Saiba qual é o papel do Departamento Pessoal!

Frequentemente o papel do departamento pessoal é confundido com o RH dentro das empresas. Esse equívoco entre as responsabilidades acontece principalmente porque ambos os setores atuam na gestão de aspectos pessoais dentro do negócio, mas ainda assim são bastante diferentes entre si.

Então, para acabar de vez com as dúvidas e entender como ter um departamento pessoal eficiente, elegemos as melhores informações sobre o assunto. Ficou interessado? Aproveite a curiosidade para conferir nossas dicas. Boa leitura!

O que é e como funciona o departamento pessoal?

Departamento pessoal é o setor empresarial responsável por administrar a parte burocrática relacionada às pessoas dentro da empresa. Isso inclui sua folha de pagamento, o encaminhamento de férias, as contratações e rescisões, a gestão de atestados e assim por diante.

Esses aspectos são importantes na empresa, já que afetam diretamente as questões legais e financeiras relativas ao quadro de colaboradores. Por isso, quanto melhor conduzido for este departamento, mais eficiente será o uso de recursos humanos da empresa.

Qual é o seu papel dentro das empresas?

Diferentemente do setor de recursos humanos, responsável por gerenciar as pessoas da organização, o departamento pessoal cuida criteriosamente das determinações legais que envolvem contratar um profissional. É dele a obrigação de garantir que todos os direitos do funcionário estejam sendo cumpridos, assim como os seus deveres.

A principal referência do trabalho do departamento pessoal está na CLT, que é o que determina o que pode ou não ser feito durante uma relação de trabalho. Por isso, quando uma contratação está prestes a ser assinada ou ser rompida, é o departamento pessoal que deve se encarregar do processo.

O mesmo vale para o pagamento de salários e bonificações, da documentação dos períodos de descanso do funcionário (como férias e folgas), da gestão de atestados e assim por diante. As licenças por doenças também devem ser processadas pelo DP.

Ele desempenha uma função fundamental na empresa que é garantir que não ocorram processos trabalhistas pela inconformidade entre o que é direito do trabalhador e o que o negócio realmente proporciona. Então, o departamento pessoal pode ajudar a evitar multas, penalizações e outros problemas legais.

E quais são as suas principais responsabilidades?

O papel do departamento pessoal está baseado em algumas responsabilidades principais. A seguir, elencamos as mais relevantes entre elas para que você tenha uma breve noção da sua atuação na prática.

Efetivação do contrato de trabalho

Dentro das relações de trabalho existem vários tipos de contratos diferentes. É papel do departamento pessoal garantir que o acordo seja selado conforme o que foi combinado durante o processo de seleção, cumprindo todos os requisitos legais para isso. O departamento ainda precisa processar os documentos para assinatura do contrato de trabalho e enviar os dados cadastrais para os órgãos competentes.

Gestão da folha de pagamentos

O salário, as bonificações, as comissões e todos os proventos e descontos que circulam na folha de pagamento dos colaboradores são processados pelo departamento pessoal, que informa todos os valores ao setor financeiro, garantindo que todos recebam até o prazo máximo (que é o quinto dia útil). Apesar desse cálculo ser feito automaticamente, é importante conferir se os valores correspondem com o que consta no contrato.

Administração do ponto/ jornada de trabalho

Essa atividade pode ser conduzida tanto pelo departamento pessoal como o recursos humanos, isso pode mudar de acordo com a estrutura da empresa, o RH faz a gestão do ponto garantindo as devidas marcações e analisando algumas tratativas pessoais (como políticas internas de abono, atestados, entre outros) e o DP trata as informações de totalidade, verificando se há pagamento de hora extra, adicional noturno ou atraso (para lançamento em folha de pagamento), e cadastro de atestados (considerando que as informações de afastamento também precisam ser informadas aos órgão competentes). Felizmente, hoje muitos controles de ponto já são automáticos e liberam a equipe do DP de ter que acompanhar de perto isso.

Atendimento dos colaboradores

O departamento pessoal também precisa manter-se sempre acessível para que os colaboradores possam tirar dúvidas, fazer reclamações, pedir orientações e assim por diante. Em muitos casos, ele atua como um setor consultivo, especialmente para que as pessoas possam tirar dúvidas sobre as questões legais da relação de trabalho.

Efetivação do processo demissional

O desligamento de colaboradores também é papel do departamento pessoal. Então, depois do RH fazer a comunicação da demissão e encaminhar o ex-funcionário para o exame demissional, é o DP que encaminha os documentos necessários para que o processo aconteça segundo a lei. Ele vai calcular todos os direitos do trabalhador e encaminhar tudo para o setor financeiro, além de providenciar a baixa da carteira e liberar os documentos necessários para a solicitação do seguro desemprego e saque de FGTS (quando há casos que permitam tais documentos).

Como garantir um bom departamento pessoal?

Hoje a melhor estratégia para garantir um departamento pessoal eficiente é atrelar a sua atuação à tecnologia. Apenas esse cuidado pode garantir muito mais agilidade e precisão à sua atuação. A automação de tarefas no DP é uma realidade em muitas empresas e ajuda a otimizar a performance do setor. 

É claro que é preciso monitorar constantemente as atividades e realizar algumas revisões periódicas para garantir que tudo concorde com as expectativas. Mas, de modo geral, o uso de ferramentas tecnológicas e integradas a outros setores — como o setor financeiro, a contabilidade e o RH — facilita muito o trabalho.

Apesar de estar intimamente associado a processos burocráticos e operacionais, a eficiência do departamento pessoal tem um impacto inegável no bom desempenho de uma organização. A forma mais fácil de perceber isso é supondo as possíveis consequências de um setor ineficiente, como processos trabalhistas, a incidência de multas, a insatisfação do pessoal e assim por diante.

Então, como você deve ter percebido, o papel do departamento pessoal é manter a empresa alinhada a todos aqueles critérios determinados no acordo feito com os trabalhadores. E isso impacta diretamente na manutenção da relação com o quadro de colaboradores e até mesmo no employer branding.

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