup a prever melhor o seu caixa, obtendo informações importantes que contribuem para as mudanças de estratégias.
Redução de problemas com as leis trabalhistas e fiscais
Existem diversas obrigações fiscais e trabalhistas que uma startup precisa estar atenta, do contrário, enfrentará sérios problemas judiciais que podem não apenas “manchar” o nome da empresa, mas também colocar em risco seus bens em uma possível execução fiscal, por exemplo.
Nesse momento, contar com o auxílio de profissionais é fundamental para evitar esse tipo de contratempo. Eles têm conhecimento das leis e sabem exatamente o que pode e o que não pode ser feito, visando sempre melhorar o desenvolvimento da startup e garantir um crescimento contínuo e saudável.
Além disso, com o pagamento em dia de suas obrigações fiscais e trabalhistas, você consegue manter um bom relacionamento com os seus colaboradores e com as autoridades fiscais. No caso de uma licitação, por exemplo, você sairá na frente de muitas empresas que não pagam seus impostos em dia.
Diminuição do pagamento de impostos
É possível reduzir o valor pago em impostos de maneira legal, sem burlar qualquer sistema. Isso é muito importante porque ajuda a startup a diminuir custos e otimizar receitas. Esse tipo de prática também é bem-vista por potenciais investidores, que se agradarão da sua gestão contábil e transparência e, com isso, se sentirão mais motivados a injetar capital no seu negócio.
Os profissionais formados em contabilidade têm amplo conhecimento sobre o Sistema Tributário Brasileiro. Dessa maneira, eles conseguem identificar brechas na lei que permitem a redução de impostos para a sua startup de forma legal, fazendo com que você consiga reduzir consideravelmente seus gastos tributários, que podem ser bem onerosos ao longo dos anos.
Feito isso, você terá mais recursos para investir na estrutura e na compra de outras ferramentas que ajudarão a melhorar a produtividade da sua empresa.
Aumento da segurança da informação
A segurança é um cuidado indispensável para quem tem uma startup e é considerada vital para o bom desenvolvimento do negócio. Uma empresa experiente na gestão contábil sabe o quanto isso é importante e oferece todo o sigilo e proteção necessários dos seus dados contábeis e financeiros.
Mas como esses profissionais conseguem oferecer isso? Por meio da tecnologia. Eles contam com sistemas altamente seguros, os quais visam proteger ao máximo os dados dos clientes, possibilitando que somente pessoas autorizadas acessem essas informações sem riscos de vazamentos.
A segurança precisa ser prezada dentro da sua startup, pois os dados financeiros e contábeis dizem respeito à realidade da sua empresa. Se essas informações caírem em mãos erradas, você certamente terá problemas no futuro.
Ao chegar até aqui, você pode perceber o quanto a gestão contábil da sua startup é importante, certo? Por meio dela, você consegue traçar melhores estratégias financeiras para atrair mais investidores e garantir que a empresa se destaque de seus fornecedores. Quem é que não quer isso? Provavelmente, é desejo de todo empreendedor que deseja ver sua empresa crescer.
Ao mesmo tempo, também é possível perceber o quanto a gestão contábil é burocrática e cheia de detalhes. Sozinho é praticamente impossível fazer tudo corretamente, ainda mais quando você tem outras obrigações. Por essa razão, contar com o auxílio de profissionais experientes é o melhor caminho para o sucesso.
Chegamos ao final de mais um artigo relevante para o seu negócio. Quer ter acesso a mais conteúdos como este para melhorar a gestão do seu negócio? Assine agora a nossa newslleter!
