Veja um guia completo sobre compliance para startups!

Quando falamos em um tipo de empreendedorismo que dá certo, as startups estão no topo do assunto. Mas é claro que esse tipo de estruturação de negócios exige certos esforços para garantir atividades inovadoras, a um baixo custo, de forma simples e, é claro, ética. É por isso que o compliance para startups é tão importante.

Se alguém perguntar a você o que é certo e o que é errado na sua conduta, como você faz para responder isso? Quais são os valores morais e éticos que pautam as suas decisões? Como você sabe para o que pode dizer sim e para o que deve dizer não?

Uma empresa que se inicia tem suas convicções, valores e objetivos — aquilo com o que ela nasce e do que não está lá muito disposta a abrir mão. Por isso, precisa encontrar pessoas ou outros negócios que estejam dispostos a aplicar recursos na sua ideia. No entanto, é fundamental que se estabeleça aí uma relação de plena confiança em relação à propriedade intelectual do negócio, seus registros de nome e marca, identidade visual e demais aspectos.

É aí que o profissional de compliance pode dar as caras, garantindo que tanto as responsabilidades quanto os direitos empresariais sejam cumpridos/exercidos. Em outras palavras, o compliance é um parceiro no crescimento seguro de qualquer negócio, garantindo sua integridade e uma atuação ética, algo primordial para conquistar a confiabilidade no mercado.

Quer continuar se aprofundando e saber mais sobre esse assunto? Então, fique com a gente até o final deste post. Aproveite a leitura!

Por que investir em compliance para as startups?

Primeiramente precisamos definir o que é compliance. O termo se refere a um código de conduta, com mecanismos que servem para controlar e estabelecer políticas internas de anticorrupção em organizações de qualquer tamanho, incluindo startups. O ideal é que ele seja incorporado logo após o estudo de viabilidade para startups.

Como a empresa tem a responsabilidade de fomentar esse tipo de comportamento nos seus colaboradores, adotar um programa de compliance é uma forma de criar uma vantagem competitiva real nesse sentido. Implementar um código de ética próprio, por exemplo, é algo que beneficia a todos, não apenas à empresa, mas também aos colaboradores.

Como você bem sabe, startups são compostas por pessoas que estão buscando um modelo de negócio que seja, ao mesmo tempo, repetível e escalável. Em um ambiente incerto, é preciso buscar recursos e mecanismos para validar algumas operações de tal modo que elas se tornem sustentáveis ao longo do tempo.

Agora, imagine: sem confiança e um processo que proporcione segurança para os membros envolvidos nessa atividade, fica muito fácil negligenciar cuidados básicos que tenham a ver com ética e conduta em prol de benefícios próprios. Como as startups trabalham sem muitas “leis”, ou seja, são projetos de experimentação, é extremamente importante que existam políticas pelas quais as pessoas possam se guiar.

Infelizmente, vivemos em uma era que não apenas por ser empreendedor significa que um determinado indivíduo seja ético. Por isso, é primordial adotar outros meios para se certificar de que essa boa conduta aconteça, prevenindo fraudes e atribuindo mais segurança aos investidores, fornecedores, clientes e demais envolvidos.

Agora, o que muita gente não sabe é que não é preciso ter uma empresa enorme ou super estruturada para desenvolver um programa de compliance. Na verdade, é preciso, indispensavelmente, ter boa vontade e boa fé para elaborar um plano ético que funcione ao longo do tempo.

Como resultado, a startup se torna mais confiável, ganha credibilidade entre os concorrentes e parceiros, obtém maiores e melhores oportunidades de negócio (nacional e internacionalmente) e aumenta as suas chances de se consolidar no mercado. Parece uma boa ideia?

É por isso que a importância do compliance para startups vai bem além dessa fase inicial do negócio. Se uma startup funciona como uma espécie de projeto que quer se consolidar e servir como um modelo escalável, é importante que ele tenha métodos de resolução de problemas ágeis e eficientes, até mesmo para aquelas questões mais complexas, como potenciais desvios de recursos, por exemplo.

O compliance é fundamental para um crescimento sustentável em uma startup, afinal, quanto maior a ética e a transparência que um negócio for capaz de apresentar, maior a probabilidade dele construir uma imagem positiva quanto à sua marca, imagem e reputação no mercado para todos os stakeholders.

Então, depois de saber disso tudo, por que investir em compliance para startups, afinal? Primeiramente, porque o seu negócio será potencialmente mais capaz de identificar com rapidez os desvios éticos e morais dos seus times. E isso não serve para puni-las, mas para mantê-las motivadas e alinhadas com os valores do negócio.

Com um programa de compliance você tem, basicamente, duas opções nessas circunstâncias: demitir o colaborador e contratar outro mais alinhado (arcando com todos os custos e riscos da operação) ou fornecer informações que ajudem os profissionais a saberem o que é esperado deles quanto a sua atuação e as consequências de não corresponder a isso.

Quando você implementa esse tipo de ação desde quando o negócio é muito pequeno fica bem mais simples levar o comportamento idealizado a um novo nível, garantindo que todos os times cresçam juntos e com a mesma mentalidade. Isso é positivo para a empresa a curto, médio e longo prazo.

Em resumo, podemos dizer que os benefícios de implementar uma estratégia de compliance para startups são:

  • boa reputação — a regularidade da instituição – seja trabalhista, fiscal/tributária, empresarial, socioambiental, enfim em todas as esferas, inclusive ética – atribui uma imagem de integridade ao empreendimento, fazendo com que ela receba o interesse em aportes, investimentos e parcerias, por exemplo;
  • proteção jurídica — estando em dia com as leis e os estatutos, a startups está protegida de ações judiciais que podem resultar em multas e suspensões de serviço;
  • gestão de risco e ética — a empresa também conta com mecanismos sólidos para lidar com os riscos do negócio, fortalecendo seus valores, cultura e ética empresarial.

Como implementar programas de compliance em startups?

O termo “compliance” faz menção justamente a estar de acordo com alguma coisa preestabelecida. Na maior parte dos casos, diz respeito à conduta que é esperada dos profissionais em relação aos procedimentos dentro de uma empresa — em uma startup, por exemplo.

Mas, afinal, como você pode implementar esse tipo de programa na sua startup e fazer isso funcionar adequadamente? É o que nós abordamos a seguir. Fique de olho!

Executar uma análise minuciosa dos riscos de compliance

O primeiro e talvez mais importante passo para estruturar um programa de compliance para startups é levantar quais são os riscos envolvidos na operação. Isso significa que você precisa destinar uma equipe (preferencialmente especializada no assunto) a fazer uma análise minuciosa da situação para determinar quais são as fragilidades e quais serão os pontos focais do programa.

Portanto, será necessário mapear os agentes econômicos, sociais e políticos que têm relação com o negócio. Depois disso, é preciso definir quais serão as normas aplicáveis na atividade com eles e quais são os riscos que tanto a startup quanto os seus colaboradores correm ao operar o negócio.

Por exemplo: existe o risco da startup sofrer suborno para fechar negócio com um fornecedor ao invés de outro? Se sim, como você espera que os colaboradores respondam a isso? Qual é o procedimento a seguir? Existirá algum tipo de sinalização para a outra parte ou você simplesmente encerrará as atividades com esse parceiro?

Além disso, é preciso fazer uma varredura interna rigorosa a respeito das atividades da startup. Certifique-se de que tudo o que é feito pela empresa é considerado lícito, ou seja, que não haja nenhuma lei proibindo qualquer etapa da sua conduta.

Depois disso, é importante conversar com sócios e acionistas, a fim de que haja um acordo quanto ao que será estipulado como norma interna e diretriz de atuação. O administrador, que deterá o poder de decisão, deve estar alinhado aos novos objetivos.

Escrever um código de conduta ética

É imprescindível que as políticas saiam do papel e se tornem práticas. Por isso, responder às perguntas anteriores é algo crucial, mas, mais do que isso, é preciso transformá-las em ações que possam ser adotadas por qualquer colaborador quando confrontado com determinadas situações.

Os valores éticos e morais esperados pelo negócio devem estar muito evidenciados. Além disso, é necessário deixar claro que o negócio não permitirá e nem tolerará corrupção em qualquer nível. Sendo assim, o código de ética deve ser muito específico a respeito das consequências para atividades que envolvam fraudes e atividades de má fé.

Para ser compreendido por todos, é importante manter uma linguagem simples e direta. Ela deve ser entendível por profissionais que vão desde a diretoria até o operacional. Além disso, reforce a necessidade da alta cúpula agir como os exemplos a serem seguidos.

Quando uma startup barra determinado comportamento é crucial que isso seja disseminado a todos os níveis e repetido por todos os colaboradores. Se não acontecer, sempre haverá uma brecha no programa e alguém será beneficiado por contornar as barreiras éticas.

Sendo assim, escreva um código de conduta/ética que esclareça para todos o que é esperado de cada um diante de cada situação a que possam estar expostos, seja nos processos internos ou externos. Além disso, é importante elaborar políticas de conduta para todos os envolvidos com o negócio, inclusive para o público externo, como fornecedores, parceiros e investidores, por exemplo.

Facilitar os canais de comunicação para denúncias

Para que um programa de compliance seja cumprido em sua totalidade e se torne realmente eficiente, é importantíssimo que haja um canal de comunicação para que qualquer pessoa possa fazer denúncias ou reportar comportamentos indesejados e condutas duvidosas. É assim que se estabelecerá uma porta entre o que se espera que seja feito e o que realmente está sendo posto em prática.

Portanto, tenha um profissional, uma equipe ou simplesmente um canal funcionando integralmente para essa finalidade. Mas, atenção: certifique-se de que ele seja eficiente e, principalmente, que medidas sejam tomadas em relação a tudo o que for reportado, do contrário, as medidas perderão sua credibilidade perante o público.

Também é válido adotar algumas práticas de incentivo às denúncias sobre irregularidades. O mesmo vale para as medidas disciplinares, que precisam estar alinhadas com as estratégias e serem bastante rígidas. A transparência e comunicação ao público a respeito de todos esses esforços também é importante, por isso, nada de jogar a sujeira para debaixo do tapete.

Evidencie, traga publicidade a todas as medidas tomadas para mitigar os riscos existentes ou levantados ou as resoluções realizadas, em prol do cumprimento ao código existente.

Treinar os colaboradores

Contar com o auxílio de profissionais qualificados nesse processo também é algo indispensável. Por isso, certifique-se de que a implementação dos programas de compliance seja sempre assistida por quem entende do assunto.

Ninguém precisa saber de tudo, muito menos os sócios. Por isso, ter com quem contar nos âmbitos jurídico e na gestão contábil faz toda a diferença. Como essas são duas áreas que costumam evidenciar as falhas de condutas dentro de uma empresa, é preciso mantê-las fortes, monitoradas e alinhadas com o programa de compliance.

É claro que isso representa apenas metade do caminho. A outra metade deve ser percorrida internamente, pelas equipes contratadas. E se você quiser que os seus colaboradores ajam de acordo com aquilo que está estabelecido no código de ética e nas políticas estabelecidas, é preciso prepará-los para isso.

Sendo assim, invista recursos, sejam eles em dinheiro, esforços ou tempo, para que todos os profissionais que compõem a sua equipe captem a mensagem e entendam:

  • o que é esperado da conduta de cada um;
  • como eles devem participar disso, ajustando seus comportamentos e ficando de olho no que acontece à sua volta;
  • como eles podem reportar quaisquer desvios de conduta que venham a perceber eventualmente;
  • quais são as consequências para quem descumprir o programa;
  • que os colaboradores se sintam agentes transformadores dentro da empresa, e que tenham papel fundamental em manter a integridade, a ética e boa imagem da instituição, como uma empresa cumpridora do seu papel social, ético, legal, que age em prol das pessoas que ela se relaciona e da sociedade em geral;
  • entre outras informações que você julgue relevantes.

Revisar seus parceiros

Um programa eficiente de compliance não acontece apenas da porta para dentro. Como você viu, as relações que a empresa estabelece no mercado têm um forte impacto, principalmente a respeito da sua imagem e credibilidade. Por isso, não coloque sua reputação a perder em função de maus parceiros.

Saiba com quem você está se associando e, sempre que possível, mantenha-se inteirado sobre a conduta e o posicionamento ético desses negócios. Se eles possuem uma má reputação ou enfrentam muitos problemas legais (especialmente nos âmbitos trabalhista e fiscal), é melhor rever a relação de parceria.

Quando estabelecer seus contratos, procure fazê-los da forma mais objetiva e bem redigidos. Isso é o que fará com que o acordo valha como lei e, por isso, seja cumprido por ambas as partes, afastando a possibilidade de interpretações equivocadas ou da frustração de expectativas.

Quais são os desafios do compliance para startups?

Como você deve imaginar, nem tudo são flores na implementação de um programa de compliance para startups. Existem muitos desafios, dos quais você conhecerá os mais importantes a seguir. Está preparado? Então, vamos lá!

Investimento externo

Quando se trata de investimentos externos, estabelecer uma relação de transparência pode se transformar em um desafio e tanto. Ao estabelecer um programa de compliance, uma startup admite zero tolerância com inconsistências contábeis, por exemplo, eliminando os riscos para quem está investindo no negócio.

Por isso, quem não opta por esse tipo de conduta acaba tendo sérios problemas para expandir seu mercado e suas possibilidades de negociações. Muitos fundos internacionais, por exemplo, nem aceitam negociar com quem não possui um programa de conduta ética. Nesses casos, a oportunidade de fechar bons negócios é imediatamente perdida.

Papel individual

Muitos colaboradores enfrentam uma séria dificuldade em entender que o principal papel dentro do compliance para startup está na atuação individual. Ações que vão desde dizer não para algo que está errado até reportar alguma atitude que você viu que está em inconformidade são tão importantes quanto a definição de um código de conduta ética, por exemplo.

Não dá para fazer compliance sem a adesão e a participação ativa das pessoas. Portanto, não dá para encarar o programa como se fosse algo isolado e que vai se cumprir sozinho. É preciso que cada um se comprometa, individualmente, para que melhorias substanciais sejam implementadas e que o programa se perdure durante a existência da startup.

Estrutura de compliance

Muitas startups enfrentam sérias dificuldades para estruturar suas boas práticas de compliance. Isso porque passam muito tempo dedicando seus esforços ao desenvolvimento e validação de produtos e serviços. Além disso, precisam garantir que suas soluções tenham aderência no mercado.

Em muitos casos, os empreendedores nem sequer conhecem os riscos que o seu negócio está correndo. Sendo assim, cada setor está exposto a riscos bem específicos e sem estar atentos a isso é impossível começar a trilhar essa jornada de adequação.

Ambiente regulatório

Existem muitas áreas que são consideradas extremamente sensíveis à regulação. Como exemplo nós temos as startups associadas a meios médicos e farmacêuticos (healthtechs). É muito fácil cair em alguma irregularidade legal, por isso, são negócios que exigem mais em um primeiro momento de estruturação do compliance.

Mas, a verdade é que qualquer empreendimento precisará passar por regulações específicas para atingir um alto padrão de conformidade, como no caso de empresas que optam pelo trabalho remoto, por exemplo. É preciso ter normas de conduta especificamente definidas, em especial sobre a carga horária diária. Encontrar essas exigências e se adequar a elas pode ser um desafio importante, mas indispensável para transformar a startup em um negócio confiável para todos.

Adaptação do programa 

Muitas vezes, um programa de compliance para startups provoca mudanças estruturais em sua cultura corporativa. É por isso que o mais recomendado é incorporar algumas medidas desde o early stage do negócio, ou seja, dos seus primeiros passos e contratações.

Do contrário, pode ser necessário passar por períodos árduos de adaptabilidade. Isso não diz tanto respeito às condutas em si, como diz em relação ao cumprimento de atividades básicas de monitoramento e controle, por exemplo, que são as provas de que as coisas estão sendo feitas como deveriam.

Portanto, para garantir o cumprimento do programa e aumentar a possibilidade de sucesso da sua implementação, certifique-se de redobrar a atenção com a adaptação ao programa. Isso pode fazer toda a diferença tanto no dia a dia quanto nos resultados finais.

Universo digital

Um outro aspecto importante e que comumente se apresenta como um desafio no compliance para startups é a questão do universo digital. Na verdade, esse é um fator que afeta bastante a reputação corporativa e, por isso, é tão urgente.

Para garantir que as melhores condutas sejam adotadas nesse sentido é importante ter processos sólidos de análise de riscos relativos à circulação de informações em meios digitais. Isso inclui sistemas internos, o site da empresa, as redes sociais da marca e assim por diante.

Qualquer problema ético ou de corrupção acaba respingando rapidamente nas redes e a resposta do público é imediata. Por isso, um compliance bem-estruturado, junto de uma comunicação eficiente da empresa em ambiente virtual são cruciais para administrar eventuais crises que possam ocorrer até que o compliance se torne cultural no negócio.

Como você pode ver ao longo de todo este conteúdo, aquelas startups que estiverem atentas ao desenvolvimento de um programa de compliance transparente e íntegro,certamente terão uma vantagem competitiva importante em relação aos seus concorrentes. Além disso, é assim que ela conseguirá atribuir mais credibilidade em relação às suas questões:

  • éticas;
  • de corrupção;
  • de acesso à internet e dados;
  • da utilização de redes sociais;
  • de envio, recebimento e cópia de arquivos;
  • da classificação da confidencialidade de documentos;
  • da utilização de softwares e hardwares empresariais;
  • de responsabilidade social e ambiental;
  • de agente propulsor da sociedade.

Além disso, existem todas as questões relacionadas a valores e princípios de cada um, como não fraudar documentos, não desviar recursos, não aceitar subornos e assim sucessivamente. Os colaboradores de uma empresa devem ser uma extensão daquilo que ela quer ser. Por isso, é sua responsabilidade garantir que os profissionais ajam da forma como ela agiria se fosse dotada de personalidade.

Adotar um programa bem estruturado de compliance para startups, na verdade, equivale a assumir um compromisso de responsabilidade social, de crescimento econômico sustentável e de ética, principalmente. Esse é o melhor cartão de visitas que a sua startup pode apresentar a qualquer potencial investidor!

Agora, se este conteúdo ajudou você a entender melhor o que é esse tal compliance para startups, como ele funciona, e sua importância no ambiente corporativo, que tal ajudar outras pessoas a aumentar a sua percepção sobre o assunto? Compartilhe este post nas suas redes sociais!

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