Nos últimos anos, o entendimento sobre a força e o valor do capital humano para as empresas fez com que os negócios começassem a investir no desenvolvimento dos profissionais. As estratégias para atração e retenção de talentos envolvem os mais variados recursos — e o trabalho remoto é um deles.

A palavra de ordem é inovação: novas demandas de trabalho, novas profissões e novas gerações no mercado de trabalho também demandam um novo formato de jornada. Mesmo com a carteira de trabalho assinada, o cenário está mudando e os profissionais passaram a valorizar a liberdade e a flexibilidade.

A exemplo de grandes empresas, como Ambev, Nubank e Google, o futuro chegou e o home office, teletrabalho — ou como quiser chamar — faz parte dele. Por isso, confira este superguia sobre como implementar e gerenciar um dos maiores benefícios do futuro e mantenha sua empresa alinhada às tendências em contratação e gestão de pessoas.

Panorama trabalho remoto

Antes de todo o contexto da pandemia, que obrigou muitas empresas a migrarem para o modelo home office, esse formato de trabalho já colecionava adeptos ao redor mundo.

Em novembro de 2019, a Buffer conversou com 3.500 trabalhadores remotos de várias partes do globo, com o objetivo de coletar experiências e saber mais sobre a satisfação dos profissionais ao adotar esse modelo de jornada.

A partir das informações coletadas, emitiu um relatório com os seguintes dados:

  • 57% atuam na jornada remota em tempo integral;
  • 27% cumprem a jornada remota em mais da metade do tempo total de trabalho;
  • 18% trabalha a menor parte do tempo.

Desse grupo, 60% está satisfeito com a divisão do tempo entre presencial e o remoto. Em contrapartida, 19% dos profissionais gostariam de aumentar a frequência do teletrabalho.

Mais da metade das pessoas cita a flexibilidade como o grande benefício da jornada — tanto em relação aos horários de trabalho, quanto ao poder de escolha sobre o local de onde podem trabalhar.

O que se mostrava como tendência ganhou força total durante a pandemia. Em 2018, segundo o IBGE, 3,8 milhões de pessoas trabalhavam em jornada remota no Brasil. Em novembro de 2020, após um período de ascensão e queda promovido pelo isolamento e por decretos locais, esse número passou a ser de 7,3 milhões de pessoas.

Benefícios do trabalho remoto para as empresas

Já faz algum tempo que home office é apontado como uma das tendências para o mercado de trabalho, devido aos benefícios trazidos para empresas e seus colaboradores.

Produtividade

O horário flexível desperta a produtividade nos trabalhadores remotos, pois conseguem se organizar melhor de acordo com as suas necessidades, não se estressam nem perdem tempo no deslocamento para o trabalho e automotivação para fazer mais em menos tempo.

Autonomia

Empresas que concedem aos colaboradores a liberdade de tomar decisões desenvolvem uma equipe com mais autonomia e responsabilidade.

Menos interrupções

Para muitos trabalhadores, o home office significa menos interrupções. Embora a integração entre colaboradores seja muito apreciada no ambiente de trabalho, o perfil de algumas pessoas ou funções exige máxima concentração e o mínimo de interrupções possível.

Retenção de talentos

Um relatório produzido pela Own Labs em 2019 — ou seja, antes de todo o contexto pandêmico — constatou que aqueles que exercem o trabalho remoto são mais realizados com o trabalho, sentem mais confiança no empregador e, consequentemente, são menos propensos a mudar de emprego.

Redução de custos

Empresas adeptas ao trabalho remoto gastam menos. O espaço físico pode ser menor e, consequentemente, o aluguel também. Além disso, são menos móveis, menos gastos com eletricidade, água, materiais de escritório e demais custos.

Dicas gerenciais

Vamos começar a construção do nosso superguia da implementação do trabalho remoto com dicas práticas para conduzir um time em home office.

Como definir os processos?

Em linhas gerais, os processos para implementação do home office devem seguir duas premissas:

  • revisão dos processos de contratação para escolher profissionais compatíveis com o trabalho remoto;
  • contratação de empresas de tecnologia para implementar plataformas de comunicação, workflow, serviços financeiros, contábeis, entre outros que fazem parte da rotina, priorizando aquelas com um bom suporte em atendimento.

Esses dois investimentos são a chave para que o trabalho remoto possa fluir sem problemas relacionados com a produtividade e a comunicação.

Como montar a estrutura?

Para colher os benefícios do home office, não basta apenas liberar os colaboradores para o trabalho remoto, ou contratar um time que desde o início das atividades já trabalhe em casa. É necessário montar toda uma estrutura que viabilize esse modelo de trabalho. Acompanhe.

Invista em tecnologia

A tecnologia, o uso de softwares, computação em nuvem, segurança da informação e outros recursos inovadores são essenciais para que a equipe possa apresentar um bom desempenho e manter seus arquivos em segurança, não importa onde trabalhem.

Garantir uma infraestrutura eficiente, segura e bem equipada é a base do trabalho remoto de sucesso, portanto, certifique-se de investir nos recursos certos, como ferramentas que possibilitam videoconferências e compartilhamento de arquivos. Tudo deve ser pensado para que a equipe tenha uma experiência envolvente e produtiva.

Não esqueça da integração, do treinamento e da contratação de pessoas certas

Quando a empresa escolhe contratar novos colaboradores no modelo de jornada remoto, deve se certificar de fazer esse anúncio na vaga e testar se o perfil comportamental do profissional é compatível não apenas com o home office, mas também com os valores e a cultura do negócio.

O trabalho remoto costuma ser tranquilo para pessoas proativas, organizadas, criativas e que não gostam de rotina.

Após o contrato de trabalho assinado, chega a hora de gerenciar essa equipe. O gerenciamento eficaz de uma equipe remota deve ter como base a boa comunicação e o alinhamento de expectativas.

Portanto, certifique-se de que todos entendam os objetivos da empresa por meio de um processo de integração consistente e inteligente.

Tenha um calendário de eventos e reuniões.

O trabalho remoto não deve ser solitário. Dito isso, é fundamental que os profissionais em home office sintam que realmente fazem parte de uma equipe, mesmo que não convivam diariamente em um espaço físico.

Por isso, é importante lembrar de incluir os times em eventos e reuniões da empresa, manter a todos no circuito de comunicação e reforçar periodicamente o seu papel dentro do negócio em sessões de brainstorming.

Adote uma política de horários de trabalho flexíveis

O trabalho remoto anda de mãos dadas com os horários flexíveis, especialmente se o objetivo é o employer branding e a retenção de talentos — como você viu, a flexibilidade é o maior atrativo para os profissionais do mercado.

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Conceder horários flexíveis não é só a liberdade que o trabalhador busca: também é uma forma de a empresa expandir seus horizontes no quesito contratação. Quando não se apega a carga horária, mas a jornada por produtividade, pode contratar profissionais que residem em outros países e continentes.

Sem as amarras do tempo, ao mesmo tempo em que há investimentos em comunicação, as diferenças de fuso horário não são uma barreira.

Sempre que possível, marque reuniões presenciais

Embora o home office e o trabalho flexível permitam a contratação de profissionais que moram em outros países, ainda sim as empresas contratarão pessoas da mesma cidade. Alguns cargos, inclusive, podem cumprir um período mensal presencial.

Sendo assim, sempre que existir a oportunidade de estar com essas pessoas pessoalmente, não as perca. Por causa dos locais diferentes, as pessoas que trabalham remotamente às vezes não têm uma conexão pessoal com outros membros da equipe. No entanto, conexões presenciais são importantes para construir confiança e fortalecer relacionamentos.

Seja em um evento de final de ano, seja para a reunião de brainstorming, seja apenas uma vez ao ano, promova encontros para que os profissionais tenham a chance de conectar nomes a rostos.

Simplifique a comunicação

A palavra comunicação já apareceu algumas vezes neste artigo e pode aparecer outras mais, já que é uma das chaves que viabilizam uma política de trabalho remoto de sucesso.

A comunicação ajuda a romper barreiras, evita conflitos, gera motivação, proporciona feedbacks valiosos e contribui para que novos processos em relação ao regime de trabalho sejam implementados, aumentando os benefícios do home office.

Como medir a produtividade?

Uma vez que um dos grandes benefícios do home office é a produtividade, é importante que ela seja medida para que a empresa verifique se os objetivos estão sendo atingidos. Veja como essas avaliações podem ser feitas:

  • avaliando a qualidade da entrega dos projetos em relação aos prazos pré-determinados;
  • estabelecendo metas e objetivos semanais de trabalho;
  • percebendo se os profissionais agem com proatividade, entregando além do que foram solicitados;
  • utilizando softwares que gerenciam os fluxos de trabalho e disponibilizam relatórios com o tempo gasto em cada tarefa.

Aspectos legais

Estruturar a implementação do trabalho remoto de maneira estratégica é fundamental para que a empresa não tenha nenhum tipo de problema, trabalhando sua imagem como marca empregadora de maneira positiva e utilizando esse modelo de jornada como uma forma de atrair e reter talentos.

No entanto, por mais bem-estruturado que seja a transição do tradicional para o teletrabalho, tudo pode ir por água abaixo se os aspectos legais não forem devidamente considerados. Portanto, confira agora mesmo detalhes sobre a Lei do Trabalho.

Legislação

A legislação que regulamenta o teletrabalho é a lei nº 13.467, de 2017, conhecida como Reforma Trabalhista. Veja o que ela diz especificamente sobre o trabalho remoto:

Capítulo II-A

DO TELETRABALHO

‘ Art. 75-A. A prestação de serviços pelo empregado em regime de teletrabalho observará o disposto neste Capítulo.’

‘Art. 75-B. Considera-se teletrabalho a prestação de serviços preponderantemente fora das dependências do empregador, com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação que, por sua natureza, não se constituam como trabalho externo.

Parágrafo único. O comparecimento às dependências do empregador para a realização de atividades específicas que exijam a presença do empregado no estabelecimento não descaracteriza o regime de teletrabalho.’

‘Art. 75-C. A prestação de serviços na modalidade de teletrabalho deverá constar expressamente do contrato individual de trabalho, que especificará as atividades que serão realizadas pelo empregado.

§ 1º Poderá ser realizada a alteração entre regime presencial e de teletrabalho desde que haja mútuo acordo entre as partes, registrado em aditivo contratual.

§ 2º Poderá ser realizada a alteração do regime de teletrabalho para o presencial por determinação do empregador, garantido prazo de transição mínimo de quinze dias, com correspondente registro em aditivo contratual.’

‘Art. 75-D. As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.

Parágrafo único. As utilidades mencionadas no caput deste artigo não integram a remuneração do empregado.’

‘Art. 75-E. O empregador deverá instruir os empregados, de maneira expressa e ostensiva, quanto às precauções a tomar a fim de evitar doenças e acidentes de trabalho.

Parágrafo único. O empregado deverá assinar termo de responsabilidade comprometendo-se a seguir as instruções fornecidas pelo empregador.’”

“Art. 134

§ 1º Desde que haja concordância do empregado, as férias poderão ser usufruídas em até três períodos, sendo que um deles não poderá ser inferior a quatorze dias corridos e os demais não poderão ser inferiores a cinco dias corridos, cada um.

§ 2º (Revogado).

§ 3º É vedado o início das férias no período de dois dias que antecede feriado ou dia de repouso semanal remunerado.”

Recomendações

Na transição para a jornada de trabalho remoto, recomenda-se que a empresa conte com o auxílio de uma empresa de advocacia ou contabilidade. Esses profissionais estão preparados para contribuir com o processo, de maneira inteligente e estratégica, passando as devidas orientações para que a organização não acabe ferindo a legislação.

Além de respeitar todos os termos da CLT, também deve existir uma preocupação com o capital humano e a gestão de pessoas. Antes de retirar qualquer benefício que a empresa julga não ser necessário, pois o colaborador não desempenha suas funções no ambiente de trabalho, é preciso avaliar se os colaboradores não vão se sentir excluídos ou injustiçados.

Benefícios obrigatórios e direitos remuneratórios como férias, décimo terceiro e respectivas licenças não mudam para quem trabalha em home office. Uma série de detalhes merecem atenção e, sem a ajuda de um profissional qualificado, a empresa pode sair prejudicada.

Modelo de contrato

Se você quer dar aos colaboradores já contratados o benefício de trabalhar em home office, apresentamos um modelo de aditivo contratual que permite a transição do contrato atual para o home office, por tempo indeterminado.

Este documento está em consonância com a reforma trabalhista, que passou a vigorar em novembro de 2017.

TERMO ADITIVO AO CONTRATO DE TRABALHO

De um lado a empresa xxx., inscrita no CNPJ xxx, situada na xxx, CEP: xxx, neste ato representada pelo seu diretor, xxx, doravante denominado EMPREGADOR,e, de outro lado xxx , brasileiro, estado civil, carteira de identidade nº xxx, CPF xxx, portador da Carteira Profissional nº xxx, série xxx, residente e domiciliado na xxx, CEP xxx, doravante denominado EMPREGADO, têm como justo e acertado o presente Termo Aditivo ao Contrato de Trabalho que se regerá através das cláusulas abaixo.

CLÁUSULA PRIMEIRA: Alteração do Contrato para o regime de teletrabalho.

Por mútuo acordo entre as partes, a partir da assinatura do presente instrumento, o Contrato de Trabalho em epígrafe para a ser regido pelas normas do Teletrabalho incertas na lei nº 13.467/2017, artigos 62, III, 75 A, 75, B, 75 C, 75 D e 75 E, que passam a fazer parte da Consolidação do Trabalho, observando ainda as cláusulas a seguir dispostas.

CLÁUSULA SEGUNDA: Natureza do contrato.

A partir da assinatura do aditivo contratual em epígrafe, o contrato de trabalho por prazo indeterminado passa a ser Contrato de Teletrabalho, com a prestação de serviços preponderantemente fora das dependências da empresa e com a utilização de tecnologias de informação e de comunicação.

CLÁUSULA TERCEIRA: Comparecimento do Empregado nas dependências da empresa.

Caso seja necessário o comparecimento do Empregado nas dependências da empresa, para a realização de atividades específicas que exijam a presença do mesmo, não fica descaracterizado o regime de teletrabalho.

CLÁUSULA QUARTA: Função exercida pelo Empregado.

O empregado continuará a exercer a função de xxx, contudo o trabalho será realizado fora das dependências da empresa.

CLÁUSULA QUINTA: Responsabilidade pela aquisição dos equipamentos necessários ao desempenho do trabalho.

Fica estabelecido que a responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto (home office) é de responsabilidade do Empregado.

PARÁGRAFO ÚNICO: Qualquer outra despesa necessária ao desempenho do trabalho deverá ser aprovada previamente pela empresa, que caso concorde, procederá ao reembolso mediante prévia apresentação de nota fiscal pelo empregado.

CLÁUSULA SEXTA: Ausência de Controle de Jornada.

Com a assinatura do presente aditivo contratual, fica pactuado que o Empregado fica isento de controle de jornada, nos moldes do artigo 62, inciso III, acrescentado à CLT através da lei nº 13.467/2017.

CLÁUSULA SÉTIMA: Transição de regime.

Poderá ser realizada a alteração do regime de tele trabalho para o presencial por determinação do empregador, garantido prazo de transição mínimo de quinze dias, com correspondente registro em aditivo contratual.

CLÁUSULA OITAVA: Precaução contra acidentes de trabalho e doenças ocupacionais.

O Empregado declara que está ciente das precauções a tomar a fim de evitar doenças e acidentes de trabalho, mediante assinatura do termo de responsabilidade em anexo, comprometendo-se a seguir as instruções fornecidas pelo Empregador.

CLÁUSULA NONA: Manutenção das demais cláusulas contratuais.

O contrato de trabalho fica ratificado em todos os seus termos, cláusulas e condições não expressamente alteradas por este documento, que àquele se integra formando um todo, único e indivisível para todos os efeitos legais.

CLÁUSULA DÉCIMA

Para dirimir quaisquer conflitos ou controvérsias oriundas do contrato de tele trabalho em apreço, será competente o foro da Comarca de xxx- xx, em consonância com o artigo 651 da CLT, que permanece inalterado.

Assinado por ambas as partes em duas vias de igual teor, na presença das testemunhas abaixo assinadas.

Cidade, xx de xxx de 20xx.

Assinatura do empregado

Assinatura do empregador

Testemunhas 1 (nome, assinatura, CPF e endereço):

Testemunha 2 (nome, assinatura, CPF e endereço):

Os novos contratados, que já iniciam sua jornada em home office, podem assinar o mesmo contrato, excluindo a cláusula primeira.

Perceba que, nesse modelo, a cláusula sexta se refere à ausência do controle de jornada — documentando a flexibilidade no horário de trabalho. No entanto, caso a função demande que o serviço seja realizado em um período pré-determinado, ou ainda, deseja monitorar a carga de trabalho para evitar excessos e burnout, a empresa pode optar por contratar um serviço de registro de ponto online.

Ajuda de custo

Se por um lado a empresa economiza em custos como energia e vale-transporte, por outro, o trabalho remoto traz algumas despesas para o colaborador.

Quem trabalha em casa, além de arcar com um aumento na conta de energia pelo tempo em que fica com os equipamentos ligados, precisa de um bom computador, celular e respeitar as normas ergonômicas para evitar doenças ocupacionais ligadas à postura durante o experiente.

O empregador não tem a obrigação de enviar uma cadeira gamer ao contratado ou pagar a sua conta de internet. De acordo com a CLT, essas condições podem ser negociadas entre o contratante e o contratado. No entanto, o contrato precisa detalhar todos os combinados.

Custos que não são possíveis medir, como a energia elétrica — afinal, como mensurar quantos % da conta de luz foram gastos com as atividades laborais? — geralmente são integralmente pagos pelo colaborador. A empresa, então, pode compensar esse gasto de outras formas.

Chegamos ao final do nosso material sobre o trabalho remoto. Esperamos que as informações contidas neste artigo possam ser úteis para direcionar a implementação do trabalho remoto na empresa.

Não poupamos esforços para trazer informações de fontes confiáveis, por isso, você encontrou trechos da lei e modelos contratuais. No entanto, precisamos reforçar a importância de contar com uma boa assessoria contábil não apenas no processo de implementação, como também no dia a dia.

O auxílio de profissionais é a maneira mais segura de estar sempre atualizado com as leis, garantindo que nenhuma atualização futura na regulamentação do trabalho remoto deixe de ser seguida e evitando riscos fiscais.

Mesmo contando com o serviço profissional, não deixe de se manter atualizado. Curta nossa página do Facebook e fique de olho em novos materiais sobre aspectos gerenciais e legais do mundo dos negócios.

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