O controle da folha de pagamento é a principal obrigatoriedade de toda empresa legalmente constituída. Ela é, ainda, uma das principais fontes de custos para PJs, podendo representar até 20% do orçamento em organizações no setor de serviços, segundo o Jornal Contábil.
Diante de um impacto tão grande, não se pode vacilar na hora de montá-la, concorda? Além do alto custo, em geral, a folha é um instrumento complexo, no qual são feitos muitos cálculos, alguns tão intrincados que só mesmo um software consegue realizar.
Para ajudar você a ter mais controle sobre os pagamentos feitos a seus colaboradores e parceiros, este guia traz um panorama abrangente sobre esse importante instrumento. Continue a leitura e saiba como assumir de vez as rédeas sobre suas obrigações junto aos colaboradores da sua empresa!
Quais os tipos de remuneração que devem constar na folha de pagamento?
Todo gestor deve saber que a folha de pagamento é uma obrigatoriedade instituída pelo Decreto 3048/1999 em seu artigo nº 225. Sendo assim, é fundamental conhecer antes o tipo de informação que nela deve constar.
Um aspecto importante a se destacar é que não existe um modelo oficial para esse documento. Cada empresa tem relativa liberdade para confeccionar suas folhas da maneira que julgar mais adequada. O mais importante é que os dados estejam legíveis e as informações obrigatórias se façam presentes.
Por isso, o melhor ponto de partida para se montar uma folha de pagamento conforme as determinações legais é conhecer os itens que devem estar dispostos. Vamos conferir agora, então?
Salários
A razão de ser de toda folha de pagamento é a remuneração da força de trabalho com base em salários. A propósito, o nome vem do latim Salarium Argentum e remete ao antigo Império Romano, em que o trabalho era pago não com dinheiro, ouro ou prata, mas sal.
A forma de se remunerar mudou com o passar dos séculos, porém, não mudou a maneira de se estabelecer uma relação trabalhista. Ou seja, para contar com uma força de trabalho, é indispensável que ela seja remunerada.
Assim sendo, ao contratar um colaborador, é preciso que o salário a ser pago seja acordado entre as partes, sempre observando o que diz a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e também, o Sindicato da Categoria.
Descanso Semanal Remunerado (DSR)
Uma das muitas conquistas dos trabalhadores brasileiros que veio junto da CLT de 1943 é o direito ao descanso semanal remunerado, o DSR. Por lei, recomenda-se que ele seja concedido aos domingos, no entanto, cada empresa é livre para decidir com seus colaboradores, em conjunto com determinações legais, o melhor dia da semana.
Definido o dia, é preciso obedecer ao limite de 24 horas para o DSR, o qual é indivisível, devendo, por isso, ser aproveitado em um único dia. Vale ressaltar que o empregado que faltar sem justificativa pode ter o seu direito ao DSR cancelado.
Seu cálculo original é feito pela fórmula abaixo, mas ainda existem Sindicatos que preveem outra forma de cálculo:
DSR = (total a receber em horas extras no mês / dias úteis no mês) x domingos e feriados do mês.
Salário-família
Todo colaborador que tem filhos até 14 anos de idade tem direito a receber o benefício conhecido como salário-família. Também é um direito para quem tem filhos inválidos, não importa a idade, desde que se faça a devida comprovação de dependência.
O valor estipulado pelo Decreto 53.153/63, em seu artigo 12 é equivalente a 5% do salário-mínimo vigente no local, ou seja, no estado em que a empresa está sediada. De qualquer forma, todo ano a Previdência Social publica a tabela de valores relativos ao salário-família, bem como a faixa salarial em que o seu pagamento é devido.
Adicional Noturno
Se na sua empresa a jornada de trabalho passa das 22 horas, então, você deve pagar o chamado adicional noturno para seus colaboradores. O valor corresponde às horas trabalhadas até as 5 horas da manhã do dia seguinte, no caso de trabalhadores urbanos, e até as 4 horas, para os trabalhadores rurais.
Atenção que, para o cálculo desse adicional, a empresa deve estipular o índice mínimo de 20% do valor da hora trabalhada durante o dia. Deve-se observar, ainda, que no período noturno a hora equivale a 52 minutos e 30 segundos, e não aos 60 minutos tradicionais.
Adicional periculosidade
Já o adicional periculosidade é devido pelas empresas a todo trabalhador que opere exposto a:
- inflamáveis;
- eletricidade;
- explosivos;
- roubos;
- condições de risco.
Ele deve equivaler a 30% sobre o salário do colaborador e não deve considerar eventuais prêmios, gratificações ou participações sobre os lucros. Cabe frisar que a definição de trabalho perigoso pode ser encontrada no artigo nº 193 da CLT. Pode também ser definida por perícia, a ser realizada por um Médico ou Engenheiro do Trabalho, com registro no Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
Adicional por tempo de serviço
Diferentemente do adicional noturno e periculosidade, o adicional por tempo de serviço não é uma obrigatoriedade instituída por lei. Normalmente, esse é um benefício definido por convenção coletiva, ou seja, em comum acordo entre sindicatos e empresas.
É na convenção que ficam definidos o tempo de casa necessário para fazer jus a esse adicional, bem como as regras para fazer o seu cálculo. Um aspecto importante a salientar é que, uma vez que a empresa pague o adicional por tempo de serviço, não pode mais deixar de fazê-lo. Se assim acontecer, estará desrespeitando um direito adquirido, podendo ter que responder na justiça do trabalho por essa violação.
Uma forma de calculá-lo seria fazendo a seguinte conta:
Adicional por Tempo de Serviço = salário + gratificações + percentual definido pela empresa
Horas extras
Por definição, hora extra é toda aquela que se trabalha depois do encerramento da jornada de trabalho normal. Assim, a folha de pagamento deve discriminar também esse tipo de remuneração.
Ela está prevista no artigo 59 da CLT, segundo o qual nenhum empregado deverá trabalhar mais que duas horas além da sua jornada regulamentar. Embora seja chamada dessa forma, entram no seu cálculo qualquer minuto que exceda o tempo de trabalho normal.
Então, se um trabalhador tem uma jornada de 8h00 às 17h00, se ele ainda estiver em atividade às 17h01, fará jus ao recebimento de horas extras. Seu valor é de 50% a mais que a hora trabalhada em dias úteis e de 100% em feriados e fins de semana.
Diárias em viagens e deslocamentos
É de praxe nas empresas custear as despesas que seus colaboradores têm em viagens e deslocamentos. No entanto, conforme o artigo nº 457 da CLT, os valores pagos sob essa rubrica não integram a remuneração base do trabalhador. Dessa forma, não devem constar em contrato de trabalho e, sendo assim, não há nenhum tipo de encargo incidente sobre esse pagamento.
Auxílio-creche
Se a sua empresa conta com mais de 30 trabalhadoras maiores de 16 anos, fique atento. Nesse caso, ela tem por obrigação dar o suporte necessário para que elas possam deixar os filhos na creche enquanto estão trabalhando.
Isso pode ser feito de duas formas. Uma, em que a empresa disponibiliza uma creche ou espaço adequado para que as crianças possam permanecer ao longo da jornada de trabalho. Mas, na impossibilidade de oferecer esse local, ela estará obrigada a pagar o auxílio-creche, cujo valor também é definido por convenção coletiva.
Deixar de pagá-lo se configura negligência e a empresa pode ser multada em valores que podem chegar a R$ 800,00
Como fazer a gestão da folha de pagamentos?
Com tantos elementos, obrigações e encargos previstos, a gestão da folha de pagamento é fundamental para que uma empresa mantenha seu orçamento sempre sob controle. Como vimos, ela representa, em muitos casos, a maior fatia dos custos de um negócio. Então, sem mecanismos que ajudem a monitorá-la e sem uma equipe especializada, sua organização se arrisca a ver suas despesas fixas aumentarem inesperadamente..
O ideal é que você tenha uma estratégia que ajude a orientar suas decisões sobre a folha, a cortar gastos ou investir quando necessário. Por exemplo: se você sabe que cada hora extra paga em determinado setor gera X% de receitas, quanto do excedente do seu orçamento poderia ser destinado para esse tipo de despesa?
Como toda iniciativa estratégica, a gestão da folha deve começar pelo básico. É isso que veremos a seguir.
Estabelecer cargos e salários
A primeira medida a ser tomada para que a sua folha esteja sempre sob controle é definir um plano de cargos e salários. É por essa espécie de guia que sua empresa deixará claro para seus colaboradores a remuneração esperada para cada função.
Atenção, porque esse é um ponto estratégico para toda empresa que pretende atrair e reter os melhores talentos do mercado. Um plano de cargos e salários atrativo ajuda não só em termos de contratação, como representa um componente motivacional importante.
Além disso, ele serve como diretriz para que sua empresa mantenha seu orçamento dentro de um limite compatível, ajudando até a evitar fraudes e desvios.
Ficar atento às mudanças
Não só a Contabilidade tornou-se digital, como o próprio setor de Recursos Humanos. Isso significa que até mesmo setores que antes eram conhecidos como conservadores, hoje, são impactados pelo avanço da tecnologia.
Um bom exemplo disso são as empresas que utilizam softwares para controle das suas respectivas folhas de pagamento. Falaremos com mais detalhes sobre isso mais à frente. De qualquer forma, vale adiantar que, ao adotar esse tipo de recurso, é fundamental manter uma postura vigilante em relação aos avanços, principalmente no segmento de TI.
Estar atento à legislação
Você viu nos tópicos anteriores que a maioria dos direitos pecuniários são amparados pela legislação trabalhista no Brasil. Embora ela tenha sido flexibilizada com a última reforma de 2017, desrespeitá-la é uma infração grave e que pode levar a empresa a ser acionada na justiça ou multada pela fiscalização do trabalho.
Nesse sentido, a demissão de um colaborador precisa ser sempre cercada de cuidados, já que é nesse momento que as infrações são mais cometidas, mesmo que não seja por má fé. Assim sendo, ficar de olho nas mudanças legislativas é parte importante da gestão da folha de pagamento, já que garante o cumprimento das normas trabalhistas em vigor.
Ter atenção às previsões sindicais
Já que falamos da reforma trabalhista de 2017, vale ressaltar que ela elevou o status das negociações coletivas entre sindicatos e empresas, que desde então têm força de lei. Por isso, mais do que nunca, toda empresa precisa ficar ainda mais ligada nas decisões dos sindicatos de forma a garantir que elas sejam respeitadas.
Uma forma de se fazer isso é implementar canais de comunicação pelos quais as deliberações sindicais, acordos coletivos e assembleias estejam sempre “no radar”. Pode ser, por exemplo, por meio de uma rede de intranet, dedicada exclusivamente para divulgação de informações de interesse dos trabalhadores.
Provisionar custos
Todo ano as empresas estão sujeitas a pagamentos recorrentes como 13º salário, férias e impostos, sem contar despesas extemporâneas como a remuneração dos sócios por meio de lucros e dividendos, no caso das empresas de capital aberto.
Todos esses gastos podem ser alvo de provisionamento, um termo contábil usado para designar a antecipação da cobertura de um custo qualquer. Sendo a folha de pagamento uma das principais fontes de despesas, vale apostar nessa medida para mantê-la sempre sob controle.
No caso, o tipo de instrumento utilizado é a chamada provisão para exigibilidades. Por ela, todo mês a empresa reserva parte do orçamento para dar conta da despesa quando ela tiver que ser liquidada.
Controlar a jornada dos colaboradores
O pagamento de horas extras pode representar um peso e tanto, onerando a folha de pagamento. Logo, é preciso manter o controle sobre as horas trabalhadas de cada colaborador, de maneira a evitar que as horas extras extrapolem os limites orçamentários.
Lembre-se de que o valor da hora excedente é contado a cada minuto e, em dias úteis, ele é 50% maior que o da hora trabalhada na jornada regular. Por exemplo: se na sua empresa um trabalhador recebe R$ 8,00 por hora, se ele vier a fazer horas extras durante a semana, deverá receber R$ 12,00 por cada hora além da jornada de trabalho.
Se essas horas extras forem trabalhadas aos sábados, domingos ou feriados, o valor por hora passa a ser de R$ 16,00.
Quais os principais erros cometidos?
A verdade é que, quanto mais extensa for a folha de pagamento, maiores os riscos de se cometer erros em sua confecção e gestão. Até mesmo as mais modernas startups, com todo o uso que fazem da tecnologia, estão sujeitas a falhar quando se trata de honrar os pagamentos feitos aos seus colaboradores.
Dizemos isso com base em algumas das empresas que chegam até nós em busca de soluções para os desafios em sua gestão, principalmente na da folha de pagamento. Com o tempo, fomos verificando que alguns erros são mais frequentes que outros, como veremos nos tópicos abaixo. Acompanhe!
Cálculo errado
Toda empresa está exposta a riscos fiscais quando não se prepara adequadamente para dar conta de seus impostos e encargos. Em relação à folha de pagamento, as falhas nesse sentido costumam acontecer quando a empresa deixa de calcular o pagamento de benefícios ou o faz de forma incorreta.
É por isso que enfatizamos sempre a necessidade de automatizar certos tipos de cálculo, com destaque para as obrigações previstas no e-Social, com seus diversos eventos.
Falhas na previsão de custos
Da mesma forma que erros no cálculo dos pagamentos de benefícios podem acontecer, vale também para o controle das contas, tanto as ligadas a custos fixos quanto os variáveis. Digamos, por exemplo, que uma empresa está fazendo o provisionamento de custos dos bônus pagos a seus sócios.
Nesse caso, imagine que, ao longo do ano, ela aprovisiona 0,5% do seu orçamento para isso, mas, ao fazê-lo, ela deixa de calcular a inflação ou a taxa de juros. Com isso, ao chegar o momento de fazer os pagamentos devidos, os valores já estarão defasados, obrigando a empresa a ter que arcar com eles de uma vez só, arruinando tudo o que foi planejado.
Centralização de dados
No contexto da contabilidade digital, não há como obter bons resultados ou tomar decisões sem o apoio dos dados. É o conceito de Big Data, pelo qual as empresas passam a decidir e a gerir suas rotinas com base em dados em massa, extraídos da maior quantidade possível de fontes confiáveis.
Em meio a esse “mar” de informação, é fundamental contar com mecanismos e políticas para que a coleta e armazenamento de dados de interesse estratégico sejam funcionais. Em outras palavras: é preciso centralizar a gestão de dados, em respeito também às diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) brasileira.
Desatenção à legislação trabalhista
Outra falha comum é a falta de cuidado com o cumprimento das leis trabalhistas, com destaque para as normas do e-Social. Embora tenha se tornado obrigatório desde 2018, ainda há empresas que o tratam como um compromisso facultativo.
Trata-se de um erro grave, já que um dos objetivos do governo ao instituir essa nova plataforma foi ampliar o alcance da fiscalização, que passou a ser em tempo real. Ou seja, toda empresa que deixa de atender às exigências do e-Social se expõe a multas que, nesse caso, começam em R$ 1.817,87.
Quando fazer o fechamento da folha de pagamento?
Um dos “pontos altos” nas rotinas de departamento pessoal e financeiro é justamente o fechamento da folha de pagamento. Aqui, vale relembrar o que diz o Decreto 3.048/99, segundo o qual, em seu artigo 225, a folha deve ser fechada em duas vias, ficando uma retida pela empresa e outra com o colaborador.
Outro ponto fundamental é a data de seu fechamento. Nesse caso, a referência é o artigo 459, do Decreto-Lei nº 5.452/43, que determina que o pagamento não deve ultrapassar o 5º dia útil do mês seguinte. Dessa forma, o fechamento da folha deverá acontecer entre o último dia do mês até o quinto dia útil do mês seguinte.
Quais cuidados tomar?
Felizmente, aquela Contabilidade que dependia de livros em papel e que vivia atolada no meio de arquivos, pastas e documentos físicos é cada vez mais coisa do passado. Hoje, com o auxílio de sistemas e de Software as a Service (SaaS), só erra na gestão da folha de pagamento quem quer. Veja, então, três cuidados que você pode tomar para que a sua folha deixe de ser um motivo de preocupação.
Usar tecnologia
Ok, pode até ser um lugar-comum dizer que a tecnologia é fundamental no dia a dia das empresas, mas será que você está realmente atento a isso? Veja, por exemplo, o que diz o Índice de Maturidade Digital 2019, da IMD Brasil.
De acordo com o levantamento, a maioria das empresas brasileiras sabe apenas o básico em assuntos digitais, perfazendo 49,65% das entrevistadas. Apenas 4% delas foram apontadas como experts, enquanto 20,07% ainda é considerada iniciante.
Automatizar rotinas
Em boa parte dos casos, falhas na gestão e controle da folha de pagamento podem ser evitadas por meio da automação de rotinas. Afinal, estamos tratando de tarefas repetitivas e cálculos que devem ser feitos periodicamente, não é mesmo?
Nesse caso, sua empresa pode e deve contar com um software ou ERP que permita calcular não só salários e encargos como aquelas despesas extemporâneas, como as de viagens e deslocamentos.
Contar com o auxílio de profissionais especializados
Erros contábeis não são fruto do acaso. Em geral, eles acontecem porque a Contabilidade não conhece ou não tem experiência suficiente com o tipo de negócio que o cliente desenvolve. Por isso, a Syhus é focada em startups e empresas de tecnologia, afinal, cada segmento tem sua dinâmica própria e, quanto mais especializado o escritório contábil for, menos falhas tendem a ser cometidas.
Qual a importância da contabilidade?
Sendo assim, aumenta a importância da Contabilidade que, como vimos, hoje é digital. Há quem diga que a profissão de contador está em risco, mas, para nós, ela está apenas se reinventando para ganhar ainda mais relevância do que sempre teve.
Afinal, qual outro especialista pode apontar soluções para assuntos como impostos, encargos trabalhistas e, como vimos ao longo deste conteúdo, para solucionar questões sobre a folha de pagamento?
Claro que, depois da leitura de um guia como este, você deve estar ainda mais interessado no que uma parceria com especialistas pode proporcionar. Que tal conversar com quem realmente entende as necessidades e dores das startups e empresas de tecnologia?
Essa é a missão da Syhus, seu escritório contábil para cuidar de todos os assuntos fiscais, trabalhistas e tributários da sua startup. Entre em contato e conheça nossas soluções!
