Erros contábeis que podem prejudicar uma empresa!

Empresas, sobretudo as de médio e grande porte, precisam tomar muito cuidado com erros contábeis. Afinal, como movimentam inúmeras informações, demandando diversos lançamentos e outras tarefas burocráticas e de backoffice, qualquer equívoco pode gerar prejuízo e retrabalho.

Para todo erro relacionado a procedimentos fiscais, contábeis ou tributários, a legislação prevê algum tipo de penalização. Em muitos casos, ela é financeira, com multas que podem ser bem pesadas.

Sendo assim, conheça os equívocos mais comuns envolvidos nesses processos para saber porquê acontecem e como agir em cada caso!

Não criar uma agenda tributária interna

Existem as agendas de obrigações municipais, estaduais e federais, sendo que as três não têm ligação com as demais. As obrigações de cada âmbito são regulamentadas por leis próprias, feitas pelos órgãos de fiscalização que cuidam apenas de suas jurisdições.

Portanto, enquanto é necessário acompanhar a agenda tributária da Receita Federal, também é preciso estar a par da agenda do estado e das datas de apresentação de obrigações ao município.

Por isso, para acompanhar melhor todos os prazos e as diferentes obrigações, o ideal é criar uma agenda tributária interna que englobe as datas de pagamentos e as entregas de declarações nos diversos âmbitos.

Um dos erros mais comuns é, na verdade, um dos mais fáceis de corrigir. Dessa maneira, os profissionais responsáveis pelas rotinas dificilmente se perdem entre as agendas ou se esquecem de atender algum prazo. Consequentemente, as tarefas e informações se mantêm organizadas e as multas por atrasos e omissões são evitadas. Bons profissionais da contabilidade mantém um acompanhamento rigoroso dessas agendas.

Errar em cálculos de impostos e declarações

Diante de uma apuração errada, duas situações podem ocorrer:

  • Quando o imposto é apurado a menos que o devido, o órgão público competente cobrará o valor restante, gerando retrabalho e talvez multa por inconsistência em uma declaração entregue com erro de apuração tributária;
  • Quando o imposto é apurado para mais que o devido, a empresa perderá dinheiro e não conseguirá recuperá-lo se não revisar suas ações passadas.

Ou seja, nos momentos de apurar impostos, é preciso ter muito cuidado e estar com os documentos fiscais bem organizados para que nada passe despercebido. Por exemplo: se a empresa receber um crédito fiscal e não o identificar no momento de calcular os impostos, não o aproveitará e pagará mais tributos do que precisaria, de fato.

Então, se na sua empresa existe o risco de um erro já ter ocorrido nos cálculos tributários, comece um planejamento tributário de revisão o mais rápido possível. Caso alguma despesa indevida seja constatada, é possível pedir compensação junto à fiscalização comprovando o ocorrido.

Depois disso, outras estratégias de planejamento devem ser instauradas e mantidas consistentemente:

  • Planejamento tributário estratégico: aplicado na tomada de decisões e conciliado com a contabilidade gerencial, que citaremos adiante;
  • Planejamento tributário operacional: define o fluxo de trabalhos, incluindo aplicação de dados e recursos técnicos e tecnológicos ligados à contabilidade, tributos e setor fiscal.

Já para evitar inconsistências em declarações, é preciso iniciar a elaboração destas com antecedência para que os profissionais possam revisar os dados.

Em alguns casos, dependendo da obrigação acessória, é possível contar com ferramentas de auditoria automatizada, pois muitas evitam erros humanos facilmente cometidos no momento de lidar com uma grande quantidade de dados.

Não aplicar a contabilidade gerencial

Contabilidade gerencial é a rotina contábil aplicada à gestão empresarial. É a estratégia de aplicar os dados das atividades fiscais, contábeis, tributárias e do departamento financeiro à tomada de decisões estratégicas e análises de negócios.

O erro, nesse caso, não está em alguma atividade executada de maneira incorreta, mas no desperdício de recursos e de investimentos. Ao implementar e manter a contabilidade gerencial, todos os esforços e custos das rotinas administrativas e burocráticas acabam sendo investidos em melhoria da gestão e ganho de vantagens competitivas.

Logo, os departamentos normalmente vistos como centros de custos e com finalidade de cumprirem obrigações passam a ser agentes de crescimento.

Obviamente, a correção desse desperdício vem com a aplicação da estratégia em ações como criação de relatórios personalizados, integração de setores, maior comunicação entre diferentes profissionais e aproximação do gestor contábil com os tomadores de decisões estratégicas.

Manter documentos fiscais desorganizados

Quando os documentos fiscais não estão bem organizados e armazenados de maneira que facilitem a localização de itens, podem ocorrer outros erros — como no processo de apuração de impostos, que citamos acima.

Outro motivo pelo qual a desorganização de documentos se torna um dos principais erros é o aumento do risco fiscal. Por exemplo: em uma fiscalização, essa falta de organização tem grande potencial de gerar autuações.

Para corrigir esse erro, é sempre importante investir em automação de processos, como em um software de gestão de documentos fiscais que também facilite todas as atividades relacionadas, bem como em ferramentas que recuperam documentos recebidos a partir do CNPJ da empresa.

Ignorar os princípios contábeis

A contabilidade conta com princípios que servem para as empresas manterem a transparência e, ao mesmo tempo, realizarem lançamentos e análises confiáveis que não prejudiquem a saúde financeira.

Um desses princípios é o da prudência, que visa à determinação dos menores valores plausíveis a ativos e dos maiores a passivos. Então, erros como supervalorizar ativos e subestimar depreciação, por exemplo, mesmo quando não ocorrem por má-fé, acabam demonstrando nos documentos contábeis uma realidade patrimonial que não existe.

Por fim, esses números incorretos podem induzir tomadores de decisão a erros em suas ações por se verem diante de cenários falsos sem terem ciência disso. Legalmente, os problemas podem vir com cobranças dos órgãos de fiscalização, visto que transmitir o Sped Contábil com dados inconsistentes ou maquiados rende pesadas multas quando um fiscal identifica os equívocos transmitidos.

A solução para evitar erros contábeis é muito simples: levar sempre em conta os princípios da contabilidade e escriturar as informações da empresa conforme os documentos comprobatórios e projeções realistas de valores patrimoniais.

Deixar acumular lançamentos e conciliações

A grande verdade é que muitos gestores, em razão do excesso de tarefas do dia a dia, acabam postergando o registro de informações importantes para o negócio. Assim, dificultam a análise assertiva da saúde financeira da empresa.

É extremamente negativo para qualquer negócio deixar de realizar os lançamentos nos livros contábeis e as conciliações de extratos, contas e demonstrativos de forma periódica.

Quando essas atividades se acumulam, em razão da má organização ou da falta de tempo, os demonstrativos financeiros e relatórios ficam muito desatualizados. Logo, não fornecem informações e dados reais sobre como estão as finanças da sua empresa e, consequentemente, não ajudam na tomada de decisões.

O fato é que a desorganização com as informações financeiras pode afetar a empresa, com faturas em atraso, além de fazer com que ela perca credibilidade no mercado.

Outro motivo importante para manter sempre em dia as conciliações é a captação de investimento. Normalmente, nestes cenários, os investidores buscam saber como está a saúde financeira da empresa. E são os relatórios contábeis atualizados que fornecem esse tipo de diagnóstico.

Falhar na entrega das escriturações fiscais

O que você precisa ter em mente é que as escriturações fiscais demandam muito cuidado, especialmente referentes ao SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). É preciso ter muita atenção para realizar o preenchimento correto e também para entregar todos os documentos fiscais necessários.

É comum haver valores incorretos, informações faltando, entre outros erros. O contador, a fim de retificá-los, faz as mudanças necessárias. O grande perigo é que essas falhas na entrega das escriturações podem, caso haja comprovação, responsabilizar o contador responsável e até mesmo o cliente.

Além disso, podem ocasionar situações constrangedoras e também a diminuição da margem de lucro.

Não utilizar um sistema de gestão

Para as empresas que se encontram na fase inicial do negócio, o controle de conciliação pode ser feito de forma manual por meio de uma planilha, pois, devido à baixa movimentação, não demanda grandes esforços. Recomenda-se o uso de um sistema de gestão para as empresas com um volume significativo de movimentação financeira, que além de auxiliar a contabilidade no processo de conciliação dos lançamentos, otimiza a rotina do empreendedor, dispensando a necessidade de manter um controle manual. Além disso, esses sistemas oferecem variados tipos de relatórios gerenciais, que podem ser úteis aos sócios na tomada de decisão.

Atualmente, está disponível no mercado diversos softwares ERP que cumprem essa função. Escolha um que melhor atenda às suas necessidades. O seu contador poderá te ajudar nessa decisão!

Não guardar cópias escritas das operações

Devido ao fato de hoje em dia ser possível economizar tempo realizando operações financeiras de forma virtual, muitos se esquecem de imprimir os comprovantes e de salvá-los, ainda que de forma digital. Esse é um hábito terrível que pode prejudicar as finanças da empresa, pois em algum momento, você poderá precisar comprovar alguma transação. Por isso, é recomendável arquivar sempre cópias de todos os documentos, como recibos, faturas, contratos, e notas fiscais.

Não contar com a ajuda de uma empresa especializada

Grande parte dos erros citados acima podem ser evitados caso a organização conte com o auxílio de uma empresa especializada em serviços contábeis, que cuide de cada etapa da gestão fiscal e financeira do seu negócio.

Terceirizar o planejamento e a preparação tributária para uma empresa especializada permitirá que você reduza suas obrigações fiscais na medida do possível, com a segurança do respaldo da legislação. Ainda, terá mais tempo para se dedicar à geração de receita.

O que ocorre é que alguns gestores não pensam na hipótese de delegar responsabilidades a outros profissionais competentes. Porém, terceirizar funções contábeis pode reduzir erros, evitar o uso indevido de ativos, aumentar a produção e o lucro, controlar os custos e ajudar a aumentar a eficiência da gestão geral da empresa.

Por fim, é preciso estar sempre atento a essas dicas de como evitar erros contábeis e se lembrar de que a boa organização da empresa fará com que ela cresça mais rapidamente e obtenha sucesso em suas finanças. O fato é que o crescimento do negócio deve ser a principal prioridade de um gestor, então utilize todos os recursos disponíveis ao seu favor para alcançar este objetivo.

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