O Orçamento Base Zero (OBZ) é uma das ferramentas mais eficazes para definir novos rumos a partir da readequação dos custos de uma empresa.
Como o nome já sugere, trata-se de “zerar” as contas, a partir de uma revisão dos custos atuais para se chegar a um budget que seja viável.
Ele parte da teoria desenvolvida por Peter A. Pyhrr, autor da obra “Zero-Base Budgeting: a Practical Management Tool for Evaluating Expenses”. Repare que o título usa uma palavra-chave para entender o significado do OBZ: prático.
Isso porque, como veremos na sequência, ele soluciona uma questão sensível em empresas consolidadas, o corte de gastos.
Parece interessante? Então, continue lendo para saber como aplicar em seu negócio!
Entenda o que é orçamento base zero
Antes de avançarmos no tema, vale destacar que o Orçamento Base Zero não é apenas uma teoria. Entre tantas empresas que o utilizaram para redefinir seus custos, o caso mais emblemático de sua aplicação bem-sucedida é o do Pentágono.
Afinal, o custo de manutenção das forças armadas norte-americanas é de fato muito elevado. De tempos em tempos são feitas revisões desses custos, que têm no OBZ a ferramenta preferencial.
Portanto, se fosse para resumi-lo em poucas linhas, poderíamos dizer que o Orçamento Base Zero serve para revisar custos e redefinir prioridades.
Não por acaso, é empregado por empresas grandes e em muitos setores, visto que com o OBZ é possível fazer uma espécie de “lavagem de roupa suja” na parte orçamentária.
Por outro lado, essa ferramenta não teria tanta aceitação se não produzisse resultados efetivos. Uma vez implementado, o OBZ é extremamente útil para orientar decisões e elencar prioridades, sempre tendo como referência objetivos definidos em equipe.
Saiba como funciona orçamento base zero
Vale destacar que o OBZ é mais indicado para empresas que tenham um histórico financeiro que justifique sua implementação. Assim, as empresas que estão dando os primeiros passos não aproveitariam da ferramenta.
Outro aspecto relevante para o sucesso de sua aplicação está no fato que ela só gera efeitos positivos quando todos os setores da empresa se mostram engajados e prezam pela transparência.
O OBZ é definido a partir do que cada líder de setor apresenta, portanto, seus números devem ser fidedignos e apoiados preferencialmente em dados reais, não em estimativas.
O primeiro passo é reunir todas as lideranças da empresa e, em conjunto, apresentar o orçamento de cada setor. Nessa apresentação, cada um dos representantes mostra de onde vêm seus recursos e como eles estão sendo direcionados.
Uma vez que todos apresentem seus respectivos dados e defendam os valores que considerem justos, chega o momento de confrontar cada budget com as metas da empresa.
As metas de cada setor devem estar vinculadas à missão, então, o orçamento para isso precisa ser o mais íntegro possível.
Comparados os orçamentos de cada setor com a proposta para a empresa como um todo, deve permanecer apenas o estritamente necessário para que a missão seja cumprida.
Em seguida, o novo orçamento “zerado” é submetido à votação e passa a valer se for aprovado pela maioria.
De qualquer forma, o OBZ pode se revelar uma “faca de dois gumes”, ou seja, assim como traz muitos benefícios, pode não ser tão vantajoso assim.
Conheça os benefícios do orçamento base zero
No dia a dia, nem sempre a alta direção de uma empresa é capaz de acompanhar de perto os gargalos de produção por onde escoa parte de seus recursos.
De fato, há custos invisíveis que nem sempre são fáceis de detectar, por isso, o OBZ se mostra extremamente útil para apontar onde está o gargalo por onde o lucro pode vir a se perder.
Dessa forma, ele é também uma espécie de “choque de realidade”. Com o Orçamento Base Zero, as lideranças passam a ter um panorama claro sobres suas despesas e, acima de tudo, de quanto podem efetivamente gastar.
Trata-se, ainda, de uma maneira de avaliar possíveis ameaças, tanto externas quanto internas, ao crescimento da empresa.
Como o OBZ acontece a partir de reuniões do tipo “brainstorm”, acaba por ser uma chance de trazer à tona ideias que não teriam como ser debatidas na rotina diária.
Fique atento às desvantagens orçamento base zero
Contudo, nem sempre a sua execução se mostra viável, em especial nas empresas com pouco ou nenhum controle financeiro ou contábil.
Isso porque o OBZ depende fundamentalmente de dados para ser aplicado e, quando não há números confiáveis, sua implementação não se concretiza.
Nas grandes organizações, há de se considerar ainda a possível complexidade em apurar detalhadamente todos os custos em cada setor.
Dessa forma, o OBZ pode não alcançar o resultado previsto e até ser uma perda de tempo. Afinal, sua realização é trabalhosa, exige reuniões, debates e, com isso, o risco de não haver consenso aumenta.
Além disso, deve-se considerar que cortar gastos é sempre difícil. Ninguém gosta de gastar menos do que está acostumado na vida pessoal, e com empresas a lógica é a mesma.
Descubra quando fazer o orçamento base zero
Tendo em vista que é necessário ter um histórico financeiro e uma base de dados consistente para sua execução, indica-se fazer o OBZ, no máximo, uma vez ao ano.
Dessa forma, torna-se possível que cada setor se prepare para defender seus orçamentos e antecipar alternativas para a alta gestão quando chegar a hora de “cortar o coffee”.
O Orçamento Base Zero também é indicado para revelar possíveis desvios ou uso indevido de recursos. Nesse aspecto, ele serve como uma mini auditoria que pode preceder a contratação de serviços profissionais nessa área, caso necessário.
Saiba como implementar o orçamento base zero
Como você pôde perceber, o OBZ depende também de elevada capacidade de negociação, tanto a sua quanto a dos demais líderes envolvidos em sua elaboração.
Portanto, seu sucesso depende diretamente do engajamento de cada um e até onde as partes estão dispostas a ceder em nome da empresa e de objetivos mais amplos.
Você aprendeu neste artigo como e porque fazer um Orçamento Base Zero em sua empresa. Conheceu como ele funciona, suas vantagens e possíveis desvantagens.
Esperamos que este conhecimento seja útil e que sua empresa viva uma nova fase de prosperidade desde já!
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