Documentos para contabilidade: saiba quais devem ser entregues mensalmente

Manter um negócio funcionando de forma saudável financeiramente é um grande desafio. Parte desse desafio consiste em fornecer periodicamente uma série de documentos para a contabilidade, que justifique a geração das receitas e das despesas em relação às operações da organização.

A entrega correta e tempestiva dos documentos para a contabilidade oferece mais segurança quanto aos cálculos e a geração das obrigações acessórias.

É a partir das informações enviadas ao contador que o negócio se mantém regular e legalizado, impedindo que a empresa sofra sanções e outras penalidades.

Além disso, com a ajuda de um contador, é possível dispor de dicas e orientações sobre como reduzir os tributos, sem que isso configure sonegação fiscal.

Vejamos a seguir quais são os documentos obrigatórios a serem entregues para a contabilidade mensalmente, e como manter uma organização efetiva de todas essas informações. Continue a leitura para saber mais.

Documentos trabalhistas

Atualmente, a grande maioria das empresas de qualquer porte ou segmento, possui funcionários.

A legislação trabalhista, principalmente com a Reforma Trabalhista, exige que sejam encaminhados uma série de documentos para contabilidade. Veja a seguir os principais deles.

Guias de contribuição

Manter as contribuições em dia é uma das obrigações da empresa, e com a entrada do Sistema Público de Escrituração Digital — SPED — e do e-Social, o governo passou a ter acesso às informações de uma maneira mais precisa, devido ao cruzamento e a integração das informações.

Para cada guia paga, seja ela relacionada à folha de pagamento ou contribuição fiscal, é gerada uma comprovação por meio de recibo, o qual deve ser enviado à contabilidade para fins de registro contábil, que refletirá nos saldos e nas composições das demonstrações financeiras.

Outra informação importante é que, além de enviados à contabilidade, eles devem ser arquivados na empresa por um determinado período (cada documento tem sua validade) como comprovação. Em alguns casos de fiscalização, os documentos físicos ainda podem ser solicitados.

Recibos de pagamento

Fique atento aos comprovantes de pagamentos, como recibos de férias, salários, pró-labores e demais dados e informações. Esses itens devem ser enviados à contabilidade assim que o fato ocorrer, para que a conciliação bancária aconteça de forma oportuna.

Com o e-Social em vigor, há um calendário de envios e prazos que deve ser estritamente cumprido. No caso de descumprimento, há a incidência de multas e sanções, além, é claro, da possibilidade de interromper as atividades operacionais.

Movimentos e Recibos de Autônomos

A cada pagamento efetivado para Autônomos (prestadores de serviço), deve-se realizar a emissão do Recibo de Pagamento Autônomo (RPA).

Ele deve ser encaminhado à contabilidade assim que emitido, (além de outros documentos dos cooperados) para que o recolhimento de INSS e ISS seja devidamente realizado, e para que haja a devida conciliação e escrituração pela contabilidade.

O atraso no envio do RPA ou o não envio acarreta multas à empresa.

Documentos fiscais

Agora, veremos a seguir os diversos documentos do âmbito fiscal, que devem ser repassados mensalmente ao contador.

Notas fiscais

Todas as notas fiscais, invoices de entrada e notas de saída precisam ser disponibilizadas ao contador. Isso porque esses documentos comprovam os gastos e o faturamento da empresa em determinado período, e são utilizados como base de cálculo para a apuração dos tributos.

Despesas diversas

As despesas diversas são aquelas que incorrem no negócio e estão relacionadas ao bom funcionamento da empresa. Aqui, podemos citar comprovantes de energia elétrica, contas de telefone, internet, reembolso (pedágio, km, hospedagem) e outros gastos que precisam ser lançados na contabilidade.

Vale destacar que essas despesas são um elemento estrutural da Demonstração do Resultado do Exercício e, em casos de empresas do Lucro Real, refletem diretamente na base de cálculo dos impostos. A omissão desses documentos, além de distorcer os demonstrativos financeiros da empresa e comprometer a tomada de decisão, pode acarretar multas fiscais.

Documentos contábeis

O envio de documentos para a contabilidade referentes às movimentações fiscais, tributárias e financeiras é de suma importância para a elaboração das obrigações acessórias e, sobretudo, para a confecção de relatórios que demonstrem a real situação patrimonial da empresa. Entre eles, destacam-se os seguintes documentos:

Comprovante de pagamento de tributos

Todos os comprovantes referentes ao pagamento de impostos, taxas e contribuições precisam ser repassados ao Contador. Ex.: IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, etc.

Recibos de aquisições 

Toda empresa precisará, cedo ou tarde, adquirir bens, sejam de consumo ou duráveis, para manter suas atividades. Por sua vez, essas aquisições devem ser comprovadas contabilmente. Existem basicamente duas categorias que podem ser utilizadas para classificar esse tipo de aquisição.

A mais comum é a de ativos imobilizados, que consistem nos bens comprados pela empresa e usados na produção de outros bens ou para viabilizar a prestação de serviços.

Para esses bens, a empresa deverá reter as respectivas notas fiscais de compras, as quais deverão ser classificadas como notas referentes ao imobilizado.

A outra forma de aquisição é a reforma desse bem que, assim como a compra de ativos imobilizados, deve ser comprovada com as notas fiscais devidas.

Em ambos os casos, as notas devem ser enviadas no mês seguinte à aquisição para a contabilidade. No caso das notas relativas a reformas, elas deverão discriminar qual ativo da empresa foi reformado.

Controle de Recebíveis

O controle de recebíveis diz respeito a todas as contas que a empresa ainda tem por receber. Trata-se de um dos aspectos mais complexos de gerir porque implica uma série de medidas de controle, nas quais estão envolvidas diversas formas de recebimento. Para ficar só nas mais utilizadas, vale destacar as receitas que vêm de pagamentos feitos em cartões de crédito e débito, boletos bancários e, em menor proporção, duplicatas.

No caso dos cartões, o controle deve ser feito por meio das faturas. Os extratos também servem para comprovar os recebimentos realizados por boletos, assim como as duplicatas.

Convém lembrar que, em concomitância com essa documentação, é importante manter um controle de conciliação financeira que vincule os valores dos extratos ao número do documento de referência. Isso vale tanto para receitas quanto para despesas. A conciliação financeira ajuda o Contador a identificar a origem ou o destino das transações financeiras, para classificá-las corretamente na contabilidade. Os Softwares ERP são facilitadores nesse quesito. Peça dicas ao seu contador.

Extratos bancários 

O extrato bancário é o documento mais fundamental para comprovar operações de pagamento e recebimento, e para a gestão de fluxo de caixa da empresa. Deverão ser disponibilizados ao Contador os extratos de todas as contas correntes, contas de aplicação financeira e demais investimentos que a empresa possuir.

Faturas de cartões de crédito 

Os pagamentos das despesas efetuadas via cartão de crédito são comprovados por meio das respectivas faturas, que demonstram os detalhes de cada compra, enquanto o extrato bancário aponta o valor total pago. Vale lembrar que, neste tópico, estamos falando apenas de registros contábeis. Para o registro fiscal, faz-se necessário o envio da nota, independentemente de qual seja a forma de pagamento.

Contratos em geral

Por último, mas não menos importante, é indispensável que a empresa envie ao escritório de contabilidade todos os contratos que venha a assinar, especialmente os firmados com o banco. Veja abaixo os casos mais comuns:

  • Contrato de investimento;
  • Contrato de empréstimos e financiamentos;
  • Contrato de apólices de seguro;
  • Contrato de leasing;
  • Contrato de locação;
  • Contrato de câmbio.

A forma mais garantida de evitar problemas com os órgãos fiscalizadores e demais entidades governamentais, é estar em dia com a entrega de toda documentação ao escritório de contabilidade.

Apenas assim será possível manter uma gestão eficaz, concentrada na real situação do negócio, e com um funcionamento respaldado na lei. Fique atento a todos os arquivos exigidos pelo seu contador e estabeleça uma rotina de entrega.

A importância de contar com o auxílio de especialistas

Parece não haver dúvidas de que a gestão dos documentos para a contabilidade é mais que uma obrigação; é uma importante estratégia de controle fiscal e financeiro.

Sendo assim, por mais que você se informe e faça uso da tecnologia para apoiar nessa tarefa, é preciso contar com o apoio de uma parceria capaz de analisar e gerir esses documentos.

A Syhus é uma empresa contábil especializada em startups que vai ajudar você a definir quais tipos de documentos precisam ser emitidos e armazenados mensalmente. Mas o nosso apoio não para por aí. Afinal, sabemos que a realidade de uma startup é bem diferente das empresas convencionais.

Por isso, ajudamos você a preparar sua empresa para receber investimentos, fazer contratos de vesting, de opções de compra e muito mais. Gostou da ideia? Então, fale com os nossos especialistas e saiba por que mais de 200 empresas já nos escolheram como parceiros.

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